Secrétaire administratif

Le service gestionnaire financier du SPIP 13 assure, sous l’autorité de l’Attaché, la gestion du budget alloué au SPIP13 (2 300 000,00M€), met en œuvre la politique d achats de l’administration pénitentiaire et constitue l’interface entre les différents acteurs de la chaîne de la dépense - services prescripteurs (antennes), Centre de services partagés (CSP) du secrétariat général, service facturier du ministère.

Le service est composé de trois agents dont le secrétaire administratif responsable du service.

Composition et effectifs du service : Trois agents dont le secrétaire administratif est le responsable du service

Votre hiérarchie : DFSPIP et son adjoint, Attaché d’Administration

Vos interlocuteurs métiers : DISP : DBF (service Fac, marchés publics…), DAEB du Secrétariat général

Sous la responsabilité du responsable de la gestion budgétaire, le titulaire du poste a en particulier en charge les acticités suivantes :

-            Participation à l'élaboration du budget prévisionnel de l'année N+ 1, au dialogue de gestion avec les autorités de tutelle et à la répartition du budget opérationnel par antenne (collecte et vérification des prévisions des consommations de crédits) ;

-           Participation à la politique d'achats inscrite dans le respect du cadre réglementaire (application des marchés publics) et des plans d'économies structurelle ;

-           Exécution de la dotation budgétaire allouée au Siège et aux antennes et proposition de réajustements des ventilations budgétaires ;

-           Collecte et contrôle de la régularité budgétaire à l’aide des tableaux de suivi locaux et des restitutions Chorus ;

-           Création et validation des demandes d’achat (DA), vérification des imputations budgétaires et de la validation des services faits pour mise en paiement ;

-           Suivi de l’exécution budgétaire du fonctionnement courant, marchés publics : analyse de la consommation et des besoins (suivi comptable des engagements juridiques, traitement des factures, vérification de la disponibilité des crédits – vérification des dépenses dans Chorus Formulaire et Chorus Cœur avec analyse des restitutions budgétaires) ; 

-           Contrôle de cohérence régulier (demande des écritures correctrices, création et gestion des tiers fournisseurs, traitement des charges à payer, intérêts moratoires, vérification des engagements marchés) ;

-           Contrôle quotidien des dépôts de factures sur Chorus ;

-           Contrôle de la gestion des parcs spécifiques : parc automobile (kilométrage, sinistres, contraventions), dotations bureautiques (téléphones et PC portables) ;

-           Soutien technique des Antennes dans la mise en œuvre de la politique d'achats ;

-            Pilotage des travaux d’intendance : saisine des prestataires de la maintenance des bâtiments et équipements, suivi des marchés travaux Préfecture ;

-           Participation aux actions liées au développement durable

-           Gestion des états de frais de déplacement

-           Participation aux réunions et groupes de travail institutionnels, …

-           Rédaction de projets, notes et courriers 

-           Encadrement et management des adjoints administratifs placés sous son autorité.

Connaissances :

• Nomenclature budgétaire
• Règles comptables
• Maîtrise des logiciels bureautiques
• Management d’une équipe

Savoir être :

• Qualités relationnelles
• Capacités de communication
• Qualités de pédagogie
• Rigueur
• Sens de l'organisation

Savoir-faire :

• Capacité d’analyse, de synthèse et de rédaction
• Sens du travail en équipe, à l’ écoute
• Réactivité

Organisation de travail : charte de temps en vigueur (plages fixes : 10H00-12H00  14H00-17H00) ; possibilité de télétravail

Restauration : pas de restaurant administratif ; moyens de restauration à proximité (centre-ville de Marseille)

Accessibilité en transport / Parking : pas de parking réservé aux personnels ; proximité immédiate du métro et du tram .

Groupe RIFSEP : 2