Assistant(e) administratif(ve) à l'Office du Tourisme

Il y a 23 heures

SaintGervaislesBains, Auvergne-Rhône-Alpes, France Fonction publique Territoriale Temps plein

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Vos missions en quelques mots

L’assistant administratif assure la mise à jour et l’animation de la base de données touristiques de l’Office de Tourisme (Via APIDAE). Il pilote la réalisation des brochures touristiques annuelles et saisonnières en collaboration avec les différents services. Il épaule les services administratifs et animation sur les tâches administratives quotidiennes (ex : demande de subvention)

•
Assurer la création, le suivi et la mise à jour de la base de données Apidae
•
Assurer la création, le suivi et les relances des campagnes des contrats de partenariats entre l’Office de Tourisme et les socio-professionnels (Commerçants, artisans, prestataires d’activités, prestataires de services, …)
•
Soutien administratif du service évènementiel : Montage des dossiers de demande de subventions, des dossiers de partenariats, …
•
Appui du service évènementiel
•
Suivi des procédures de marchés publics de l’Office de Tourisme
•
Suivi des éditions de l’Office de Tourisme : guides pratiques, brochure destination, …
Suivi de la base de données touristiques APIDAE :
•
Création des fiches Apidae
•
Modifications et mises à jour des fiches Apidae
•
Suivi de la bonne mise à jour des fiches Apidae
•
Participation aux visioconférences du club des utilisateurs Apidae Haute-Savoie
•
Réalisation d’extractions de données
Campagnes de contrats de partenariat :
•
Paramétrage des campagnes d’adhésion aux contrats de partenariat de l’Office de Tourisme avec les socio-professionnels
•
Suivi des relances aux adhésions des socio-professionnels
•
Déplacement et rencontre des nouveaux socio-professionnels de la station afin de présenter l’Office de tourisme et les objectifs du contrat de partenariat
Demandes de subventions pour les évènements organisés par l’Office de Tourisme :
•
Montage des dossiers de demandes de subvention
•
Rassemblement des pièces nécessaires au montage du dossier
•
Suivi des demandes de subventions auprès des institutions
Suivi des éditions de l’Office de Tourisme :
•
Coordonner la collecte des informations
•
Mettre en place les rétroplannings & veiller à leur réalisation
•
Assurer les relations avec les agences en charge de la réalisation des éditions, la traductrice et les socio-professionnels
•
Consultation dans le cadre des procédures relatives aux marchés publics
Appui sur certains évènements importants :
•
Réalisations de diverses tâches lors de la préparation d’évènements (pose d’oriflammes, service au buffet, …)
Temps plein : 35 h
Amplitudes horaires variables (disponibilité weekend et vacances scolaires)
•
Participation aux manifestations
•
Tenue correcte et port d’une tenue professionnelle

Lieu d’embauche : Office de Tourisme de Saint-Gervais Mont-Blanc

Profil recherché

Connaissances
•
Titulaire d’un diplôme en assistance administrative ou BTS Tourisme, ou expérience significative à un poste similaire
•
Maitrise des outils informatiques
•
Esprit d’équipe, autonomie, initiative
•
Très bonne maitrise de la rédaction de dossiers
•
Maîtriser de la langue française orale et écrite
•
Maîtriser l’anglais
•
Connaissance du contexte, de l’organisation et des enjeux d’une collectivité et d’un office de tourisme
Savoir-faires
•
Travailler en équipe
•
Faire des propositions d’amélioration et d’innovation
•
Gérer plusieurs tâches en fonction des urgences
•
Organiser et programmer
•
Ecouter et reformuler
•
Savoir assurer un suivi des relations avec les fournisseurs
Savoir-être :
•
Etre accueillant, disponible et avoir le sens du contact humain.
•
Bonne présentation
•
Organisé, rigoureux, méthodique
•
Savoir prendre des initiatives
•
Savoir travailler en autonomie
EXIGEANCES SPECIFIQUES (Horaires, etc.)
•
Amplitudes horaires variables (disponibilité weekend et vacances scolaires)
•
Participation aux manifestations
•
Tenue correcte et port d’une tenue professionnelle

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