Assistant(e) Coordination Projets Google Workspace

🚩 NUMERICOACH, QUI SOMMES-NOUS ?

Nous accompagnons les organisations (entreprises, collectivités, écoles, associations) dans l’adoption de Google Workspace, de ChromeOS et de l’intelligence artificielle de Google, Gemini.
Notre travail associe revente de licences, conseil, formation, contenus pédagogiques et accompagnement au changement.

Dans le secteur de l'éducation, nous aidons les établissements à faire des outils numériques de Google, un appui concret pour les enseignants, les élèves et les équipes que ce soit par le déploiement de Chromebooks, d’accompagnement sur Gemini et Gemini Notebook ou de la suite bureautique Google Workspace.

🏠 TRAVAILLER CHEZ NUMERICOACH, CA DONNE QUOI ?

• C’est avoir à cœur d’aider l’équipe et les utilisateurs de Google Workspace 

• C’est être sans cesse agile et dans un environnement qui évolue constamment 

• Tététravailler avec des personnes passionnées par l'écosystème

• Travailler en étroite relation avec les équipes de Google 
  

🍃 NOS VALEURS

• Partage & entraide

• Exploiter la pleine puissance des zones de génie de chacun

• Intensité & esprit start-up

• Fiabilité & loyauté

• Bienveillance & bonne humeur

MISSIONS

1 - SUPPORT AU PILOTAGE DES PROJETS DE CHANGE MANAGEMENT :

• Préparer les plannings et  supports de réunion

• Mettre à jour les plans d'action et les tableaux de suivi des projets

• Suivre les livrables, les échéances et les risques, et alerter la Manager - Cheffe de projet en cas de difficulté

• Organiser les réunions de suivi (invitations, ordres du jour, logistique)

• Rédiger les comptes rendus et suivre les décisions et actions 

• Relancer les contributeurs et faciliter la circulation des informations entre les équipes.
  

2 - ANIMATION ET GESTION DU RÉSEAU DE FORMATEURS ET CONSULTANTS FREELANCES :

• Maintenir un contact régulier avec les intervenants et contribuer à leur fidélisation

• Tenir à jour le vivier : compétences, domaines d’intervention, langues, zones géographiques et disponibilités

• Accueillir les nouveaux intervenants et faciliter leur intégration

• Recueillir leurs retours et leurs besoins, puis les transmettre aux interlocuteurs concernés

• Organiser des temps d’échange en partenariat avec la manager - cheffe de projet Change Management

• Rechercher et qualifier ponctuellement de nouveaux profils lorsque le réseau existant ne couvre pas les besoins.
  

2 - COORDINATION DE LA PLANIFICATION ET DES RESSOURCES :

• Assurer le lien avec la coordinatrice de prestations concernant les disponibilités des formateurs (formations, webinaires, ateliers, coachings)

• Vérifier la cohérence entre plannings, devis et affectations

• Transmettre les briefs et éléments nécessaires aux intervenants

• Identifier des intervenants susceptibles de répondre aux besoins.
  

3 - CONFORMITÉ ET QUALITÉ DES DOSSIERS :

• Constituer et vérifier les dossiers de formation (Qualiopi : conventions, feuilles d'émargement, enquêtes de satisfaction) en lien avec la référente Qualité

• Saisir et fiabiliser les données dans Dendreo, ClickUp et HubSpot

• Préparer les éléments de facturation des projets pour transmission à l'ADV.

4 - RELANCES ET SUIVI CLIENTS :

• Relancer les clients sur leurs actions attendues (validation de supports, choix des périodes, engagement des collaborateurs)

• Assurer un premier niveau de réponse aux demandes clients courantes

5 - REPORTING ET AMÉLIORATION CONTINUE :

• Mettre à jour les tableaux de bord et la documentation de la BU Change Management

• Contribuer à la documentation et à l'optimisation des process de la BU Change Management

• Proposer des automatisations ou simplifications (avec l'IA notamment) pour faciliter le suivi des projets, des demandes et du réseau freelance.

Savoir-être / Qualités :

• Rigueur et attention aux détails

• Organisation

• Proactivité

• Réactivité et capacité à alerter en cas de difficulté

• Fiabilité et respect des échéances

• Discrétion et respect de la confidentialité

• Sens du service auprès des équipes, des clients et des intervenants

• Esprit d'équipe

• Goût pour l’animation et l’entretien d’un réseau professionnel
  

Compétences :

• Maîtrise de Google Workspace dont Gmail, Agenda, Google Sheets

• Outils de gestion : ClickUp, HubSpot, Dendreo (ou capacité à les prendre en main rapidement)

• Connaissance du cadre de la formation professionnelle et des exigences Qualiopi

• Excellentes capacités rédactionnelles (comptes rendus, e-mails clients et échanges avec intervenants)

• Capacité à entretenir et animer un réseau de freelances : suivi des contacts, accueil des nouveaux intervenants et organisation de temps d’échange

• Capacité à rechercher et à qualifier ponctuellement de nouveaux profils selon les besoins

• Utilisation efficace de l'IA au quotidien pour préparer des contenus, synthétiser des informations et simplifier les tâches récurrentes, dans le respect de la confidentialité.

• Bonus : Maîtrise de l’anglais professionnel