Secrétaire administratif au Tribunal judiciaire de Versailles

Tribunal judiciaire de Versailles

3 place André Mignot

78000 VERSAILLES

Composition et effectifs du service :

Le tribunal judiciaire de Versailles (4 sites extérieurs compris) est composé de 295 fonctionnaires et 26 contractuels de catégorie B et C.

Les activités du service

• Accueil physique et téléphonique

• Boîtes mails

• Préparation de réunions

• Elaboration des documents administratifs

• Soutien logistique

• Courrier

Le secrétaire administratif a pour mission d’assister un responsable dans la gestion quotidienne de son travail et contribuer au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d’assistance technique.

Il assure des missions spécifiques dans un service particulier ou une mission d’assistance aux chefs de juridiction ou au directeur de greffe.

Les missions principales du poste sont les suivantes :

• Accueil physique et téléphonique et renseigner les différents interlocuteurs

• Gérer les agendas

• Gestion et traitement des messages de la boîte structurelle

• Elaboration de rapports, notes, courriers…

• Préparer les réunions dont la prise en charge des aspects logistiques (réservation de salles de réunions …)

• Elaborer des documents administratifs en respectant les règles des écrits professionnels

• Soutien logistique pour l’instruction des dossiers et la gestion administrative du service

• Procéder au classement et à l’archivage des documents et des dossiers

• Traitement et classement du courrier

• Photocopies de pièces de dossiers

Vos interlocuteurs métiers :

Les partenaires institutionnels (magistrats, fonctionnels, contractuels, officiers ministériels), les collaborateurs occasionnels du service public de la justice et les services de l’état et collectivités territoriales

 
Votre hiérarchie :

Le directeur des services de greffe judiciaires

Connaissances
• Circuits administratifs
• Organisation administrative et judiciaire
• Outils bureautiques
• Outils de communication
• Statut général de la fonction publique et statuts particuliers
• Techniques de communication écrite et orale

Savoir-être

• Avoir le sens de l’organisation
• Être à l’écoute, autonome et réactif
• Avoir le sens des relations humaines
• Faire preuve d’initiative et de discrétion professionnelle
• Savoir anticiper

Savoir-faire

• Maîtriser les nouvelles technologies
• Alimenter les tableaux de bord et statistiques
• Appliquer les textes législatifs et réglementaires
• Maîtriser les rédactions particulières à l’emploi
• Maîtriser les techniques d’accueil physique et téléphonique
• Organiser sa charge de travail
• Travailler en équipe

Restauration : Restaurant administratif à la cour d’appel de Versailles

Accessibilité en transport / Parking : Accessible uniquement en transports en commun

poste susceptible d'être vacant : 2

Groupe IFSE : 3

Durée d’affectation attendue sur le poste : 3   ans 

POSTE SOUMIS A ENTRETIEN PRÉALABLE :

Prendre attache avec les contacts mentionnés