Adjoint administratif polyvalent

Missions du poste :
L’agent est en charge des activités liées à la compétence de la gestion de l’Accueil et travaux administratifs courants selon l’organisation de la collectivité.

Activités et tâches principales du poste :
• Accueil physique et téléphonique des usagers, savoir retranscrire et transmettre une demande au service concerné, gérer les priorités,
• Tenue de l’accueil (propreté et visibilité), afficher et mettre à disposition tout document d’information, veiller à la mise à jour et à la bonne tenue du panneau d’affichage
• Gestion du courrier entrant et sortant et documents administratifs,
• Effectuer des tâches de secrétariat courant : saisie, classement, archivage, photocopies et numérisation,
• Renseigner les administrés sur les démarches d’Etat Civil, délivrance d’actes administratifs, enregistrer les demandes de recensement militaire,
• Renseigner les usagers concernant les démarches électorales,
procéder au traitement et suivi des dossiers soumis à la commission de contrôle, enregistrer les demandes d’inscription, changement d’adresse, radiation,
• Accueillir et renseigner les associations concernant la disponibilité des salles, enregistrer les demandes, tenir et mettre à jour le planning avec l’adjoint(e) à la vie associative, suivi des demandes de matériel,
• Accueillir et renseigner les administrés concernant la disponibilité des salles, enregistrer les demandes, tenir et mettre à jour le planning, suivi des demandes de matériel,
• Suivi des stocks de fournitures administratives courantes, réapprovisionnement
• Participer à la préparation et à l’organisation du recensement de la population tous les 5 ans en lien avec le coordonnateur communal, assurer l’accueil et l’information des administrés concernant les modalités du recensement

Positionnement hiérarchique du poste : sous la responsabilité de la Directrice Générale des Services