Gestionnaire des indus et référent sur les régularisations hors paie F/H

La Direction des Ressources Humaines des ministères sociaux définit et met en oeuvre les politiques de gestion individuelle et collective des personnels. Elle organise et développe les relations sociales avec le personnel et ses représentants, et assure le respect des droits et des obligations des agents.

Elle prévoit et accompagne le développement des compétences des personnels nécessaires à l'exercice des missions des MSO. Elle développe les actions en faveur de la qualité de vie au travail. Elle assiste le secrétariat général dans la gestion personnalisée des cadres dirigeants et supérieurs.

Le service du pilotage et de la gestion des ressources humaines (SPGRH) est l'un des deux services composant la DRH des MSo. Le SPGRH, assure notamment les processus en matière de gestion de la rémunération et de gestion individuelle et collective des carrières des personnels relevant des MSo. Il accompagne également la politique de développement des systèmes d'information de gestion et de dématérialisation en lien avec la gestion administrative et la rémunération. Le service vient en appui des services RH de proximité en matière de gestion administrative et paie. Il assure également l'alimentation des comptes individuels de retraite (CIR) et le traitement des dossiers de pension, en lien avec le Service des Retraites de l'Etat.

Le poste proposé est vacant au sein du bureau des opérations hors paye et du pilotage indemnitaire
(BOHPPI) qui relève de la sous-direction du pilotage, qualité et systèmes d'information en matière de ressources humaines (PQSIRH).

Le bureau assure les opérations liées aux régularisations hors paie (pension civile, IRCANTEC, etc.), la gestion des indus et le paiement des vacations et indemnités de jury, astreintes et heures supplémentaires. Il établit et suit l'exécution des conventions de mises à dispositions. En sa qualité d'expert prime, le BOHPPI participe également à la politique indemnitaire et assure la gestion et la synthèse des campagnes collectives indemnitaires (IFSE et CIA). Il effectue un contrôle de cohérence des primes installées par les bureaux de paye qu'il accompagne.

Groupe RIFSEEP : 2

Au sein de la section des crédits, vacations et régularisations hors paie, le titulaire assure, en binôme, la gestion des dossiers d’indus sur rémunération ainsi que le suivi des conventions de mise à disposition entrantes. Référent technique de la section, il coordonne et sécurise les opérations de régularisation hors paie et apporte son expertise aux gestionnaires, notamment en matière de cotisations sociales et de retraite.

Missions principales :

1. Gestion des indus sur rémunération.
- Analyser l’origine des indus et fiabiliser les montants à recouvrer.
- Informer les agents concernés et assurer le traitement de leurs observations et recours.
- Préparer et saisir dans CHORUS les éléments nécessaires à l’émission des titres de perception.
- Assurer le suivi administratif et comptable des dossiers ainsi que leur pilotage.
- Contribuer à la modernisation des processus, à l’évolution des outils de suivi et au déploiement du robot d’aide au traitement des indus.
- Participer à la prévention des indus par la diffusion des bonnes pratiques auprès des services.

2. Gestion et suivi des conventions de mise à disposition entrantes.
Examiner les demandes de mise à disposition et assurer les échanges avec les directions et bureaux de gestion concernés. Élaborer, contrôler et suivre les conventions et leurs avenants, jusqu’à leur signature et leur renouvellement. Assurer le suivi administratif et juridique des agents mis à disposition et veiller à la fiabilisation des données dans RenoiRH. Assurer le suivi financier des conventions donnant lieu à remboursement et la mise en paiement des factures dans CHORUS Formulaires. Effectuer les contrôles nécessaires entre conventions, périodes de mise à disposition et facturations. Apporter un appui aux bureaux de gestion pour les mises à disposition sortantes dont le suivi financier relève du BOHPPI.

3. Référent et coordonnateur des opérations de régularisation hors paie
Sous l’autorité du chef de section, le titulaire assure un rôle de référent technique pour les opérations de régularisation de cotisations sociales et retraite réalisées hors paie. Apporter son expertise aux gestionnaires pour l’analyse et le traitement des dossiers, notamment en matière de pension civile, CNRACL, RAFP, IRCANTEC et assurance vieillesse. Il contribue à sécuriser les modalités de calcul, les pièces justificatives et l’articulation entre les volets administratif, financier et comptable. Coordonner le traitement des situations complexes et les échanges avec les organismes de retraite, comptables et services partenaires. Assurer un rôle de référent sur les outils et procédures de la section, notamment PEP’S, RenoiRH et CHORUS, et participer aux réunions relatives aux opérations de paie (NBI 20 points). Contribuer à l’harmonisation des pratiques, à l’actualisation des procédures.

Relations régulières avec les services de gestion, les comptables et les organismes partenaires.
Pics d’activité possibles lors des échéances de régularisation, de fin de gestion et de production des comptes rendus d’exécution ou de gestion.
Respect strict des règles de confidentialité.
Le télétravail peut être envisagé après une période probatoire.
La direction des Ressources Humaines est engagée dans un projet de regroupement immobilier qui conduira à un déménagement fin 2027 à Malakoff.

Connaissances : 

Connaissance des règles de gestion administrative et de la paie: E
Droit de la fonction publique (statut, organisation, veille juridique…) : M
Recettes non-fiscales (titre de perception, recouvrement….) : M
Connaissance sur le système de protection sociale : M
Organisation et fonctionnement des ministères sociaux : M

Savoir être : 

Savoir encadrer une équipe *
Savoir travailler en équipe et en autonomie *
Faire preuve de discrétion professionnelle *
Faire preuve de réactivité *
Respecter les délais *
Faire preuve d'organisation *
Faire preuve de rigueur *
Faire preuve de méthode *
Avoir le sens de l'écoute et du dialogue *

Savoir faire: 

- Capacité à analyser des situations complexes *
- Maîtrise des logiciels Excel et Word *
- Applications budgétaires et comptables (CHORUS Formulaires) *
- Logiciel de paye RenoiRH / GA préliquidation de la paie *
- Efficacité dans l’organisation du travail et dans la hiérarchisation de son activité, travail en équipe *
- Savoir informer et communiquer *
- Appétence pour la modernisation et l’amélioration des processus *

Formations métier :
- Formation aux progiciels CHORUS formulaires et CHORUS Cœur
- Formation au logiciel de paye RenoiRH
- Les bases de la paie