Assistant de la Commission Paritaire des Publications et Agences de Presse H/F
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Vos missions en quelques mots
Missions et activités principales :
Au sein de l'équipe en charge du secrétariat de la commission paritaire des publications et agences de presse (CPPAP), l'assistant ou l'assistante assume plus spécialement les missions suivantes :
- préparation et suivi des réunions de la commission (organisation des plannings, préparation et envoi des ordres du jour, procès-verbaux et relevés de décisions aux membres, coordination logistique, vérification de l'obtention du quorum quant à la présence des membres) ;
- organisation des rendez-vous de la cheffe de bureau et de son adjoint (identification d'un créneau, réservation de salles, information de l'accueil du ministère de la culture) ;
- filtrage des appels, renseignements téléphoniques et par courriel auprès des éditeurs ;
- préparation et envoi de courriers de notification de décisions de la commission et des certificats, classement desdits courriers ; envoi par mail des attestations et des admissions sous réserve ;
- contribution au suivi des dossiers de demande dans l'outil Espace Presse ;
- saisine dans Solon des textes relatifs à la CPPAP, mise en signature des arrêtés (liste actualisée des agences de presse, désignation des membres de la commission) ;
- suivi des décisions de séances et enregistrement des certificats sur le serveur du bureau ;
- préparation des ordres de mission ;
- gestion des arrivées de nouveaux agents.
Profil recherché
Compétences techniques :
Bonne connaissance des techniques de secrétariat (traitement et rédaction de documents administratifs, classement, archivage, gestion d'agenda, etc.)
Maîtrise des règles d'orthographe et de grammaire de la langue française
Grand sens de l'organisation et esprit d'initiative
Maîtrise de Word et du logiciel de messagerie Outlook
Connaissance du fonctionnement des administrations publiques
Intérêt pour le secteur de la presse écrite
Savoir-faire :
Qualités d'organisation et de rigueur
Aisance dans la relation téléphonique
Capacités d'écoute et de dialogue
Savoir-être :
Qualités relationnelles, diplomatie
Sens du travail en équipe
Réactivité et capacité d'adaptation
Sens du contact et des relations humaines
Ponctualité et disponibilité
Investissement personnel et dynamisme
Polyvalence et autonomie
Fiabilité et respect de la confidentialité"
Profil du candidat recherché (le cas échéant) :
Profil type : Adjoint administratif ou agent contractuel. Première expérience souhaitée (au moins 3 ans), idéalement dans un environnement administratif.
Connaissance ou attrait pour le secteur de la presse, goût du travail en équipe, profil mixte présentant à la fois des compétences administratives (préparation et envoi de courriers, préparation et suivi des réunions de la commission) et relationnelles (renseignement des éditeurs).
Capacités d'écoute et de dialogue
Savoir-être :
Qualités relationnelles, diplomatie
Sens du travail en équipe
Réactivité et capacité d'adaptation
Sens du contact et des relations humaines
Ponctualité et disponibilité
Investissement personnel et dynamisme
Polyvalence et autonomie
Fiabilité et respect de la confidentialité
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
- laura.debezy@culture.gouv.fr
- antoine.tabard@culture.gouv.fr