Assistant(e) secrétaire au secrétariat commun

Groupe RIFSEEP : 1
NBI : Non
Vos activités principales :
- appels téléphoniques avec tenue des cahiers d'appels ;
- gestion de la base des contacts ;
- tenue des agendas, en liaison avec le secrétariat particulier du préfet de la région d'Ile-de-France, préfet de Paris ; -gestion des réunions, rendez-vous, réservations de salles, demandes d'autorisation d'accès pour les visiteurs externes, préparation de dossiers, en relation avec les chefs de service du cabinet ;
- gestion des déplacements de la direction de cabinet ;
- gestion du courrier (ouverture, enregistrement, tri, cachet de suivi, acheminement) ;
- saisie informatique (lettres, notes, tableaux...) ;
- constitution et suivi de dossiers thématiques ;
- classement de la documentation et archivage des dossiers (versions électronique et papier).

Votre environnement professionnel :

• Activités du service :
Le service de la représentation de l’Etat comprend :
- le bureau du protocole et des déplacements ;
- le bureau des décorations et de l’intendance.
- le secrétariat mutualisé du cabinet composé de 3 assistantes

• Composition et effectifs du service :
Le service de la représentation de l’Etat est composé de 26 agents.

• Liaisons hiérarchiques
Chef de service / Adjoint - les 4 membres du corps préfectoral du cabinet

• Liaisons fonctionnelles
Les membres du corps préfectoral et hauts fonctionnaires de la préfecture, les services de la préfecture et particulièrement les secrétariats de direction

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :
Horaires décalés
Discrétion / disponibilité / bonne présentation / sens du contact et de la diplomatie
Capacité à travailler au sein d'un pool en assurant la continuité

Qui contacter ?
Jean-jacques COLOMBIES, chef du service de la représentation de l'Etat
jean-jacques.colombies@paris.gouv.fr
Hugo MARIN, adjoint au chef du service de la représentation de l'État, chef du bureau du protocole et des déplacements
hugo.marin@paris.gouv.fr

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :
Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :

Personnels du ministère de l'Intérieur
https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2026-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Personnels externes
https://www.interieur.gouv.fr/content/download/130980/1041719/file/formulaire-mobilite-avec-psa.docx

Date limite de dépôt des candidatures : 01/12/2026

Vos compétences principales mises en oeuvre

Connaissances techniques
Avoir des compétences en informatique - bureautique
niveau maîtrise, requis
Connaître l'environnement professionnel
niveau pratique, à aquérir

Savoir-faire
Savoir travailler en équipe
niveau maîtrise, requis
Savoir rédiger
niveau pratique, requis
Savoir s'organiser
niveau maîtrise, requis

Savoir-être
avoir le sens des relations humaines
niveau maîtrise, requis
savoir communiquer
niveau maîtrise, requis
savoir communiquer
niveau maîtrise, requis

Conditions de travail : 35h00
Vos perspectives : Evolution dans le domaine fonctionnel.
Durée attendue sur le poste : 3 ans

Localisation administrative :

Préfecture de la région d’Ile-de-France, préfecture de Paris – 5, rue Leblanc 75015 Paris
Accès : métro ligne 8 – station Lourmel ou Balard
RER C – arrêt Pont du Garigliano
La préfecture de région dispose d’un parking sécurisé pour stationner son véhicule ou son vélo