Assistant/E De Direction Senior

Le Défenseur des droits est une autorité administrative indépendante créée en 2011 et inscrite dans la Constitution. Elle est chargée de défendre les droits et libertés individuelles dans le cadre des cinq domaines de compétences déterminés par la loi :

-        la défense des droits et libertés dans le cadre des relations avec les services publics,

-        la défense et la promotion de l’intérêt supérieur et des droits de l’enfant,

-        la lutte contre les discriminations directes et indirectes et la promotion de l’égalité,

-        le respect de la déontologie par les professionnels de la sécurité (police, gendarmerie, services privés de sécurité),

-        l’orientation et la protection des lanceurs d’alerte.

Le Secrétariat Général (SG) a autorité sur les 7 directions de l’institution.

Garant du bon fonctionnement des services, du pilotage et de la mise en œuvre des priorités et de l’animation transversales des services, le SG assure également la cohérence et la transversalité des positions de l’Institution ainsi que de ses productions juridiques et décisions. Il propose et met en œuvre la stratégie d’action du Défenseur des droits.

Le Secrétariat général est composé de la Secrétaire générale, de trois conseillères et conseillers, d’une chargée de mission, d’une cheffe de projet, d’une gestionnaire et d’une assistante de direction.

Placé/e sous la responsabilité hiérarchique directe de la Secrétaire générale, l’assistant(e) est chargé/e de :

˗          Gérer l’agenda de la Secrétaire générale, organiser les rendez-vous et planifier les réunions en fonction des priorités et échéances

˗          Préparer les documents ou les dossiers nécessaires à la tenue de ces rendez-vous et réunions

˗          Filtrer, renseigner et orienter les appels téléphoniques 

˗          Gérer les alertes relatives au traitement des affaires urgentes

˗          Rédiger, mettre en forme tout document /courrier et veiller à leur transmission

˗          Réceptionner et assurer la ventilation des courriers et parapheurs

˗          Assurer la gestion de la transmission des documents en respectant les délais et en assurant leur traçabilité

˗          Suivre des projets ou des dossiers

˗          Assurer l’interface entre les services, les interlocuteurs extérieurs, le cabinet et les autres membres de la gouvernance

˗          Réserver les salles de réunion et les équipements informatiques

˗          Procéder à l’archivage, au classement des documents

˗          Traiter les dossiers ponctuels et assurer le suivi des affaires réservées

˗          Suivre l’avancement des courriers sur le logiciel Agora et procéder aux signatures électroniques

˗          Organiser et gérer les déplacements et frais de mission

˗          Gérer les fournitures

Contraintes : En qualité d’assistant(e) de direction, le/la titulaire du poste peut être amené/e à suppléer des assistants/es au sein de l’Institution lorsqu’ils/elles sont absents/es, en accord avec la Secrétaire générale.

L’agenda de l’assistant/e de direction est tributaire de son supérieur hiérarchique direct : il peut lui être demandé de prévoir ses congés annuels en fonction des impératifs du calendrier de son supérieur hiérarchique direct.

L’assistant/e de direction de la Secrétaire générale exerce ses fonctions en équipe et partage les dossiers qui lui sont confiés, en binôme avec la gestionnaire du Secrétariat général lors des absences respectives.

Bac ou Bac +2 et expérience professionnelle confirmée dans des fonctions similaires au sein d’administration complexe et sensible.

·                Rigueur

·                Autonomie et sens de l’organisation

·                Capacité d’anticipation et de gestion des priorités

·                Capacité de travail en équipe

·                Aptitudes rédactionnelles et de synthèse

·                Confidentialité, discrétion et loyauté

·                Maîtrise des outils informatiques

·                Aptitudes relationnelles et de communication, diplomatie

·                Capacité à rendre compte

En raison de l’importance et de la transversalité des contacts avec l’ensemble des services de l’Institution et de l’assistance permanente auprès de la Secrétaire générale, ce poste requiert une grande disponibilité.

Régime horaire : 38 heures hebdomadaires

Congés : 25 jours de congés annuels et 18 jours RTT

Télétravail : la décision n°- 2022-37 du 17 mars 2022 relative aux conditions et modalités de mise en œuvre du télétravail au sein du Défenseur des droits prévoit la possibilité de télétravailler à hauteur d’1 à 2 jours par semaine après accord du/de la supérieur/e hiérarchique, au terme d’un mois de présence dans l’institution avec une période d’adaptation. Il sera défini en articulation avec la gestionnaire du Secrétariat général et sous réserve de la décision individuelle.

Lieu de travail : 3 place de Fontenoy – 75007 PARIS

CANDIDATURE

Merci de déposer votre candidature (CV et lettre de motivation) en ligne sur le site du Défenseur des droits :  https://defenseurdesdroits.nous-recrutons.fr à l’adresse suivante :

job-ref-soggjtbhqi@emploi.beetween.com

Nous vous rappelons que conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert aux candidats-tes reconnus (es) travailleuses et travailleurs handicapés.

PRESTATIONS SUR SITE (partagées avec les services du Premier ministre)

Restauration collective, crèche, conciergerie, salle et cours de sport (accès payant), local vélo.