Adjoint.e du responsable du service financier

L'Enssib est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP), constitué sous la forme d'un « grand établissement ». Située à Villeurbanne (Rhône), il est placé sous la tutelle du ministère chargé de l'enseignement supérieur et de la recherche (MENESR) et membre associé de l'Université de Lyon.

L'Enssib forme des cadres du secteur public et du secteur privé en information, documentation et bibliothèques. Elle a pour mission de préparer, par une formation scientifique, culturelle et professionnelle, des fonctionnaires stagiaires se destinant à des fonctions scientifiques et d'encadrement dans les bibliothèques et les services de documentation et d'information scientifique et technique (conservateurs et bibliothécaires d'État et de la Ville de Paris). Elle propose un programme de formations tout au long de la vie dans le domaine des sciences de l'information et des bibliothèques, sur place et à distance, qui touche essentiellement des cadres du secteur public.

En 2026, le budget de l’Enssib était de 3 M d’euros (hors masse salariale Etat). Avec le passage aux RCE au 1er janvier 2027, l’établissement sera doté d’un budget de 11 M d’euros et d'une équipe de 100 agent.e.s. L'Enssib a lancé ou finalisé plusieurs chantiers visant à améliorer sa gouvernance et ses processus de travail internes. Ses axes de travail et de développement sont inscrits dans son projet d'établissement et son contrat quinquennal 2027 - 2031.

Le service d’affectation est sous la responsabilité de l’Agent comptable qui est également responsable du service financier.

Dans ce cadre-là, L’adjoint.e dispose de la délégation de signature de l’ordonnateur afin de valider les commandes (EJ, missions) jusqu’à un certain montant.

Dans le cadre de son prochain passage aux RCE (responsabilités aux compétences élargies) l’Enssib s’est doté d’un agent comptable en mai 2026 qui est également responsable du service financier. Pour consolider la réorganisation de ce service, un poste d’adjoint au responsable du service financier est mis en place. Les missions imparties à cet adjoint nécessitent une forte capacitée d’adaptation ainsi qu’une grande polyvalence.

Missions principales :
-           Management
L’agent encadrera 4 personnes (catégorie B) dans le cadre d’un service facturier dont l’organisation est à finaliser. Il/elle collaborera à l’ensemble des dossiers relatifs aux évolutions structurantes initiées au sein du service ou au sein de l’établissement.

-          Dépenses
L’agent s’assurera du bon déroulement du chemin de la dépense : de l’établissement de l’engagement juridique jusqu’au visa de la dépense. Pour cela, il s’appuiera sur 3 personnes polyvalentes qui ont à traiter des commandes courantes, des commandes sur marchés et des ordres de mission.
Il/elle devra accompagner son équipe dans les dépenses réalisées sur marchés, à savoir, la constitution des dossiers de paiement (pièces justificatives) et saisie des demandes de paiement relatives aux dépenses sur marchés

-          Recettes
L’agent suivra également le recouvrement des recettes. Pour cela, elle s’appuiera sur une personne en charge des titres de recette et des relations auprès des services pour l’obtention des conventions ayant une incidence financière.

-          Marchés publics
L’agent recruté aura en charge le suivi des marchés en cours mais également l’accompagnement et le conseil des services qui souhaitent s’engager dans la passation d’un marché.
Il/elle devra s’attacher à l’élaboration de la politique d’achat de l’école mais également élaborer et suivre l’ensemble des procédures d’achats :
·         Assistance auprès des services acheteurs pour la définition des besoins et la rédaction des documents techniques
·         Définition de la procédure à appliquer en fonction de la nature et du montant des achats
·         Rédaction des pièces administratives (logiciel MARCO)
·         Mise en œuvre des procédures de publicité (BOAMP, JAL, JOUE)
·         Suivi des procédures d’achats, de l’expression du besoin, jusqu’au choix du fournisseur ou du prestataire
·         Suivi de l’exécution des marchés et des litiges éventuels, en lien avec les services concernés
·         Suivi des relations avec les groupements d’achats (DAE/PFRA, UGAP, autres) :
·         Suivi des marchés en cours et de leurs renouvellements
·         Réponses aux enquêtes (expression des besoins), en lien avec les services concernés

-          Mise en œuvre de la comptabilité analytique :
Dans le cadre de la dépense et la notion de coût, l’agent animera la mise en place et le suivi de la comptabilité analytique selon la méthode P2CA. Pour ce faire, il/ elle devra :

·         Recueillir et mettre à jour les données financières et physiques nécessaires au système de comptabilité analytique

·         S’assurer du maintien du caractère fonctionnel du système de comptabilité analytique déployé au sein de l’école

·         Assurer l’évolution du système de comptabilité analytique

-           Anticipation du calendrier des paiements en lien avec l’agence comptable

-          Respect des calendriers des procédures de marchés publics

-          Gestion des périodes de surcroît d’activité (notamment en fin d’exercice budgétaire)

-          Capacité d’adaptation aux évolutions de la réglementation et des outils logiciel

Compétences opérationnelles, techniques, méthodologiques (savoir-faire) :

-          Expertise en matière d’achat public

-          Expertise en matière de contrôle interne financier

-          Maîtrise des règles financières et comptables (GBCP)

-          Connaissance des principes et objectifs de la comptabilité analytique

-          Bonne maîtrise de la réglementation applicable en matière de dépenses des EPSCP

-          Bonne maîtrise des outils de bureautique

Compétences comportementales professionnelles (savoir être) :

-          Rigueur et sens de l’organisation

-          Disponibilité

-          Savoir être réactif

-          Savoir anticiper

-          Savoir rendre compte

-          Discrétion

 Compétences managériales :

-          Savoir gérer une équipe et organiser son travail

-          Sens de la diplomatie

-          Pédagogie

Rejoindre l’ENSSIB, c’est :

Travailler dans un établissement engagé, dans une démarche forte de responsabilité sociétale de l’établissement, avec une attention soutenue sur la qualité de vie et les conditions de travail.

Évoluer et se former tout au long de sa carrière.

Assurer un équilibre vie professionnelle / vie personnelle avec 49 jours de congés et RTT par an pour un temps complet à 37h55, 2 jours par semaine de télétravail (selon ancienneté et contraintes de service) ou 40 jours de télétravail flottant à l’année et la possibilité de répartir le temps de travail hebdomadaire sur 4,5 jours.

Pouvoir bénéficier de nombreux accès culture et sport.

Pouvoir bénéficier d’une prise en charge des transports domicile-travail à hauteur de 75 % plafonnée à 104,04 € par mois.

Participation employeur si adhésion au contrat collectif de protection sociale (MGEN)

Participation employeur aux frais de restauration collective selon la grille indiciaire.

 Des renseignements sur ce poste peuvent être demandés par courriel auprès de :

Catherine Lombardi, agent comptable et responsable du service financier : Catherine.lombardi@enssib.fr