Gestionnaire technique, administratif et exploitation de la cité administrative

Groupe RIFSEEP : 1

Le ou la gestionnaire technique, administratif(ve) et exploitation de la cité administrative assure, en lien fonctionnel avec le ou la chargé/e de site, l’exploitation quotidienne du site, la mise en œuvre des prestations techniques, logistiques nécessaires et la gestion administrative de son domaine d’activité qu’induit la gestion de la cité administrative.
Il ou elle contribue à la continuité de fonctionnement de la cité et assure la coordination administrative entre les occupants, le SGCD et les prestataires.

Il ou elle est sous la responsabilité fonctionnelle du chargé de site et de gestion de la cité administrative ; ce dernier assurant les missions de pilotage des besoins de la cité administrative en matière d’immobilier, de maintenance et de travaux. Il anime de manière fonctionnelle l’intervention du gestionnaire.
 Activités principales :
 
Exploitation quotidienne :
- Assurer une présence opérationnelle sur le site.
- Recueillir, enregistrer et qualifier les demandes des services occupants.
- Orienter les demandes techniques et immobilières vers le chargé de site.
- Assurer le suivi des demandes jusqu’à leur clôture.
- Informer les occupants des interventions programmées.
 
Suivi des interventions :
- Programmer la maintenance externalisée.
- Organiser matériellement l’accès des entreprises au site.
- Accompagner les prestataires de maintenance.
- Vérifier la réalisation matérielle des interventions.
- Programmer et suivre la vérification préventive des installations de sécurité telles qu’éclairage de sécurité, alarme incendie, etc.
- Programmer et suivre les vérifications périodiques des installations par organisme agréé.
- Signaler au chargé de site et son autorité hiérarchique toutes anomalies.
- Mettre à jour le tableau de suivi des interventions et conserver les éléments de traçabilité.
- Participer au suivi des opérations de maintenance courante.
 
Logistique :
- Gérer les demandes de la DDT en matière de mobiliers et d'équipements en lien avec le service compétent du SGCD.
- Organiser les mouvements et participer aux déménagements internes avec la DDT en lien avec le chef de pôle technique.
- Suivre la signalétique pour les parties communes.
- Organiser les interventions logistiques nécessaires en lien avec le chef de pôle technique.
- Intervenir en renfort de l’équipe technique sur tous les sites gérés par le SGCD.
- Participation aux astreintes techniques.

Gestion des accès et de la sûreté :
- Participer à la gestion des badges et droits d'accès selon les procédures établies.
- Tenir les tableaux de suivi des droits d’accès et leurs mises à jour (activation/désactivation).
- Signaler les anomalies relatives au contrôle d'accès (perte, casse, dysfonctionnements) et participer à leur résolution.
- Participer à l'application des procédures de sûreté définies par les services.
- Déneiger et sécuriser (verglas) les accès des bâtiments de la cité administrative.

Régime horaire à 38h30 hebdomadaire générant 27 CA et 18 RTT
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :
- présence physique très régulière nécessaire sur le site ;
- déplacements fréquents dans les bâtiments de la cité administrative mais également les autres sites gérés par le SGCD au besoin ;
- contacts très réguliers avec les services occupants et les prestataires ;
- disponibilité ponctuelle en fonction des opérations exceptionnelles du site (déneigements, etc.).
- astreinte logistique et technique
Composition et effectifs du service :
Le SIDILA est composé de quatre pôles. Il est en charge du soutien logistique de l’ensemble des sites et de la gestion du patrimoine immobilier de l’État dans le département du Cantal.
Le service est composé de 17 agents répartis comme suit :
- encadrement : 1 chef(fe) de service, 1 adjoint(e) au chef(fe) de service
- pôle gestion du patrimoine immobilier : les missions sont assurées par la chefferie de service, qui pilote directement le pôle, le/la chargé(e) de site et le/la gestionnaire technique, administratif(ve) et exploitation de la cité administrative.
- pôle relations avec les usagers : 1 chef de pôle, 4 agents chargés d’accueil et d’information, et 1 gestionnaire des moyens généraux ;
- pôle de gestion du parc automobile : 1 chef de pôle et deux agents chargés de la gestion du parc automobile et chauffeurs ;
- pôle technique : 1 chef de pôle technique, deux agents de maintenance et 1 agent chargé de l’entretien

Gestion administrative du site :
- Assurer le suivi administratif courant de la cité.
- Tenir les tableaux de bord du site et les indicateurs de suivi.
- Actualiser les listes des services occupants.
- Participer au suivi des conventions, règlements et procédures internes.
- Préparer et participer aux réunions de gestion du site.
- Rédiger les comptes rendus et relevés de décisions.
- Organiser et classer les documents relatifs au bâtiment.
 
