Gestionnaire RH en charge de la formation des personnels et de la gestion des vacataires administratifs

Créé en 1948, Sciences Po Bordeaux est un établissement public de formation et de recherche en sciences humaines et sociales sélectif, pluridisciplinaire et international ; il fait partie des dix Instituts d'Études Politiques français. Associé par convention à l'université de Bordeaux, il est membre de la Conférence des Grandes Écoles et de la Convention de Coopération Territoriale de Nouvelle-Aquitaine.
Nos chiffres clés :
• 2200 à 2400 étudiants
• 66 enseignants permanents, 450 vacataires et plus de 100 personnels administratifs
• 16 500 m2 d'espace de travail, une bibliothèque sur deux niveaux
• 1 espace restauration Crous
• 2 unités mixtes de recherche
• 4 chaires d'enseignement
• 1 École doctorale Société, Politique, Santé publique

Missions du service :Le service des ressources humaines a pour mission d’élaborer et d’appliquer la politique RH de l’établissement. Le service des ressources humaines intervient sur divers sujets : recrutement, mobilité interne ou externe, gestion des emplois, formation, paie, dialogue social…

Enjeux du poste :Le/la gestionnaire RH en charge de la formation des personnels et de la gestion des vacataires administratifs et des stagiaires met en œuvre :

la politique de formation, au travers de l'élaboration du plan de formation, depuis le recueil des besoins jusqu'à l'évaluation des actions de formation (50%).
le processus de gestion et de paie pour la population des vacataires administratifs et la gestion des stagiaires (50%).
Activités principales du poste :

Gestion du personnel vacataire administratif et des stagiaires

·        Assurer la gestion administrative des contrats de travail des vacataires administratifs

·        Accompagner les services demandeurs de l’établissement autant que nécessaire

·        Contrôler les pièces transmises et l’employabilité des agents vacataires

·        Créer et mettre à jour les profils des vacataires dans le SIRH (Mangue)

·        Suivre les conventions de stage (élaboration, signature, archivage) en lien avec les stagiaires et acteurs concernés.

·        Préparer les dossiers des stagiaires gratifiés et suivre leur instruction en lien avec la Direction des affaires financières

·        Suivre l’évolution de la réglementation et des procédures

Paye

·        Saisir la paye des vacataires administratifs (200 agents environ)

·        Vérifier les paies a priori et a posteriori en lien avec l’agence comptable

Formation

·        Elaborer le plan de formation,

·        Suivre les demandes de formations (exploitation des entretiens professionnels, demandes spécifiques, évaluations)

·        Suivre le budget formation (mise en place, consommation).

·        Organiser la logistique des formations (réservations de salles, …)

·        Organiser et assurer le suivi de la campagne annuelle des entretiens professionnels annuels (lancement de la campagne, suivi des entretiens, conseil auprès des agents).

Activités transverses

·        Accompagner les différents interlocuteurs : vacataires, stagiaires, services demandeurs de l’établissement

·        Travailler en transversalité avec les différents services de l’IEP (agence comptable, direction…)

·        Être un appui auprès de la direction du service des ressources humaines

·        Assurer la mise à jour de l’ENT en lien avec le service communication

·        Réaliser les bilans et produire les statistiques liées missions du poste (alimentation tableaux de bord, RSU, …)

Compétences attendues

Connaissances techniques :

-        Mode fonctionnement des administrations publiques

-        Organisation de l’enseignement supérieur et de la recherche

-        Concepts et méthodes de la gestion des ressources humaines

-        Suivi budgétaire

Connaissances de la réglementation :

-        Textes législatifs, réglementation et procédures de gestion des personnels de la fonction publique

-        Règlementation relative à la formation et aux campagnes d’entretiens professionnels

Savoirs faire techniques :

-        Savoir analyser des données chiffrées, produire et alimenter des tableaux de bord

-        Maîtriser les logiciels bureautiques courants (Excel) et du SIRH en vigueur (Mangue, EVP…)

Compétences transversales :

-        Communiquer et travailler avec les interlocuteurs internes et externes

-        Techniques de rédaction administrative

-        Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

-        Travailler en équipe et en autonomie

-        Capacité à prendre des initiatives

-        Savoir rendre compte

-        Gestion de projet

·        Capacité d’écoute

·        Rigueur

·        Pédagogie

·        Sens de l’organisation

·        Disponibilité

·        Sens de la discrétion

·        Diplomatie

·        Réactivité