Assistant (e) de direction - secrétariat (SDRHM)

Sans justice, il ne peut y avoir de démocratie. Elle est facteur d’ordre, d’équilibre et de lien social. Ministère régalien, le ministère de la Justice a pour mission de concrétiser cet ordre, cet équilibre, ce lien social, à travers son organisation et ses moyens humains et matériels. Il garantit le bon fonctionnement des juridic­tions, prend en charge les personnes qui lui sont confiées par l'autorité judiciaire et prépare les textes de loi et de règlement dans de nombreux domaines : droit de la famille, procédure civile, procédure pénale...

Le secrétariat général a un rôle transversal. Il assure une mission générale d’administration du ministère, de coordination de ses services et de modernisation de son administration centrale et de ses services déconcentrés. Il conduit sa politique d’accès au droit et à la justice, d’aide aux victimes et de coopération européenne et internationale. En savoir plus

La direction des services judiciaires gère l'organisation et le fonctionnement des cours et tribunaux de l’ordre judiciaire (juridictions civiles et pénales du premier degré, juridictions de recours). En savoir plus

La sous-direction des ressources humaine de la magistrature est chargée d’élaborer, de conduire et d’évaluer les politiques de gestion des ressources humaines des magistrats en activité ou honoraires ainsi que des juges élus ou désignés, sous réserve des compétences du Conseil supérieur de la magistrature et de l’Ecole nationale de la magistrature.

La sous-direction des ressources humaines de la magistrature est composée de cinq entités :

- Le bureau de la gestion des mobilités et de la carrière (RHHM1) – 25 agents ;

- Le bureau du recrutement, de la formation et des affaires générales (RHM2) – 29 agents ;

- Le bureau du statut et de la déontologie (RHM3) – 12 agents ;

- Le bureau des juges élus ou désignés (RHM4) – 15 agents ;

- Le bureau de la gestion prévisionnelle des emplois, des effectifs et des compétences (RHM5) - 9 agents.

La sous-direction des ressources humaines de la magistrature est composée de 94 agents se répartissant comme suit :

- Le bureau RHHM1 :  25 agents (10 magistrats, 3 agents de catégorie A, 7 agents de catégorie B, 5 agents de catégorie C) ;
- Le bureau RHM2 : 30 agents (trois magistrats, cinq agents de catégorie A, douze agents de catégorie B, dix agents de catégorie C) ;
- Le bureau RHM3 : 12 agents (huit magistrats, quatre agents de catégorie A,) ;
- Le bureau RHM4 : 12 agents (un magistrat, 6 agents de catégorie A, 5 agents de catégorie B) ;
- Le bureau RHM5 : 9 agents (5 magistrats, 3 agents de catégorie A et 1 agent de catégorie C).

 Le secrétariat commun de la sous-direction des ressources humaines de la magistrature est composé de 3 agents.

Le titulaire du poste proposé, sous l’autorité de la responsable du secrétariat commun, sera chargé des attributions classiques du secrétariat (prise de rendez-vous, gestion des agendas, accueil téléphonique, aide à la préparation de réunion). Il aidera à assurer la vérification, le suivi et l’orientation de l’ensemble des parapheurs de la sous-direction, notamment grâce à l’application Messager.

-           Accueil téléphonique et orientation des appels vers les bureaux concernés,

-           Enregistrement, édition, classement et tri de courriers divers ;

-           Mise en forme des parapheurs de la sous-direction et des bureaux, classement et enregistrement des documents contenus dans ceux-ci ainsi que mise à jour des tableaux de gestion et de suivi des parapheurs ;

-           Suivi des agendas de la sous-direction ;

-           Relevé et suivi quotidien des boites structurelles RH des réseaux informatiques de la sous-direction et des bureaux ;

-           Préparation et organisation des dossier pour les réunions concernant la sous-direction et les bureaux ;

-           Gestion et commandes des fournitures de bureau ;

-           Préparer et accompagner les arrivées des nouveaux agents ;

-           Organiser les déplacements et missions des agents (ordres de mission, réservation billets et hôtel, etc…).

Nombre d’agents à encadrer

   ☐   A                ☐   3 B               ☐   C               ✔ Sans objet

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Poste soumis à une habilitation au Secret de la défense nationale                       OUI ☐            NON ✔

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules…)

Un ultra-portable avec les applicatifs nécessaires (Windows, Jabber, Excel…)

Connaissances
 

Bureautique
Assistance de direction
Qualité rédactionnelles
Polyvalence
 
 
 
Savoir-être
 

Aisance relationnelle
Capacités d’adaptation
Aptitude au travail en équipe
Discrétion

Savoir-faire

Maitrise de l’outil informatique : Excel, Word, PPT
Sens de l’organisation
Sens du service public

Expériences professionnelles antérieures souhaitées

Poste ouvert à une première expérience professionnelle

RIFSEEP 2

Offres de formation associées à votre prise de poste

Excel et outils bureautique et métiers utilisés.

Perspectives d'évolution professionnelles

Possibilité d’évolution en interne en fonction des compétences développées.

Organisation de travail : télétravail à hauteur de un jour par semaine.

Restauration : Restaurant administratif

Accessibilité en transport / Parking : Parking sur place – RER E – Tramway ligne T3B – Métro ligne 7

Personne à contacter : 

Ariane MALLIER, adjointe à la sous-directrice des ressources humaines de la magistrature : sous-dir.rhm-dsj@justice.gouv.fr / 01.70.22.83.31

 Céline MATEU, responsable du secrétariat de la sous-direction des ressources humaines de la magistrature : Celine.mateu@justice.gouv.fr / 01.70.22.71.09