Secrétaire administratif

Le tribunal judiciaire de LONS-LE-SAUNIER est une juridiction de groupe 3 d’un total de 65 personnels de greffe répartis entre trois structures : le siège du tribunal judiciaire à LONS-LE-SAUNIER (48 personnels de greffe répartis sur deux sites Pasteur et Anne Frank) et les deux chambres de proximité (DOLE avec 14 fonctionnaires et SAINT-CLAUDE avec 2 fonctionnaires).

Le service du secrétariat est situé au siège du tribunal judiciaire sur le site Pasteur.

Votre hiérarchie
Le supérieur hiérarchique de tous les fonctionnaires du greffe est la directrice de greffe avec parfois un chef de service comme intermédiaire.
Le secrétariat fait partie des services communs qui sont gérés directement par la directrice de greffe.

Vos interlocuteurs métiers
La procureure de la République et les parquetiers
Le parquet général
Les juridictions du ressort
Les auxiliaires de justice
Les partenaires institutionnels

Vos activités principales

Le secrétaire de direction d'un tribunal judiciaire assure le secrétariat (à titre de titulaire ou de suppléant) d'un ou des deux chefs de juridiction (président et procureur de la République) et/ou du directeur de greffe ou d’autres missions telles la régie (à titre de titulaire ou de suppléant), le service centralisateur, le service de l’aide juridictionnelle, le recouvrement de l’aide juridictionnelle.

Le TJ de LONS-LE-SAUNIER, juridiction de groupe 3, comptabilise 3 postes de secrétaire mais un seul poste sera pourvu au 01/09/26 (poste de secrétaire président/direction de greffe) susceptible par ailleurs de devenir vacant par la suite.

Les secrétaires forment un trinôme et sont amenés à se suppléer en cas d’absence sur leurs différentes missions et à suppléer également l’agent chargé du service civil du parquet et du courrier extérieur.

le poste de secrétaire de la procureure de la République et du parquet est à pourvoir en priorité.

• Secrétariat procureur de la République :

Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs (Chancellerie, Cour d'appel, Préfecture, services d'enquête)

Gérer les agendas notamment celui du procureur de la République et prendre en charge les aspects logistiques (organisation, frais de déplacement)

Préparer les réunions

Élaborer des documents administratifs : Procès-verbaux de l'assemblée générale des magistrats du parquet - Astreintes des magistrats du parquet - Rapport du Ministère public - Comptes-rendus de réunions – Tenue des dossiers et notation des OPJ – Etablissement et diffusion des réquisitions police-gendarmerie – Délivrance des permis de communiquer aux avocats et des permis de visite aux particuliers – Réponses aux courriers divers du procureur de la République – Établissement et diffusion des plannings des permanences semaine, week-end et jours fériés – Rédaction et diffusion de communiqués de presse

Gérer différents dossiers : Demandes d’enquêtes (de moralité et TAJ) pour les officiers ministériels – Gestion des dossiers relatifs aux décorations et distinctions – Gestion des rapports d’appel et de pourvoi – Gestion des affaires signalées avec la Cour d’appel – Gestion des requêtes et recours contre les classements sans suite – Gestion des dossiers d’entraides pénales – Gestion des dossiers administratifs des délégués du procureur de la République – Gestion des conventions

Gestion du secrétariat parquet (relations avec le parquet général) via notamment le logiciel ESABORA AS

Procéder au classement et à l’archivage des documents et des dossiers

Suivi des dossiers d’instruction au règlement

• Suppléance service civil du parquet :

Gestion en l’absence de la titulaire :  Relevé de la boîte mail, gestion du courrier et prise des appels téléphonique – Traitement des urgences notamment ordonnances de protection, interdictions de sortie du territoire, mariages in extremis, mariages arrangés.

• Suppléance secrétariat président :

Gestion en l’absence de la titulaire :  Relevé de la boîte mail, gestion du courrier et prise des appels téléphonique – Traitement des urgences en fonction des demandes du président.

• Suppléance secrétariat direction de greffe :

Gestion en l’absence de la titulaire :  Relevé de la boîte mail, gestion du courrier et prise des appels téléphonique – Traitement des urgences en fonction des demandes de la direction de greffe.

• Suppléances autres :

En fonction du nombre de postes de SA pourvus et des effectifs globaux et de l’organisation de la juridiction, d’autres missions peuvent être confiées à titre de titulaire ou suppléant : régie, service centralisateur, service de l’aide juridictionnelle, recouvrement de l’aide juridictionnelle.

Groupe IFSE : 3.

Durée d'affectation attendue sur le poste : 3 ans.

Moyens mis à votre disposition : Ultraportable – logiciels métiers spécifiques au service d’affectation.

Offres de formation associées à votre prise de poste

Toute formation sur les applicatifs métier. Formations internes – formations nationales et régionales – formations interministérielles.

Perspectives d’évolution professionnelle

Possibilité de changement de fonctions au sein du tribunal judiciaire.

Organisation de travail : Utilisation d’une badgeuse - cycle horaire de 38h30 hebdomadaires ouvrant droit à 20 jours de RTT

Restauration : Salle de restauration équipée

Accessibilité en transport / Parking : Parking public gratuit à proximité / prise en charge d’une partie des frais de transport

Cet emploi est ouvert uniquement aux fonctionnaires.

Connaissances
Circuits administratifs
Organisation administrative et judiciaire
Outils bureautiques
Outils de communication
Statut général de la fonction publique et statuts particuliers
Applicatifs métiers
Finances publiques
Règles budgétaires et comptables
Procédure civile
Procédure pénale

Savoir-faire
Alimenter les tableaux de bord et statistiques
Appliquer les textes législatifs et réglementaires
Maîtriser les nouvelles technologies
Maîtriser les rédactions particulières à l’emploi
Maîtriser les techniques d’accueil physique et téléphonique
Maîtriser les techniques de classement et d’archivage
Organiser sa charge de travail
Travailler en équipe
Assurer la veille juridique

Savoir-être
Sens de l’organisation
Sens des relations humaines
Etre à l’écoute
Etre autonome
Etre réactif
Faire preuve d’initiative
Faire preuve de capacité d’adaptation
Faire preuve de discrétion
Savoir anticiper
Etre extrêmement vigilant
Faire preuve d’une extrême rigueur

merci de ne pas candidater via le site de Choisir le Service Public et d'adresser votre candidature à :

Mme Laetitia POURCHERE, directrice de greffe - chg1.tj-lons-le-saunier@justice.fr

Mme MAIRESSE Véronique, directrice de greffe adjointe - chg3.tj-lons-le-saunier@justice.fr