Gestionnaire scolarité en cycle Master

L'Ecole nationale supérieure d'architecture Paris-Val de Seine (ENSAPVS) est un établissement public à caractère administratif d'enseignement supérieur et de recherche en architecture sous la double tutelle du ministère de la Culture et du ministère de l’Enseignement supérieur et de la Recherche. Elle abrite deux laboratoires de recherche qui travaille notamment sur l'habitat, la santé et le numérique.

Communauté d’enseignement supérieur et de recherche en architecture d’environ 2300 personnes, le nombre de ses étudiants (2000) et de ses enseignants (250) et d’une équipe administrative de 75 personnes lui permet de présenter des conceptions de l’architecture et des approches pédagogiques diversifiées et de qualité. Ses enseignements abordent toutes les problématiques de la transformation sociale, environnementale et numérique.

Elle est située Paris Rive Gauche, près de la bibliothèque nationale de France dans le campus universitaire parisien de l'Université-Paris-Cité, à laquelle elle est associée. Elle est également membre de la Conférence des grandes écoles.

Site internet de l’Ecole : https://www.paris-valdeseine.archi.fr/accueil.html

Description du service : en relation avec les autres services de l'École, la direction des études, de la pédagogie et des formations, qui comprend 19 agents, réunit l'ensemble des services administratifs qui sont au cœur de la mission d'enseignement de l'établissement et relèvent de la scolarité et de la pédagogie. Dans ce cadre, le ou la responsable de la pédagogie occupe un poste vital pour le bon fonctionnement de l'École, concernant en particulier l’organisation des études et de la pédagogie et le lien avec les enseignants, dans leurs activités d’enseignement et de recherche.

Liaisons hiérarchiques : sous l'autorité directe du (de la) responsable du service de la scolarité, direction des études et de la pédagogie.

Liasions fonctionnelles : enseignants, étudiants et agents administratifs et techniques

Au sein de la Direction des études, de la pédagogie et des formations et du service de la scolarité, le ou la gestionnaire du cycle Master – Master 1 assure la gestion de la scolarité des étudiants de M1 (environ 250 étudiants). Il/elle est sous l’autorité de la responsable du service de la scolarité, et travaille en étroite collaboration avec la coordinatrice Master (en charge de la cohérence des documents produits et des réponses apportées aux demandes des étudiants et des enseignants).

Les missions sont :

- Préparation des rentrées semestrielles en relation avec les autres services et participation à l'accueil de rentrée ;
- Réalisation des inscriptions pédagogiques et suivi de la répartition et de l'équilibrage des groupes de projet et de séminaire ;
- Suivi pédagogique des étudiants, avec une attention particulière à porter aux redoublants, étudiants en chevauchement, étudiants entrés par équivalence ou par transfert, étudiants en apprentissage en lien avec le service de l’insertion professionnelle et des formations post-master ;
- Repérage des étudiants en situation dérogatoire ou d'exclusion ;
- Vérification de l’assiduité des étudiants boursiers ou bénéficiant d’un fonds d’aide ;
- Participation à l'organisation des examens (2 sessions par semestre) ;
- Participation à l’organisation des soutenances de mémoires ;
- Validation des parcours libres ;
- Gestion des droits d'accès à la saisie des notes par les enseignants sur le logiciel dédié et contrôle de leur saisie ;
- Vérification et publication des résultats semestriels ;
- Préparation des jurys semestriels d'automne et de printemps ;
- États, bilans et statistiques semestriels et annuels sur les effectifs et résultats des étudiants ;
- Classement des dossiers papier des étudiants, archivage des dossiers des étudiants en situation d'abandon et des non-réinscrits ;
- Suivi de l'application du règlement des études et du règlement intérieur de l'établissement ;
- Interlocuteur principal des étudiants relevant de sa gestion : accueil physique et téléphonique ; informations relatives au cursus, à la vie scolaire et pédagogique ; délivrance de relevés de notes, d'attestations, gestion d'éventuelles situations de conflit ;
- Lien avec les enseignants : interface des enseignants du cycle Master ;
- Suivi des étudiants en mobilité internationale sortante (préinscription au mémoire) en lien avec le service international et suivi des étudiants de retour de césure ;
- Intérim en cas d’absence au sein du bureau des Master.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :
La présence de l’agent.e peut être sollicitée ponctuellement pour des évènements ou manifestations de l’Ecole se déroulant le week-end (une compensation est prévue pour les heures travaillées en dehors des horaires habituels de travail).

Description du profil recherché :

Compétences techniques :
Maîtrise des outils de gestion bureautique (Word, Excel...) et capacité à utiliser des logiciels spécifiques (logiciel de gestion de la scolarité - formation possible en interne)

Savoir-faire :
- Sens du travail en équipe,
- Capacité à programmer et planifier,
- Capacité à anticiper et prendre des initiatives,
- Capacité à faire face aux urgences et aux imprévus,
- Sens de l'organisation et de la rigueur.

Savoir être :
- Esprit d'équipe,
- Disponibilité,
- Autonomie,
- Goût du contact (poste en lien avec les étudiants et les enseignants),
- Sens du service public,
- Respect des règles de sécurité et du règlement intérieur.