Gestionnaire des assemblées

Rattaché.e à la Direction du Conseil et des Affaires Juridiques et sous l’autorité du directeur du conseil et des affaires juridiques, vous êtes chargé.e de la gestion et du suivi du Conseil municipal.

Vous êtes garant.e de l'exécution et du suivi des procédures et décisions administratives pour la préparation des assemblées délibérantes. En lien avec votre direction, vous devez planifier les dates de conseils en fonction du calendrier général de la collectivité et diffuser ces dates aux services et au public. Vous recevez les questions inscrites à l’ordre du jour du Conseil Municipal (CM) émises par les services et suivez la rédaction et l’adoption des délibérations inscrites à l’ordre du jour à l’aide du logiciel AIRSDELIB. Vous assurez la transmission des dossiers au Bureau Municipal, aux commissions et ainsi qu’au Conseil Municipal dans les délais règlementaires.

Après le conseil municipal, vous gérez les dossiers en les envoyant au contrôle de légalité en préfecture, suivez les dossiers administratifs, obtienez les signatures des avenants, conventions et contrats, et répartissez les dossiers aux services concernés. Vous rédigez les procès-verbaux et assurez la mise en ligne et le suivi des conseils municipaux sur le site de la ville et l'Intranet, incluant les exposés, délibérations, ordre du jour et procès-verbaux. 

Vous assurez également :

le traitement des actes administratifs de la collectivité (décisions, arrêtés, délibérations)
la réception, traitement, rédaction, relecture et correction voire remaniement des actes administratifs de la collectivité
la télétransmission des actes en Préfecture
l’archivage informatique et physique des actes
la tenue des registres et des sommaires des actes
la publication des actes sur le site Internet de la ville
la publication de contenus dans l'intranet
la transmission et communication des actes aux services
l’administration du logiciel métier AirsDelib
la gestion les droits des utilisateurs, les modèles, le workflow et la validation des documents.
la gestion de l'interface avec la DSI et l'éditeur du logiciel
l'ouverture, la gestion et l'archivage des séances

En complément, vous serez chargé.e de l’affichage administratif en lien avec vos missions, de la réception des appels téléphoniques, de la tenue du registre des recueils des actes administratifs, ainsi que du tri, du classement et de l’archivage des documents et des délibérations. Vous devez aussi faire preuve de polyvalence dans le service en fonction des besoins, tels que trier, enregistrer et répartir le courrier entrant par service ou direction, suivre les décisions et arrêtés du maire, et gérer le Bureau Municipal.

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

Maîtriser les techniques de secrétariat.
Utiliser les progiciels de gestion et les logiciels de bureautique
Capacité à s’exprimer clairement et à reformuler une demande 
Capacité d'adaptation face à la diversité du public rencontré
Bonnes connaissances du fonctionnement de la collectivité
Élaborer des dossiers relatifs aux délibérations, décisions, et assurances.
Suivre les processus d’élaboration et de validation des délibérations, décisions, et assurances.
Gérer et actualiser une base d'informations.
Vérifier la validité des informations traitées.

Connaissances de l’administration générale
Connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale
Sens de l'organisation, du travail en autonomie
Très bonne qualités rédactionnelles
Expérience réussie dans un poste similaire.

Cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux
Poste permanent à temps complet (37h30) + participation aux Conseils municipaux en soirée, environ une fois par mois
Lieu de travail : 2 rue de la Commune de Paris - 93300 Aubervilliers
Discrétion professionnelle et obligation de réserve

Envoyer votre CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
sur le lien suivant :

https://aubervilliers.gestmax.fr/qrcode.php?z=https%3A%2F%2Faubervilliers.gestmax.fr%2Fapply%2F1011%2F5

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.