Gestionnaire de scolarité

L'Ecole Nationale Vétérinaire de Toulouse (ENVT) est un établissement public administratif d’enseignement supérieur et de recherche relevant du ministère chargé de l’agriculture. Elle forme plus de 950 étudiants, répartis en six promotions de formation initiale et en 4 formations d’internes en clinique animale, et compte environ 330 personnels enseignants-chercheurs, administratifs et techniques.

Au sein de la Direction des formations, le gestionnaire de scolarité assure l’ensemble des actes de gestion administrative liés à la scolarité des étudiants qui lui sont confiés. Il est l’interface opérationnelle entre les étudiants, les enseignants et les autres acteurs (internes/externes) de la formation.

L’agent est placé sous la responsabilité hiérarchique du Directeur des études et de la vie étudiante (DEVE).

Liaisons fonctionnelles internes : Directeur des formations, adjoint au DEVE, autres gestionnaires de la DEVE, enseignants-chercheurs, service des relations internationales et autres services supports

Liaisons fonctionnelles externes : Partenaires institutionnels et professionnels

L’agent :

• assure la gestion de l’étudiant dans toutes les étapes de sa scolarité, de l’admission jusqu’aux opérations de diplomation et suivi post-diplôme
• accueille, informe, oriente et accompagne les usagers ;
• contribue au pilotage de l’activité

Activités principales :

1) Gestion des stages :

- assurer la gestion des stages obligatoires et facultatifs
- assurer la gestion spécifique des stages tutorés en milieu rural

2) Gestion des bourses pour les stages à l'international

3) Suivi pédagogique des étudiants

- assurer le suivi du parcours pédagogique des étudiants
- gestion administrative

Missions transversales :

- Accueil et secrétariat

- Contribution aux activités de rentrée (campagnes d’admission, inscriptions, etc.)

- Contribution à la gestion financière et comptable des actions de la direction des études et de la vie étudiante

- Contribution à la mise en œuvre et au développement de la démarche qualité en matière de formation : mise à jour régulière des fiches procédures liées au poste et des informations diffusées aux usagers via l’intranet et la plateforme numérique de formation

Activité dense avec des pics de charge impliquant une nécessité de présence aux périodes suivantes : décembre, mai à juillet

Compétences liées au poste : 

Savoirs

• Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur
• Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
• Cadre réglementaire de l’éducation et de l’enseignement supérieur
• Techniques d'élaboration de documents
• Techniques de communication

Savoir-faire

Compétences opérationnelles

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte de manière synthétique
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Travailler en équipe (open-space)
• Utiliser les logiciels de bureautique classique et les outils spécifiques à l'activité
• Disposer d’une culture internet et une appétence pour les nouvelles technologies
• Participer à la mise en œuvre d’une démarche qualité

Compétences comportementales

• Sens de l'organisation
• Rigueur / Fiabilité
• Sens relationnel
• Capacité à prendre des initiatives et gérer les imprévus
• Devoir de réserve et de confidentialité

2 postes à pourvoir