Assistant(e) de Direction

Le CHU de Nîmes : un acteur clé de la santé en Occitanie

Le Centre Hospitalier Universitaire de Nîmes est un établissement public de santé engagé au service de la population du Gard et des départements voisins. Il incarne un projet médico-scientifique ambitieux, alliant excellence clinique, innovation et formation pour répondre aux enjeux de santé publique.

Une structure d'envergure, avec plus de 2 000 lits et 7 300 professionnels (dont 1 397 médecins, internes et étudiants), le CHU de Nîmes est un pôle de référence en matière de prise en charge médicale et chirurgicale.

Il s'appuie sur trois sites :
• Le Campus hospitalo-universitaire Carémeau (site principal)
• Le Centre de gérontologie de Serre Cavalier
• L' Hôpital Universitaire de Réadaptation, Rééducation et Addictologie du Grau-du-Roi

Des missions au cœur de la santé publique, le CHU de Nîmes remplit quatre missions fondamentales : soins, enseignement, recherche et prévention. Il couvre toutes les spécialités médicales et chirurgicales, avec une attention particulière portée à l'accès aux soins pour tous et à la lutte contre les inégalités sociales et territoriales.

Assurer l’ensemble des activités de secrétariat et d’assistance administrative nécessaires au fonctionnement de la direction de l'Offre de Soins, en contribuant à la fluidité de son organisation, à la circulation de l’information et à la coordination des interlocuteurs internes et externes.

Assurer le secrétariat et l’assistance administrative de la direction :

• Assurer l’accueil téléphonique et, le cas échéant, l’accueil physique des interlocuteurs
• Réceptionner, filtrer et orienter les appels et demandes vers les interlocuteurs concernés
• Assurer la gestion de l’agenda du directeur et, le cas échéant, de ses collaborateurs, en articulation avec les autres secrétariats de direction
• Organiser les rendez-vous et les déplacements
• Organiser et préparer les réunions internes et externes : convocations, réservation de salles, prestations, ordres du jour, constitution et diffusion des dossiers
• Assurer le suivi administratif des réunions, notamment la rédaction et la diffusion des comptes rendus ou relevés de conclusions
• Assurer la mise en forme, la diffusion, le classement et l’archivage des documents produits par la direction
• Assurer le traitement et la mise en forme des courriers, notes, rapports, diaporamas, tableaux et différents supports de travail
• Organiser et assurer la circulation de l’information auprès des interlocuteurs concernés
• Assurer la gestion des fournitures et des besoins matériels du secrétariat.

Contribuer au fonctionnement administratif de la direction :

• Assurer le secrétariat lié aux dossiers relevant des missions de la direction
• Préparer et mettre en forme les documents nécessaires aux réunions et instances de travail
• Assurer le suivi administratif et la traçabilité des échanges et des dossiers
• Contribuer à la diffusion des informations auprès des interlocuteurs concernés
• Assurer le suivi administratif de certains dispositifs relevant directement de la direction
• Assurer la saisie et le suivi administratif des enquêtes institutionnelles

Assurer la coordination administrative et le suivi transversal :

• Constituer et actualiser les dossiers nécessaires aux réunions et rendez-vous
• Assurer le suivi des échéances administratives et contribuer à la bonne circulation des informations
• Collaborer avec les services de la DRH pour le suivi administratif des professionnels relevant de la direction : carrières, contrats, plannings, congés, évaluations, etc.
• Participer à la mise en œuvre et à l’actualisation des outils de classement et d’archivage, notamment numériques
• Assurer la continuité du secrétariat en lien avec les autres secrétariats des directions et services concernés
• Contribuer à toute mission administrative nécessaire au bon fonctionnement de la direction, dans le respect du périmètre de responsabilité défini par la hiérarchie

• Temps de travail : 7h40
• Amplitude horaire indicative : 8h30 – 17h00
• Activité nécessitant disponibilité, réactivité et capacité à répondre à des sollicitations variées
• Travail en transversalité avec de nombreux interlocuteurs internes et externes
• Organisation du travail en binôme avec un autre secrétariat de direction

• Bac+2 minimum – BTS Assistante de direction ou équivalent
• Bonne maîtrise des outils informatiques et des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, etc.)
• Maîtrise des techniques de secrétariat
• Discrétion et respect du secret professionnel
• Rigueur, méthode et sens de l’organisation
• Capacités rédactionnelles
• Expérience antérieure en secrétariat de direction
• Connaissance des outils métiers du CHU (AGILETIME notamment)
• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement d’un établissement public de santé

Savoir-faire et savoir être :

• Maîtrise des techniques de secrétariat et d’assistance de direction
• Maîtrise des outils bureautiques et capacité à utiliser différents outils métiers
• Excellentes capacités rédactionnelles et maîtrise de l’orthographe
• Sens de l’organisation, rigueur et méthode
• Capacité à prioriser et à gérer simultanément plusieurs dossiers et sollicitations
• Capacité d’adaptation et polyvalence
• Réactivité et disponibilité
• Aisance relationnelle et facilité d’expression associées à une bonne présentation
• Capacité à travailler en équipe et en transversalité
• Autonomie dans l’organisation du travail
• Discrétion, respect du secret professionnel et de la confidentialité
• Sens du service et qualité de la relation avec les interlocuteurs internes et externes

Connaissances associées :

• Organisation et fonctionnement du CHU
• Environnement hospitalier et institutionnel
• Techniques de secrétariat et d’assistance de direction
• Techniques de classement et d’archivage
• Techniques d’accueil physique et téléphonique
• Outils de communication
• Connaissance de l’organisation de l’offre de soins et/ou des parcours patients appréciée