Secrétaire général de mairie
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Vos missions en quelques mots
Sous le contrôle du Maire, réalise, seul, l’ensemble des opérations suivantes relevant de la compétence de la commune : état civil, urbanisme, marchés publics, comptabilité, gestion des ressources humaines, élections, conseil municipal, gestion des courriers, facturation eau.
Conseil aux élus.
Accueil et information des usagers.
Appui aux activités des agents techniques.
- Accueil
Renseigner les usagers
Recueillir des documents et les transmettre à différents services
Prendre des rendez-vous
- Communication
Faire vivre le site internet et l’application PanneauPocket
- Secrétariat
Rédiger des courriers et des mails, répondre au téléphone
Rédiger des actes (délibérations et arrêtés)
Elaboration et gestion des marchés publics
- Conseil municipal
Rédiger les convocations
Participer au conseil
Rédiger les compte-rendu
-Elections
Tenir à jour les listes électorales
Organiser matériellement et administrativement le bureau de vote
Respecter les procédures liées aux scrutins (dépouillement)
Etablir les liens nécessaires avec l’INSEE pour la mise à jour des listes électorales
-Tenue de l’Etat Civil / population
Rédiger les actes d’état civil
Tenir les registres d’état civil
Effectuer le recensement militaire
Renseigner le fichier SNe concernant les demandes de logements sociaux
Transmettre les actes à l’INSEE et aux différentes institutions
-Comptabilité / Gestion financière
Participer à l’élaboration du budget
Établir des mandats et des titres
Elaborer et suivre le budget et préparer des Décisions Modificatives
Déclarer la TVA et FCTVA
-Gestion des Ressources Humaines
Etablir les salaires
Suivre les dossiers des agents
Inscrire les agents aux formations
- Etablir le rôle d’eau
-Assurer l’assistance et le conseil aux élus
Elaborer et mettre en œuvre les décisions du conseil municipal
Conseiller les élus et alerter sur les risques administratifs et juridiques
- Urbanisme
Enregistrer les demandes de PC CU DP
Envoyer les dossiers aux différents organismes ( service urbanisme CCUR, préfecture, notaires,…)
Profil recherché
- SAVOIRS :
- connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation ;
- connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d'état civil et d'urbanisme ;
- connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats ;
- connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs ;
- connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics.
- SAVOIR FAIRE :
- respecter les délais réglementaires ;
- savoir gérer la polyvalence et les priorités ;
- vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ;
- préparer les dossiers de mandatement, des dépenses et recettes, des demandes et justifications de subventions et des déclarations financières ;
- préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du maire et les actes d'état civil ;
- élaborer et animer un dispositif d'accueil de la population ;
- contrôler et évaluer les actions des services ;
- piloter, suivre et contrôler les activités des agents.
- SAVOIR ETRE :
Capacité d’analyse et de synthèse.
Rigueur et organisation.
Esprit d’initiative et de décision.
Autonomie.
Sens de la relation humaine.
Écoute, empathie, discrétion.