Assistant de gestion

Assistant de gestion H/F - Gevrey-Chambertin (21) - Contrat : CDI à mi-temps (50%)

Vous aimez la polyvalence, être au contact d’interlocuteurs variés et vous sentir utile ? Découvrez notre offre d’Assistant·e de gestion  

Vous rejoignez le pôle Administration & Finance, une équipe de 5 personnes complémentaires et engagées, en charge de la fiabilisation et du suivi des données administratives, commerciales et financières de l’entreprise.  

Rattaché·e à la Responsable du Pôle Administration & Finance, et en collaboration avec l’équipe, vous aurez pour missions : 

Gestion de l’accueil : 

• Assurer l’accueil physique et téléphonique du siège de l’entreprise
• Réceptionner les livraisons et assurer leur bonne distribution

Gestion des moyens généraux :

• Assurer le suivi administratif de la flotte automobile : entretien, réparations, contrôles techniques, contrats et gestion des sinistres.
• Suivre les stocks de fournitures et consommables et assurer les commandes et réassorts nécessaires.
• Organiser la logistique de certains événements internes et professionnels : repas, réunions, team buildings, accueil de clients, etc.
• Réaliser le suivi des prestations nécessaires au bon fonctionnement des sites : entretien, maintenance, sécurité, recyclage, climatisation, plomberie, contrôles réglementaires, etc
• Être l’interlocuteur·rice des prestataires : qualifier les demandes d’intervention, organiser leurs interventions, suivre leur réalisation et s’assurer de la bonne résolution des problèmes.
• Recueillir les dysfonctionnements ou besoins signalés par les collaborateurs, les qualifier, les traiter directement lorsque cela est possible ou les faire remonter à la direction.

Gestion administrative :

• Contrôler les notes de frais et assurer les échanges nécessaires avec les collaborateurs en cas de justificatif manquant ou non conforme.
• Assurer le suivi administratif des dossiers d’assurance et des sinistres concernant les véhicules et les locaux, en lien avec les interlocuteurs internes et les assureurs.
• Rédiger et mettre en forme différents courriers et documents administratifs à partir de modèles existants.
• Participer à la préparation et au suivi de dossiers administratifs courants.
• Assurer le classement et l’archivage des documents, notamment dans la GED.

Administration des ventes :

• Réceptionner et saisir les bons de commande transmis par les clients
• Assurer le suivi des commandes dans le CRM en vue de leur facturation

• De formation Bac+2 en gestion, administration ou comptabilité, vous disposez idéalement d’une première expérience professionnelle sur un poste similaire.
• Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Excel, et êtes à l’aise avec les outils collaboratifs et de communication (messageries instantanées).
• Vous êtes reconnu·e pour votre rigueur, votre organisation et votre capacité à prioriser, ainsi que pour votre réactivité et votre autonomie.
• Doté·e d’un bon relationnel et d’un sens du service, vous savez faire preuve de discrétion, de diplomatie et d’assertivité pour solliciter, relancer, alerter et faire avancer les sujets.

Conditions de travail & avantages : 

• Poste en CDI, basé à Gevrey- Chambertin
• Temps de travail : temps partiel 50% (17.5 heures par semaine)
• Rémunération pour un temps partiel 17.5 h/ semaine : entre 12.5 K€ et 14K€ brut annuel
• Horaires flexibles avec des plages fixes et des plages souples
• Le poste implique des contraintes horaires liées à l’activité, avec des prises de poste ponctuellement matinales (accueil de prestataire à 8h par exemple)
• Déplacements ponctuels au sein de nos agences (3 sites à Dijon)
• 6e semaine de congés payés
• Accord de participation et prime vacances
• Abonnements de transports en commun pris en charge à hauteur de 75%

Processus de recrutement : 

• Un premier échange téléphonique avec Laetitia, Chargée RH, pour mieux comprendre votre parcours, vos motivations, vos attentes, et vous présenter plus en détail le poste, l’équipe Administration & Finances et la culture d’Atol CD.

• Un entretien en présentiel avec la Responsable du pôle Administration & Finance et un interlocuteur RH, pour approfondir vos compétences métier et relationnelles, votre projection dans le poste, votre approche, et répondre à toutes vos questions

Engagée en faveur de la diversité, notre entreprise étudie à compétences égales toutes les candidatures, dont celles de personnes en situation de handicap.