Adjoint administratif principal 2ème classe hospitalier en Foyer d'accueil d'urgence

Secrétariat

 -        Réaliser le traitement administratif de tous types de courriers ou dossiers (frappe, mise en forme…).

-        Assurer le secrétariat de la direction, des chefs de service, de l’équipe médico-psychologique, des groupes éducatifs.

-        Assurer la gestion administrative des dossiers des enfants de leur création à l’archivage.

-        Mise à jour dans l’arborescence et  OCEALIA de tous documents du dossier administratif de l’enfant

-        Suivre la documentation et effectuer le tri, le classement et l’archivage des revues, livres, catalogue de formation, etc...

-        Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus.

-        Effectuer la réception, le tri, la distribution et l’affranchissement et l’envoi du courrier avec scan et enregistrement informatique arborescence et/ou océalia si besoin.

-         Gestion des mails depuis messagerie OUTLOOK : boite personnel – FDE entrant ou sortant avec diffusion - scan – renommer et classement arborescence et/ou Océalia

-        Gérer la reprographie.

-        Effectuer des transports divers (Enfants, CD, DRH, SMMR…).

-        Diffusion courriers en interne vers le Conseil départemental (bureau du courrier ou DRH)

-        Travailler en partenariat avec les membres de l’équipe (relais en cas d’absence d’une).

-        Participer à la continuité de service.

Contribution aux activités de la Direction

 -        Gérer et organiser les agendas

-        Gestion du calendrier Outlook FDE et diffusion aux agents

-        Gestion et diffusion des plannings d’Astreintes Cadres

-        Suivre la planification et garantir l’organisation logistique des réunions (salle, matériel…).

-        Organiser et coordonner la circulation et la transmission des informations au sein du FDE.

-        Participer au recueil et à l’exploitation des données concernant les enfants accueillis (statistiques, tableaux de bord…).

-        Préparer les dossiers examinés dans les commissions et instances et assurer leur suivi (bilans, synthèses…).

-        Suivre les dossiers spécifiques : Commission de surveillance, projet de service, comité de pilotage en fonction des dossiers en cours.

-        Recueillir régulièrement les informations actualisées pour les diffuser à l’ensemble des agents du FDE.