Chargé.e d'appui aux projets du pôle Développement et ingénierie

Il y a 2 jours
Paris, Île-de-France ASC Télétravail Temps plein

Vos missions en quelques mots

Sous la responsabilité de l’'équipe d’ encadrement du pôle Développement et Ingénierie, le/la chargé·e d’appui contribue au suivi administratif des actions conduites par le pôle en faveur des organismes d’accueil agréés au titre du Service Civique.
Dans une démarche collaborative et transversale, il/elle travaille en lien étroit avec les chargées de mission du pôle ainsi qu’ avec les équipes de l’Agence du Service Civique.


Le/la chargé·e d'appui assure un rôle de soutien administratif et opérationnel auprès des équipes du pôle. Il/elle contribue à la bonne réalisation des différentes procédures et au suivi des dossiers relevant de son périmètre d'intervention.
Par son action, il/elle participe à la fluidité du traitement des demandes des organismes d’accueil, à la fiabilisation des données et au respect des procédures, contribuant ainsi à garantir un accompagnement de qualité des structures accueillant des volontaires en Service Civique.


Encadrement (oui ou non) : non


Activités principales :
1. Assurer le suivi administratif des dossiers de réciprocité
• Examiner et contrôler les dossiers individuels déposés par les organismes d’accueil.
• Vérifier la complétude et la conformité des pièces justificatives transmises.
• Assurer le traitement et le suivi des dossiers dans l'outil Démarches numériques.
• Préparer et assurer la transmission des dossiers à l’Agence de services et de paiement (ASP).
• Veiller au respect des procédures et des délais de traitement.


2. Contribuer au suivi administratif du marché de Formation des organismes d’accueil
• Assurer le suivi administratif des prestations relevant du marché FOA.
• Préparer et éditer les documents administratifs nécessaires au suivi des prestations, notamment les demandes d’achat (DA).
• Assurer la transmission et le suivi des bons de commande (BDC).
• Participer au suivi de la validation du service fait (SF).


3. Participer au traitement et à l’analyse des données dans le cadre des appels à projets (AAP)
• Réceptionner et contrôler les données transmises par les organismes d’'accueil.
• Vérifier la complétude, la cohérence et la qualité des informations communiquées.
• Réaliser des extractions, tris, contrôles et analyses simples à l'aide d'Excel.
• Consolider et mettre en forme les données recueillies.


4. Assurer la gestion des boîtes aux lettres génériques du pôle
• Assurer la consultation régulière des deux boîtes aux lettres génériques.
• Identifier, qualifier et orienter les demandes vers les interlocuteurs compétents.
• Assurer le suivi des demandes et veiller au respect des délais de réponse.


Activités transversales :
Dans le cadre de ses missions, le/la chargé·e d’appui :
• contribue à la fiabilisation et à la mise à jour des outils et tableaux de suivi du pôle ;
• participe à la collecte, au classement et à l’archivage des documents administratifs ;
• contribue à la formalisation et à l’amélioration des procédures et outils.

Profil recherché

Indiquez les compétences requises sur le poste ainsi que la lettre correspondant à la légende ci-dessous.
E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles solutions, former d’autres agents, être
référent dans le domaine.
M : Mettre en oe uvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le
résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d’un autre agent, savoir repérer
les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches,
connaissance du processus, global…)


Connaissances :
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et des outils collaboratifs. M
• Maîtrise d'Excel, notamment pour la gestion, le contrôle, la consolidation et l'analyse de données. M
• Bonne capacité à appliquer des procédures et à assurer le suivi rigoureux de dossiers administratifs. M


Savoir-être :
• Esprit d’équipe et goût du travail collaboratif.
• Qualités relationnelles et capacité à travailler avec des interlocuteurs variés.
• Discrétion et respect de la confidentialité des informations traitées.


Savoir-faire :
• Rigueur et sens de l'organisation.
• Attention portée à la fiabilité et à la qualité des données.
• Capacité à respecter les procédures
• Autonomie dans la réalisation des tâches confiées.


Profil :
• Titulaire d'un Bac+2, idéalement dans le domaine de la gestion administrative, de l'administration publique, de la gestion ou dans un
domaine similaire.
• Une première expérience professionnelle dans un poste de gestion administrative est souhaitée.

Niveau d'études minimum requis

  • Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
  • Spécialisation Formations générales

Localisation

Localisation : 95 Avenue de France, 75013 Paris, France
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Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

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