Assistant gestionnaire de mobilités internationales

L'École nationale supérieure d'architecture Paris-Malaquais - PSL (ENSAPM-PSL) est implantée sur le site historique de l'enseignement de l'architecture en France. Créée dans sa forme actuelle par décret en 2001, elle appartient au réseau des 21 écoles d'architecture sous double tutelle du ministère de la Culture (DGDCER), et du ministère de l'Enseignement supérieur, de la Recherche et de l'Innovation.
L'école a pour objectif de former ses 1000 étudiants à l'ensemble des métiers de l'architecture, en accordant une place centrale à la recherche grâce à ses 3 laboratoires et au programme SACRe de PSL.
L'ENSAPM-PSL est composante de l'Université PSL, université globale qui fait dialoguer tous les domaines du savoir et de la création en sciences, sciences économiques et sociales, humanités, ingénierie et en arts, et l'une des premières universités françaises dans les classements internationaux. L'ENSAPM-PSL offre à ses étudiants des doubles cursus en partenariat avec des établissements prestigieux ENSAD-PSL, Mines Paris-PSL, École des Ponts Paris Tech, Université Federico II de Naples (Italie).
Située au coeur de Paris, elle est liée par des conventions à la plupart des grandes institutions culturelles parisiennes. Elle est également ouverte sur le monde, avec plus de 50 accords conclus avec des écoles étrangères et ambitionne un développement international actif sur la période 2025-2030.

L'ENSAPM-PSL emploie environ 85 enseignants (et plus de 300 intervenants extérieurs) et 46 agents administratifs. Le budget annuel de l'établissement s'élève à environ 4 M d'euros, hors masse salariale prise en charge par le ministère.
L'administration de l'établissement est organisée en onze services : la direction, le service des études, le service des relations internationales, le service de la recherche, la bibliothèque, le service des ressources humaines, le service des affaires financières et des achats, le service de la communication, le service informatique, le service des bâtiments et des moyens généraux, et l'agence comptable.
Le service des relations internationales est composé de trois personnes : un responsable, une chargée de projets européens et internationaux et une gestionnaire de mobilité européenne et internationale. Le service a pour objectif d'élaborer la stratégie internationale de l'établissement en étroite collaboration avec la direction et les instances de l'école (Expérimenter le monde 2025-2030). Il met en oeuvre cette stratégie dans la diversité de ses objectifs et de ses actions : attractivité, accueil, mobilités, multilinguisme, partenariats, réseaux, coopérations, expertise, solidarité, participant ainsi activement au développement international de l'école et à sa renommée mondiale.

Dans le cadre de la mise en oeuvre du programme Erasmus+ Action 171 associant l'ENSA Paris-Malaquais PSL et l'Université de Sarajevo en Bosnie-Herzégovine, l'assistant gestionnaire de mobilités internationales appuiera la chargée de projets européens et internationaux dans la conduite de diverses missions.

Les missions sont les suivantes :

-     Pilotage
o     Accompagnement de la chargée de projets européens et internationaux dans l'organisation, le déroulement et l'avancée du comité de pilotage avec les partenaires concernés
o     Récolement des données de pilotage et de suivi nécessaires aux rapports (intermédiaires, final) à l'attention de l'Agence Erasmus+
o     Production statistique et suivi des indicateurs pour diffusion aux partenaires et instances concernées

