Gestionnaire Administratif Et Budgetaire
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Vos missions en quelques mots
Au sein du département défense sureté sécurité, le ou la gestionnaire chargé(e) de l’appui administratif et budgétaire est placé sous l’autorité du chef de département et son adjoint.
Il / elle assure le secrétariat administratif du service et contribue à la gestion et au suivi budgétaire, représentant une enveloppe annuelle d’environ 6M€ en CP.
A ce titre, il/elle veille à la bonne organisation des activités du service, à la circulation de l’information et au suivi des dossiers administratifs. Il/elle participe également à la préparation, à l’exécution et au suivi des dépenses, en lien avec les acteurs de la chaîne budgétaire et comptable de l’UO SPSP.
Gestion administrative
• Rédiger, mettre en forme et relire les courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs.
• Préparer les dossiers nécessaires aux réunions et aux rendez-vous.
• Assurer la prise de notes et la rédaction des comptes rendus.
• Organiser le classement, l’archivage et la recherche des documents.
• Assurer le suivi des dossiers, des échéances et des demandes adressées au service.
• Mettre à jour les tableaux de suivi et les bases de données administratives.
• Veiller à la confidentialité des informations et à la bonne conservation des documents.
Gestion budgétaire et suivi de l’exécution des dépenses
• Participer à la programmation et au suivi de l’exécution budgétaire du département (environ 6M€ de CP)
• Assurer le suivi des AE et CP, en lien avec les services financiers et le responsable d’UO.
• Préparer et suivre les demandes d’achat, les engagements juridiques, les services faits et le traitement des factures.
• Exploiter les données issues de Chorus et actualiser les tableaux de suivi budgétaire.
• Vérifier la présence et la conformité formelle des pièces justificatives.
• Préparer les dossiers de dépenses pour validation par les personnes habilitées.
• Suivre les échéances de traitement des factures et signaler les retards.
• Classer et archiver les pièces administratives et financières.
• Contribuer à la préparation des comptes rendus de gestion et des travaux de fin de gestion.
• Assurer la transmission des documents au service financier ou comptable compétent.
Le – la contractuel(le) peut se voir confier toute mission utile par sa hiérarchie.
Profil recherché
Connaissances
Analyser une information, un document, une réglementation
Mettre en œuvre une règle, une norme, une procédure
Rédiger un acte administratif
Synthétiser des informations, des données, un document
Travailler en réseau
Savoir-être
Être rigoureux
Sens des relations humaines
Faire preuve de discrétion
Savoir-faire
Maitrise des applications de bureautique
Gestion budgétaire et comptable
Techniques de rédaction administrative
Expériences professionnelles antérieures souhaitées
Avoir travaillé dans le secteur de la gestion administrative et/ou budgétaire
Une maîtrise de Chorus et une expérience en administration centrale seraient un plus
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
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