Suivi financier et achats :
En lien avec le chargé de site et le service interministériel départemental des achats et finances du SGCD :
- recueillir les expressions de besoins ;
- préparer les éléments nécessaires aux commandes ;
- suivre les prestations réalisées ;
- contribuer à la tenue du tableau de suivi des dépenses du site ;
- contribuer au suivi des marchés ;
 
Prévention et gestion de crise :
- Connaître les consignes de sécurité des services.
- Participer à l'organisation des exercices notamment incendie.
- Assurer l'alerte du chargé de site et de la hiérarchie en cas de problème.
 
Polyvalence avec le chargé de site :
Le ou la gestionnaire technique, administratif(ve) et exploitation de la cité administrative, en charge de la mise en œuvre et du suivi de la gestion de la cité administrative, doit être capable, en cas d'absence du chargé de site d’assurer les missions courantes qui lui incombent notamment :
- de réceptionner les demandes techniques et d'assurer leur traçabilité ;
- de contacter les prestataires selon les procédures établies ;
- de suivre les interventions urgentes ;
- d'alerter la hiérarchie ;
- de maintenir la continuité de fonctionnement du site.
Le pilotage et l’arbitrage des priorités relèvent de la chefferie de service.
 
Réciproquement, le/la chargé(e) de site assure une continuité des activités administratives, techniques et logistiques en cas d'absence du gestionnaire technique, administratif(ve) et exploitation de la cité administrative.
 
Votre environnement professionnel :
Le poste de gestionnaire technique, administratif(ve) et exploitation de la cité administrative est rattaché directement aux chefs du service interministériel départemental immobilier, logistique et accueil (SIDILA), composant le secrétariat général commun départemental (SGCD) du Cantal.
Le SGCD du Cantal est un service déconcentré interministériel en charge de la gestion des fonctions supports pour la préfecture, les sous-préfectures et les deux directions départementales interministérielles (DDT et DDETS-PP).
Le SIDILA assure la gestion du patrimoine immobilier et le suivi d'opérations d’aménagements, de gros entretien ou de réhabilitation dans le cadre des budgets d’investissement ou de fonctionnement gérés par le SGCD. Il assure une mission d’assistance technique aux services soutenus dans le domaine de l’exploitation et de la maintenance des bâtiments de l’État. Le service travaille en étroite collaboration avec le service des achats et des finances du SGC-D. L

Qui contacter ? 
Nathalie BOUDON, cheffe du service SIDILA :
nathalie.boudon@cantal.gouv.fr
04 71 46 23 70
Stéphanie CASSAN, adjointe à la cheffe de service SIDILA :
stephanie.cassan@cantal.gouv.fr
04 71 46 23 28

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :
- CV
- lettre de motivation
- formulaire de mobilité, téléchargeable avec le lien suivant :
https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Personnels du ministère de l’Intérieur :
Formulaire de mobilité obligatoire, avec avis hiérarchique et signature de l’agent en bas de page 3. Fournir les 3 derniers CREP.

Personnels externes :
Formulaire de mobilité obligatoire, avec avis hiérarchique et signature de l’agent en bas de page 3. Fournir les 3 derniers CREP.

Personnels contractuels :
Formulaire de mobilité obligatoire et signature de l’agent en bas de page 3. Avis hiérarchique facultatif.

Liaisons hiérarchiques :
N+1 : le/la cheffe de service et son adjoint(e)
N+2 : le Directeur du SGCD et son adjoint(e)
 
Liaisons fonctionnelles :
Le/la chargé(e) de site et de gestion de la cité administrative
Le chef du pôle logistique et technique du SGCD
Les services occupants de la cité administrative, les prestataires et les services du SGCD