Secrétaire pédagogique

Pluridisciplinaire hors santé, l’université de Toulon propose plus d’une centaine de formations, à vocation générale ou professionnelle, dans des champs multiples. Elles permettent d’accueillir chaque année, sur 3 campus (Toulon, La Garde et Draguignan), plus de 10 500 étudiants aux profils variés dans un environnement à taille humaine mettant la priorité sur l’accompagnement, la réussite et les relations avec les acteurs socio-économiques du territoire. La politique scientifique de l’université intègre la nécessité de maintenir un adossement recherche de qualité à l’ensemble des formations. Forte de plus de 1000 collaborateurs dont 514 personnels BIATSS, l’université de Toulon est liée par un contrat d’association avec Aix-Marseille Université qui favorise son autonomie, son rayonnement et le portage de projets partagés d’intérêt commun. L’université de Toulon déploie sa stratégie de développement autour d’un axe identitaire, « Sociétés méditerranéennes et sciences de la mer », en prenant appui sur trois pôles thématiques : « Echanges et sociétés en Méditerranée », « Information, numérique et prévention », « Mer, environnement et développement durable ».

Au sein d'une équipe expérimentée de 3 personnes, et sous la responsabilité de la cheffe du pôle scolarité de la direction administrative de site, le secrétaire pédagogique est en charge de la gestion pédagogique d'un portefeuille de diplômes de formation initiale ou en alternance pour l'UFR Ingémédia. Il informe et oriente les usagers dans leurs démarches. Il assure le suivi des dossiers pédagogiques des étudiants dont il a la charge, de la phase d'inscription pédagogique à la phase de validation des notes et des diplômes. Ce poste comprend également des missions transverses à la composante, essentielles pour son bon fonctionnement.
Activités principales :
gestion pédagogique
Assurer l'accueil physique, téléphonique, l'information et l'orientation des étudiants.
Être l'interface entre les étudiants et les enseignants.
Diffuser les informations relatives aux cursus, formations et à la vie étudiante.
Réaliser les inscriptions pédagogiques.
Assurer le suivi des aménagements d'études et d'examens.
Gérer les demandes d'attestations, relevés et documents administratifs.
Participer à la gestion des groupes d'étudiants dans l'application Hyperplanning.
Suivre et contrôle de recevabilité des dossiers de candidature 
Organiser les commissions pédagogiques d'accès aux formations, préparer les dossiers uniques d'admission et éditer les PV.
Suivre les états de présences des étudiants et les commissions d’assiduité.
Collaborer à l'organisation des examens.
Organiser les jurys de résultats et de délivrance du diplôme.
Saisir les notes, éditer les PV de jurys.
Afficher les résultats et éditer les relevés de note.
Participer au suivi pédagogique des étudiants via la gestion des conventions de stage, la réception des mémoires, l'organisation de soutenances, l’élaboration de contrats pédagogiques etc.
Assurer la traçabilité et l'archivage des dossiers.
Missions transverses à l’UFR Ingémédia
Préparation et mise à jour des maquettes ; Contribution à l’élaboration de l’offre de formation et des règlements d’examens de la composante : vérification des modalités de contrôle, proposition de liens de correspondances, vérification des nouvelles maquettes
Gestion et vérification des dossiers d'admission des étudiants internationaux sous convention et des dossiers d'inscription administrative à l'université de ces étudiants internationaux ; Gestion de la campagne Campus France ; Bourse d’Excellence : gestion des demandes des étudiants, orientation des demandes vers les enseignants responsables
Préparation/élaboration de l’ensemble des PV d’admission de la composante (niveau L et M), convocation des membres ; Préparation du calendrier des accès en collaboration avec le bureau des Admissions
Référent VAE
Élaboration des propositions d’arrêtés des membres de jurys et de commissions pédagogiques pour toutes les formations de l’UFR
Collaboration à l’élaboration du calendrier universitaire de la composante

Assurer un appui à l'événementiel 

Pics d'activité prévisibles et réguliers; travail en open space

Des références en matière d'accueil du public, d'utilisation de règlementations, de capacité à travailler en équipe sont nécessaires. Une connaissance préalable du milieu universitaire et des applications utilisées (Apogée, Hyperplanning, ESUP Stage) est un plus.

Connaissances :

• Techniques de gestion administrative et de secrétariat

• Fonctionnement administratif universitaire

• Réglementation encadrant le suivi du cursus d'un étudiant (examens, admissions, stages, dispositifs

d'accompagnement)

• Organisation et missions d'un Etablissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP)

Compétences opérationnelles :

• Accueillir les populations concernées

• Respecter les procédures et la réglementation applicable au domaine formation

• Maîtriser les logiciels bureautiques courants (pack office)

• Maîtriser Apogée (Domaines Inscriptions pédagogiques et Résultats) et Hyperplanning

• Maîtriser les outils de communication (intranet, internet, mail, plateforme d’apprentissage MOODLE)

• Analyser, hiérarchiser et gérer les demandes d'information

• Travailler en équipe

• Rendre-compte et communiquer avec sa hiérarchie

Compétences comportementales :

• Rigueur

• Autonomie

• Disponibilité

• Sens du service public

Catégorie et corps : C - Adjoint

Emploi-type REFERENS III : Adjoint-e en gestion administrative - J5X41

Structure d'affectation et localisation : DAS PI – Campus de Toulon

Hygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jour

Emploi côté RIFSEEP groupe 2 du corps des ATRF

Rémunération nette mensuelle avant prélèvement à la source pour CDD : 1575 €

Les agents de l'université de Toulon bénéficient d'une mutuelle employeur (contrat d'adhésion obligatoire de protection sociale complémentaire en santé) avec participation financière de l’université.

Date de prise de fonctions souhaitée : 29/03/2027

Date de fin de contrat pour les agents contractuels : 31/08/2027 avec possibilité de renouvellement