Hôte(sse) d'accueil H/F

Le Conservatoire National des Arts et Métiers, établissement d'enseignement supérieur dédié à la formation professionnelle tout au long de la vie, agit sous tutelle du ministère de l'Enseignement supérieur, de la Recherche et de l'Innovation. À ce titre, il remplit trois missions :

• la formation professionnelle tout au long de la vie,
• la recherche technologique et l’innovation,
• la diffusion de la culture scientifique et technique.

Le Cnam Paca – Association de Gestion dispense des formations selon différentes modalités (formation continue, alternance, cours en dehors du temps de travail) et accueille des publics d'apprenants de tout âge et de tout horizon.

L’offre de formation se compose de deux filières :

• La filière Scientifique (École d'ingénieur, formations scientifiques et techniques)
• La filière Management et Société ou tertiaire (RH, droit, économie-gestion, vente-marketing, management, communication, langues étrangères, comptabilité-gestion-paie, immobilier, tourisme, logistique et transport, santé-social, ergonomie, formation des adultes)

Dans le cadre d’un CDD de 6 mois à temps plein, nous recherchons un(e) Hôte / Hôtesse d’accueil pour notre centre d’Aix-en-Provence.

Véritable interlocuteur(trice) de premier niveau, vous assurez l’accueil, l’information et l’orientation des publics. Vous contribuez également au bon fonctionnement administratif et logistique du centre, en lien avec les équipes pédagogiques et administratives.

Vos missions

1. Accueil, information et orientation des publics

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des auditeurs, prospects, entreprises, enseignants et visiteurs.
• Informer et orienter les interlocuteurs vers les services ou personnes concernés.
• Répondre aux demandes de renseignements par téléphone, courriel ou en présentiel.
• Assurer l’ouverture et la fermeture du centre.
• Veiller à la bonne tenue de l’espace d’accueil et à la mise à jour des informations affichées.
• Participer à la diffusion des informations relatives aux formations et aux actions du Cnam PACA.

2. Gestion administrative et logistique des formations

• Assurer la gestion courante des tâches administratives liées à l’accueil.
• Réceptionner, traiter et transmettre les courriers et documents.
• Participer à l’organisation logistique des formations : préparation des salles, vérification du matériel et orientation des intervenants.
• Apporter un appui ponctuel aux équipes dans le suivi administratif des activités du centre.
• Contribuer au respect des procédures internes et de la démarche qualité de l’établissement.

3. Organisation logistique des examens

• Réserver les salles et assurer l’affichage des informations relatives aux examens.
• Préparer les documents nécessaires : feuilles d’émargement, procès-verbaux, sujets, feuilles de composition, intercalaires et brouillons.
• Accueillir les surveillants et leur remettre les copies, enveloppes d’examen et clés des salles.
• Assurer le suivi des émargements et des documents d’examen.

4. Participation aux actions de promotion du Cnam PACA

• Participer aux salons, forums d’inscription et événements, en présentiel ou à distance.
• Assurer une partie de la logistique de ces événements, en coordination avec le Hub sourcing.
• Contribuer à la présentation et à la valorisation des formations auprès des différents publics.

5. Qualité et amélioration continue

• Inscrire son activité dans la démarche qualité de l’établissement et appliquer les procédures en vigueur.
• Traiter les réclamations et contribuer à la résolution des difficultés rencontrées par les apprenants et les enseignants.
• Identifier les dysfonctionnements et aléas rencontrés dans le cadre des activités de scolarité et contribuer à l’amélioration des procédures.

Profil recherché

Compétences et savoir-faire :

• Maîtriser les techniques d’accueil physique et téléphonique.
• Disposer de bonnes capacités d’expression orale et écrite.
• Maîtriser les outils bureautiques courants.
• Savoir organiser et prioriser ses tâches.
• Être capable de transmettre les informations de manière claire et fiable.
• Une première expérience dans l’accueil, l’assistanat administratif ou au sein d’un organisme de formation serait appréciée.

Qualités professionnelles

• Sens de l’accueil et du service.
• Aisance relationnelle et qualité d’écoute.
• Rigueur, organisation et réactivité.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Capacité d’adaptation et esprit d’équipe.
• Autonomie et capacité à rendre compte de son activité.

Conditions du poste

• Contrat : CDD de 6 mois

·      Temps de travail : Temps plein

• Statut : Agent de maîtrise
• Rémunération : 1904.50€ brut mensuel
• Lieu de travail : Cnam d’Aix-les-Milles