Secrétaire H/F

Le secrétariat général du Gouvernement (SGG) est un organisme administratif chargé d'assurer le bon fonctionnement et la régularité de l'action gouvernementale dont les missions peuvent se décomposer en quatre rubriques :

- L'organisation du travail gouvernemental et le respect des règles de procédures ;

- Le conseil juridique du Gouvernement ;

- La formation d'un nouveau Gouvernement ;

- La supervision des services du Premier ministre.

Au sein du secrétariat général du Gouvernement, le pôle des chargés de missions assure la coordination interministérielle dans les matières relevant de leur compétence.

Il supervise la préparation des textes inscrits à l’ordre du jour du conseil des ministres.

Il veille à la qualité et à la sécurité juridique des décisions et des textes soumis à la signature du Premier ministre.

Il a, à ce titre, pour rôle d’organiser le travail interministériel, de suivre la préparation, la validation politique, l’adoption et la mise en œuvre concrète des textes présentés en conseil des ministres, ainsi que de l’ensemble des textes présentés à la signature du Premier ministre.

Le suivi des différents secteurs de l’activité gouvernementale par le SGG est réparti en neuf pôles thématiques. Neuf chargés de mission et huit chargés de mission adjoints assurent ces missions dans leur domaine de compétence, en lien avec le cabinet du Premier ministre. Un chargé de mission supplémentaire, généraliste, est chargé des questions transversales et vient en appui aux pôles dont la charge de travail le justifie.

Les chargés de mission s’appuient sur deux équipes de secrétaires. Chacune de ces équipes, composée de quatre et cinq secrétaires, assure le secrétariat de quatre pôles thématiques.

Les missions du ou de la titulaire du poste sont :

·         La tenue des agendas des chargés de mission et de leurs adjoints ;

·         Le suivi des messageries de chaque pôle de chargés de mission et la diffusion des mails, notamment pour l’organisation de rendez-vous ou de réunions interministérielles ;

·         La gestion de l’information, du classement et de l’archivage ;

·         L’accueil téléphonique ;

·         L’organisation des réunions interministérielles en présentiel ou en distanciel ainsi que la préparation et la diffusion des dossiers et documents aux différents interlocuteurs concernés (convocations, comptes rendus, notes…) ;

·         La mise en œuvre des procédures et du formalisme imposé ;

·         Le travail de recherche et de vérification des documents avant transmission aux interlocuteurs identifiés.

Travail en brigade sur la base de 36h30 hebdomadaires.

Disponibilité demandée.

Télétravail possible dans la limite de deux jours par semaine et sous réserve des nécessités du service.

Savoirs :

         Expérience de 3 ans a minima en administration centrale ;

         Méthodes et normes de gestion de l’information ;

         Techniques d’organisation ;

         Maitrise des outils bureautiques et collaboratifs (Word, Outlook, Internet, Excel, …) ;

         Compétences rédactionnelles.

Savoir-faire :

        Mettre en forme un document ;

        Organiser une réunion ;

        Prioriser ;   

        Rechercher des données et des informations ;

        Exploiter et diffuser des informations en respectant leur caractère confidentiel ;

        Travailler en équipe.

Savoir-être :

           Sens de l’organisation ;

           Curiosité intellectuelle ;

           Réactivité ;

           Capacité à gérer les pics d’activité ;

      Sens de l’initiative et des responsabilités.