-     Mobilités
o     Alimentation des outils d'organisation et de suivi administratif et financier des mobilités entrantes et sortantes :
- Planning d'activités et des échéances liées
- Recueil des informations des participants de chaque activité en lien avec les partenaires étrangers
- Interaction et collecte des pièces justificatives auprès de chaque participant
- Constitution d'une ressource pérenne et fiable consolidant l'ensemble de ces informations
- Gestion de chaque mobilité individuelle sur les différents portails numérique du programme Erasmus (Erasmus Without Paper / Online learning agreement, Beneficiary Module, etc.)
- Communication des éléments consolidés au service administratif et financier de l'établissement et suivi des versements d'allocations de mobilités aux participants

o     Contribution à l'accompagnement et à l'accueil de chaque mobilité, en lien avec chaque participant et les enseignants/chercheurs concernés :
- appels à candidatures éventuels,
- élaboration de chaque programme d'activité de mobilité avec les enseignants et chercheurs concernés,
- constitution et diffusion d'une feuille de route (planning de mission), d'ordres de mission et de livrets d'accueil
- organisation des achats et mises à disposition de matériels et fournitures nécessaires aux activités
- coordination opérationnelle avec les différents services de l'école et le partenaire bosniaque en fonction du lieu de déroulement de chaque activité

-     Communication et valorisation
o     Préparation des éléments de communication de chaque activité en vue de leur diffusion sur les différents supports des deux établissements partenaires (site web, réseaux sociaux, lettres d'information, mailing, etc.)
o     Valorisation du projet dans son ensemble et des différentes activités lors d'événements organisés par les établissements partenaires ou auxquels ils prendraient part

L'assistant gestionnaire peut être amené à participer à toutes les activités du service, en lien avec sa mission sur le programme 171.

Poste à pourvoir en CDD de 9 mois à temps partiel (50%).
La rémunération associée à ce poste est alignée sur la grille indiciaire du groupe 2 de la circulaire Albanel. Elle se situe dans une fourchette indicative comprise entre l'indice 400 et 750, soit 24 338 euros et 45 634 euros bruts annuels, selon le profil et l'expérience.
Les agents des ENSA bénéficient de 55 jours de congés. Les vacances scolaires de fin d'année (2 semaines), de printemps (1 semaine) et d'été (5 semaines) donnent lieu à la fermeture de l'établissement et à la prise de congés obligatoire des agents sur ces périodes.
Ce poste donne accès à la carte culture.

Expérience souhaitée sur un poste similaire : gestion de mobilités d'études et/ou de procédures administratives liées à l'enseignement supérieur et/ou de voyages de groupes et/ou de projets internationaux

Formation supérieure : bac+2 minimum dans les domaines des relations internationales ou dans un domaine connexe

Une connaissance culturelle de la zone des Balkans ou la pratique du Bosnien ou d'une autre langue de Bosnie-Herzégovine seraient un atout supplémentaire

Niveau d'études minimum requis : Bac+2

Compétences attendues

Savoir-être
- Intérêt pour les missions assurées par les établissements de l'enseignement supérieur et du ministère de la culture
- Rigueur dans la gestion de données, notamment financières
- Capacité à travailler en équipe et dans un contexte international avec des publics variés
- Sens de l'organisation
- Adaptabilité
- Sens du service public

Savoir-faire
- Connaissance de l'enseignement supérieur Culture en France et en Europe
- Connaissance opérationnelle des programmes européens Erasmus+
- Connaissance générale des dispositifs de financement des mobilités internationales
- Aisance avec les outils usuels de bureautique
- La connaissance des plateformes numériques Beneficiary Module et Europe Without Paper constitue un atout supplémentaire
- Aptitude à la constitution d'outils de communication
- Capacité à travailler en équipe et dans un contexte international avec des publics variés
- Aisance professionnelle en Anglais, à l'oral comme à l'écrit niveau B2-C1 recommandé.

Tous les postes du ministère de la Culture et de ses établissements sont ouverts aux personnes reconnues comme travailleur handicapé.

Les candidatures seront examinées collégialement. Les personnes présélectionnées seront invitées à un ou plusieurs entretiens. Conformément aux recommandations de la CNIL et aux dispositions du code du travail des mises en situation ou des tests d'évaluation contribueront à l'appréciation de la capacité à occuper l'emploi.

Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le ministère de la Culture s'engage à promouvoir l'égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans ses activités de recrutement. Une cellule d'écoute est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l'objet d'une rupture d'égalité de traitement.