Secrétaire administratif

Ville de 77 883 habitants, 3ème ville du Val-de-Marne par sa population, 61ème ville de France, 1ère par l'étendue de ses espaces verts, Champigny sur Marne offre un cadre de vie attractif. Elle est en plein renouveau urbain (nouveau centre-ville, programme ANRU), démographique et économique grâce à l'arrivée du Grand Paris Express (2 gares) et a pour ambition de devenir un territoire d'innovation éducative, culturelle et environnementale.

Votre mission :
Sous la responsabilité du responsable du pôle secrétariat, la secrétaire administrative ou le secrétaire administratif assure le suivi de l’exécution budgétaire, des Protocoles d’Accueil Individualisés (PAI des déclarations accidents enfants et établit les courriers pour l’inscription des enfants porteurs d’handicap. Elle ou il participe à l’accueil téléphonique du service par demi-journée avec l’agente référente ou l’agent référent animateurs vacataires .

Vos activités :
➢ Suivi de l’exécution budgétaire du service (budget de fonctionnement de 500.000 € environ)
Elle ou il enregistre les fiches tierces, établie les bon de commandes, certifie les factures et réalise le suivi.
➢ Accueil téléphonique et physique au secrétariat,
Par demi-journée, en binôme avec la secrétaire référente ou le secrétaire référent RH animateurs non permanents réception, filtrage, transmission des appels téléphoniques et des courriels du service.
➢ Gestion des inscriptions et suivi des présences enfants
L’agente ou l’agent réceptionne et vérifie les dossiers d’inscription des enfants, transmets les listings des non-inscrits au Service prestations aux familles. Elle ou il saisit les effectifs enfants chaque semaine, enregistre et transmet les PAI aux centres.
Elle ou il assure les déclarations accident enfant en lien avec le service concerné.

Activités secondaires
➢ Assurer la continuité de la mission de la secrétaire référente ou du secrétaire référent RH animateurs non permanents et/ou de l’assistante de direction, responsable du pôle secrétariat en leur absence, notamment sur les priorités (Gestion des arrêtés de recrutement des vacataires, gestion des états de vacations, suivi des bilans de stage du personnel permanent, en lien avec les DS,
suivi du tableau des absences en lien avec les services concernes, frappe de courriers pour les besoins de la Direction. Suivi des besoins du secrétariat en petit matériel de bureau.

A savoir sur ce poste :
➢ Temps de travail hebdomadaire : 36h30
➢ Des perspectives d’évolution de carrière : une politique de formation particulièrement active valorisant le développement des compétences tout au long de sa carrière et une politique de mobilité active favorisant les parcours professionnels

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

➢ Connaissance des logiciels bureautiques indispensable (Word, Excel, Outlook..).
➢ Expérience dans le domaine du secrétariat appréciée
➢ Aisance relationnelle et rédactionnelle
➢ Expression orale et écrite de qualité
➢ Sens de l’organisation et des priorités.
➢ Capacité de compréhension et d’assimilation
➢ Sens du service public
➢ Savoir travailler en équipe

Envoyez dès maintenant CV et lettre de motivation à l'attention de Monsieur le Maire,
par mail à l'adresse : service.recrutement@mairie-champigny94.fr
Mairie, 14 rue Louis Talamoni
94507 CHAMPIGNY SUR MARNE CEDEX

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.