Chargé.e d'appui aux projets du pôle Développement et ingénierie

L’Agence du Service Civique est l’opérateur unique au service de l’engagement et de la mobilité européenne des jeunes. Constituée sous la forme d’un groupement d’intérêt public (GIP) en 2010, placée sous tutelle du ministère de l’Education nationale et de la Jeunesse, l’ASC assure la mise en oeuvre du Service Civique, de la déclinaison française du volet Jeunesse et Sport du programme européen Erasmus+ et du Corps Européen de Solidarité (CES). Elle veille à développer les synergies entre ces programmes.

Le Service Civique, instauré par la loi du 10 mars 2010, permet aux jeunes de 16 à 25 ans (jusqu’à 30 ans pour les personnes en situation de handicap) qui le souhaitent d’effectuer une mission d’intérêt général auprès d’organismes à but non lucratif ou de personnes morales de droit public en étant indemnisés par l’Etat. Sa finalité est de favoriser la mixité sociale et la cohésion nationale et de contribuer à «une société de l’engagement ». La mission de l’Agence est de mettre en oeuvre, d’animer et de promouvoir le Service Civique. Elle veille particulièrement à l'égal accès de tous les citoyens à cette opportunité de s'engager. Le Service Civique est un levier pour l’engagement de la jeunesse qui a également vocation à accompagner la mise en oeuvre de politiques publiques dans le cadre de missions d’intérêt général. Le Service Civique peut être effectué en France ou à l’étranger.

Sous la responsabilité de l’'équipe d’ encadrement du pôle Développement et Ingénierie, le/la chargé·e d’appui contribue au suivi administratif des actions conduites par le pôle en faveur des organismes d’accueil agréés au titre du Service Civique.
Dans une démarche collaborative et transversale, il/elle travaille en lien étroit avec les chargées de mission du pôle ainsi qu’ avec les équipes de l’Agence du Service Civique.

Le/la chargé·e d'appui assure un rôle de soutien administratif et opérationnel auprès des équipes du pôle. Il/elle contribue à la bonne réalisation des différentes procédures et au suivi des dossiers relevant de son périmètre d'intervention.
Par son action, il/elle participe à la fluidité du traitement des demandes des organismes d’accueil, à la fiabilisation des données et au respect des procédures, contribuant ainsi à garantir un accompagnement de qualité des structures accueillant des volontaires en Service Civique.

Encadrement (oui ou non) : non

Activités principales :
1. Assurer le suivi administratif des dossiers de réciprocité
• Examiner et contrôler les dossiers individuels déposés par les organismes d’accueil.
• Vérifier la complétude et la conformité des pièces justificatives transmises.
• Assurer le traitement et le suivi des dossiers dans l'outil Démarches numériques.
• Préparer et assurer la transmission des dossiers à l’Agence de services et de paiement (ASP).
• Veiller au respect des procédures et des délais de traitement.

2. Contribuer au suivi administratif du marché de Formation des organismes d’accueil
• Assurer le suivi administratif des prestations relevant du marché FOA.
• Préparer et éditer les documents administratifs nécessaires au suivi des prestations, notamment les demandes d’achat (DA).
• Assurer la transmission et le suivi des bons de commande (BDC).
• Participer au suivi de la validation du service fait (SF).

3. Participer au traitement et à l’analyse des données dans le cadre des appels à projets (AAP)
• Réceptionner et contrôler les données transmises par les organismes d’'accueil.
• Vérifier la complétude, la cohérence et la qualité des informations communiquées.
• Réaliser des extractions, tris, contrôles et analyses simples à l'aide d'Excel.
• Consolider et mettre en forme les données recueillies.

4. Assurer la gestion des boîtes aux lettres génériques du pôle
• Assurer la consultation régulière des deux boîtes aux lettres génériques.
• Identifier, qualifier et orienter les demandes vers les interlocuteurs compétents.
• Assurer le suivi des demandes et veiller au respect des délais de réponse.

Activités transversales :
Dans le cadre de ses missions, le/la chargé·e d’appui :
• contribue à la fiabilisation et à la mise à jour des outils et tableaux de suivi du pôle ;
• participe à la collecte, au classement et à l’archivage des documents administratifs ;
• contribue à la formalisation et à l’amélioration des procédures et outils.

Indiquez les compétences requises sur le poste ainsi que la lettre correspondant à la légende ci-dessous.
E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles solutions, former d’autres agents, être
référent dans le domaine.
M : Mettre en oe uvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le
résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d’un autre agent, savoir repérer
les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches,
connaissance du processus, global…)

Connaissances :
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et des outils collaboratifs. M
• Maîtrise d'Excel, notamment pour la gestion, le contrôle, la consolidation et l'analyse de données. M
• Bonne capacité à appliquer des procédures et à assurer le suivi rigoureux de dossiers administratifs. M

Savoir-être :
• Esprit d’équipe et goût du travail collaboratif.
• Qualités relationnelles et capacité à travailler avec des interlocuteurs variés.
• Discrétion et respect de la confidentialité des informations traitées.

Savoir-faire :
• Rigueur et sens de l'organisation.
• Attention portée à la fiabilité et à la qualité des données.
• Capacité à respecter les procédures
• Autonomie dans la réalisation des tâches confiées.

Profil :
• Titulaire d'un Bac+2, idéalement dans le domaine de la gestion administrative, de l'administration publique, de la gestion ou dans un
domaine similaire.
• Une première expérience professionnelle dans un poste de gestion administrative est souhaitée.

poste de catégorie B à pourvoir dans le cadre d'un CDD jusqu'au 31/12/2026