Secrétaire Pédagogique
Enregistrez cette offre et organisez votre recherche
Créez un compte gratuit pour enregistrer des offres d'emploi, créer des alertes et revenir à cette liste depuis votre tableau de bord.
En continuant, vous acceptez nos Conditions d’utilisation & Politique de confidentialité.
Vos missions en quelques mots
Mission 1 : Gestion de la scolarité du département pour les trois années du BUT
Les différentes activités se feront en collaboration avec les directeurs d’études et responsables de parcours.
·Accueillir, renseigner les étudiants, enseignants, vacataires, personnalités extérieures
·Communiquer auprès de tous les acteurs du département (diffusion, informations, affichage…)
·Suivre les inscriptions administratives, saisir des inscriptions pédagogiques, gérer les groupes d’étudiants (APOGEE, SCOL IUT)
·En appui avec la direction des études, gérer les absences et retards, saisir les notes communiquées par la Direction des études, préparer les jurys, établir les attestations de réussite, éditer les procès-verbaux des jurys
·Constituer et assurer le suivi des conventions de stages (en France et à l’étranger) (LEA, PAUL SAB Réseau)
·Organiser la logistique des soutenances
·Apporter un suivi aux étudiants en Formation Continue, en parcours aménagé, en situation de handicap, en 1/3 temps, étrangers
·Être en relation avec les partenaires extérieurs : CROUS,SSE (psychologue, assistante sociale, médecin, infirmière…)
·Apporter une aide dans l’organisation de l’emploi du temps (CELCAT) : participer à l’emploi du temps (réunions, contrôles de rattrapage), gérer les aléas
Mission 2 : Secrétariat de direction et gestion logistique du département
Finances :
·Créer et tenir un fichier de recettes/dépenses
·Rédiger et suivre les projets de commandes du département de formation (livraison, relance fournisseurs)
·Gérer les missions liées à l’activité du département en relation avec le gestionnaire financier (Ordres de Missions, frais de missions, signature des documents juridiques)
Secrétariat :
·Gérer les mails du département (courrier entrant : réception et dépouillement, diffusion et traçabilité, contrôle des échéances de certains courriers attendant une réponse, archivage/ courrier sortant : rédaction, diffusion et traçabilité)
·Réaliser des envois de courriers en masse
·Gérer les dossiers vacataires (dossiers SGCE, missions, accueil et logistique…)
·Préparer les convocations des différentes commissions, conseils du département, saisir et diffuser les comptes-rendus
·Organiser les élections du département d’un point de vue administratif
·Diffuser les informations : affichage et publicité interne des décisions, appels à candidature, réunions, formation
·Suivre les éventuelles associations du département : domiciliation, subventions, adhésions
.Apporter une aide pour le suivi des anciens étudiants du département (offres d’emploi, enquêtes…
Logistique :
·Participer à l’organisation de manifestations : Journées Portes Ouvertes, INFOSUP
·Participer à l’organisation des élections du département de formation et du site de Castres (mise en place du matériel avec les responsables, tenue du bureau de vote..)
·Gérer la logistique du département (fournitures de bureau, location photocopieurs...)
Profil recherché
Connaissances :
- Métier du secrétariat, techniques de communication écrite et orale
- Connaissance du système universitaire
Savoir-faire technique :
- Maîtrise des outils bureautique (Word, Excel), des navigateurs internet (recherches intranet/internet)
- Maîtrise de l’outil APOGEE
- Connaissance des outils universitaires/pédagogiques (CELCAT, SGCE, SIFAC…)
Savoirs comportementaux :
- Sens du Service Public
- Travail en équipe
- Capacité d’adaptation, sens de l’organisation, respect des délais, gestion des aléas
- Autonomie, esprit d’initiative, disponibilité, écoute
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Localisation
- Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche
- Flèche droite : déplacer la carte vers la droite
- Flèche bas : déplacer la carte vers le bas
- Flèche haut : déplacer la carte vers le haut
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
-
Formation Secrétaire Comptable
Il y a 2 semaines
Castres, Occitanie, France BIOPYK Campus Temps pleinPrésentation de la sociétéSWEETCH’ Formation est le pôle formation continue de BIOPYK Campus, dédié à la montée en compétences des salariés et demandeurs d’emploi.Nous proposons des formations certifiantes et qualifiantes dans les domaines du commerce, de la gestion, du marketing, des ressources humaines et de l’administratif.Nos formations...
-
Formation Secrétaire Assistant Médico-Administratif
Il y a 2 semaines
Castres, Occitanie, France BIOPYK Campus Temps pleinPrésentation de la sociétéSWEETCH’ Formation est le pôle formation continue de BIOPYK Campus, dédié à la montée en compétences des salariés et demandeurs d’emploi.Nous proposons des formations certifiantes et qualifiantes dans les domaines du commerce, de la gestion, du marketing, des ressources humaines et de l’administratif.Nos formations...
-
Formation Secrétaire Comptable
Il y a 2 semaines
Castres, Occitanie, France BIOPYK Campus Temps pleinPrésentation de la sociétéSWEETCH’ Formation est le pôle formation continue de BIOPYK Campus, dédié à la montée en compétences des salariés et demandeurs d’emploi.Nous proposons des formations certifiantes et qualifiantes dans les domaines du commerce, de la gestion, du marketing, des ressources humaines et de l’administratif.Nos formations...
-
Formation Secrétaire Assistant Médico-Administratif
Il y a 2 semaines
Castres, Occitanie, France BIOPYK Campus Temps pleinPrésentation de la sociétéSWEETCH’ Formation est le pôle formation continue de BIOPYK Campus, dédié à la montée en compétences des salariés et demandeurs d’emploi.Nous proposons des formations certifiantes et qualifiantes dans les domaines du commerce, de la gestion, du marketing, des ressources humaines et de l’administratif.Nos formations...
-
Secrétaire Médical en alternance F/H
Il y a 1 semaine
Castres, Provence-Alpes-Côte d'Azur, France Walter Learning Temps plein 803 € - 1 802 € CDDL'école Walter Learning conçoit, produit et dispense des formations en ligne à destination des professionnels et des personnes qui cherchent à construire leur avenir professionnel.Alliant création de contenus pédagogiques et expertise technologique, nous produisons nos formations en interne avec des spécialistes...
-
Secrétaire Médical en Alternance H/F
Il y a 1 semaine
Castres, Midi-Pyrénées, France Walter Learning Temps pleinWalter Learning, organisme de formation en alternance, recherche (un)e secrétaire médicale pour une de ses entreprises partenaires. Vos missions en entreprise : - Accueil physique et prise en charge des patients et des usagers - Accueil téléphonique pour prise de rendez-vous et planification des activités du service - Réalisation de synthèses de...
-
Secrétaire Médical en alternance F/H
Il y a 3 mois
Castres, Midi-Pyrénées, France Walter Learning Temps pleinWalter Learning, organisme de formation en alternance, recherche (un)e secrétaire médicale pour une de ses entreprises partenaires. Vos missions en entreprise : - Accueil physique et prise en charge des patients et des usagers - Accueil téléphonique pour prise de rendez-vous et planification des activités du service - Réalisation de synthèses...