Nantes Université recrute Un·e assistant·e de formation pour le Département LICENCE à l'IAE
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Vos missions en quelques mots
L’assistant·e de formation assure la gestion administrative des formations qui lui sont confiées. Il·elle travaille en lien avec les enseignant·es des différents parcours concernés pour accompagner les étudiant·es tout au long de leur année universitaire.
· Préparer et gérer l’accueil des étudiant·es et différent·es intervenant·es
- Assurer un accueil physique et téléphonique, orienter les interlocuteur·ices internes et externes et assurer l’interface avec les différent·es intervenant·es
- Mettre à jour les livrets d'accueil de l'étudiant·e
· Assurer la gestion des enseignements au quotidien
- Préparer les inscriptions pédagogiques des étudiant·es (UE optionnelles, facultatives) dans l’outil dédié Tigre, organiser les groupes de TD et le suivi des effectifs
- Suivre les annulations de cours, gérer les feuilles d’émargement, assurer la reprographie des supports de cours
- Organiser l'affichage et la diffusion des informations
- Accompagner au quotidien les enseignant·es et les étudiant·es
· Organiser les examens
- Établir le calendrier des examens
- Assurer la reprographie des supports d'examens, la gestion des copies d’examen, saisir les notes, établir les PV de délibération, éditer les relevés de notes
- Suivre les demandes individuelles (tiers-temps, dispense d'assiduité, sportif de haut niveau) et leurs conséquences sur les calendriers.
- Organiser l’affichage réglementaires
· Préparer les jurys
- Assurer la saisie des notes, la saisie de la composition du jury, convocation, assistance à la délibération
· Assurer le suivi des conventions de stages
- Préparer les fiches pédagogiques, et la mise la mise en signature
Participer aux actions collectives (journées portes ouvertes, remise des diplômes, préparation logistique des examens notamment au SUAPS, tenue des bureaux de vote)
Profil recherché
• Formation et/ou qualification : niveau BAC
• Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : 2 à 5 ans
Poste ouvert aux agent·es susceptibles de se prévaloir d’une priorité légale conformément aux dispositions de l’article L.512-19 du Code Général de la Fonction Publique (sur présentation d’un justificatif).
Compétences et connaissances requises
Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :
- Techniques de communication
- Techniques d’accueil téléphonique et physique
- Connaissance de l’offre de formation de l’IAE de Nantes
- Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche publique
Savoir-faire opérationnels :
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Savoir planifier son activité et respecter les délais
- Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité, les bases de données et les logiciels de bureautique
Savoir-être :
- Réactivité particulièrement dans les périodes de forte affluence
- Capacité d’adaptation
- Sens relationnel
- Sens de l’organisation
- Rigueur, fiabilité
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat