Assistant(E) Support Adv, Administratif Commercial Et Logistique

Laboratoire MODILAC est la marque de Nutrition Infantile du Groupe SAVENCIA. Challenger dans l’univers des laits infantiles, la marque est commercialisée en pharmacies et grandes surfaces.

Equipe dynamique, motivée et pleine de nouveaux projets, nous sommes à la recherche de nouveaux talents. D’un état d’esprit entrepreneurial, nous souhaitons nous réinventer, innover et oser « casser les codes » pour faire rayonner la marque en France et à l’International. 

Vos missions :

Rattaché(e) à la Directrice Nationale des Ventes, vos principales missions seront les suivantes :

• GESTION DES APPELS D’OFFRES

  • Rechercher les appels d’offres sur les différents supports disponibles : sites internet spécialisés, BOAMP, informations transmises par le terrain, etc

  • Identifier les appels d’offres correspondant aux activités et aux orientations commerciales de l’entreprise

  • Assurer la gestion et le traitement des dossiers dans le respect des cahiers des charges et des délais impartis

  • Préparer et transmettre les éléments administratifs nécessaires à la constitution des dossiers

  • Organiser l’envoi des échantillons

  • Assurer la tenue et le suivi du stock d’échantillons

  • Suivre l’avancement des appels d’offres et leurs résultats

  • Gérer le projet de passage à l’intelligence artificielle pour le traitement des AO

     

• DEMANDES DE PRIX

  • Réceptionner, enregistrer et traiter les demandes de prix émanant notamment des hôpitaux et des crèches, hors appels d’offres

  • Préparer les réponses commerciales et administratives dans le respect des délais

  • Garantir la traçabilité et l’archivage des demandes de prix

  • Élaborer et mettre à jour les tableaux de bord utilisés par les différents services

• ADMINISTRATION DES VENTES ET SUIVI DES COMMANDES 

  • Enregistrer et suivre les commandes des hôpitaux, des crèches et des clients de la e-boutique

  • Vérifier la conformité des commandes et des informations nécessaires à leur traitement

  • Contrôler la régularité des commandes et identifier les éventuelles anomalies

  • Suivre les références non commandées et alerter les interlocuteurs concernés

  • Suivre les éventuelles ruptures de stock et rechercher des solutions de dépannage

     

• GESTION DE LA E-BOUTIQUE 

  • Gérer les commandes passées via la e-boutique

  • Assurer l’interface entre les clients, les équipes internes et le prestataire logistique

  • Traiter les demandes et réclamations des clients

  • Gérer les litiges liés aux commandes et aux livraisons

  • Participer à la mise en place de l’enregistrement et de l’automatisation des commandes des crèches via la e-boutique

     

• GESTION DE L’ECHANTILLOTHEQUE

  • Réceptionner, organiser et gérer les stocks d’échantillons

  • Préparer et envoyer les échantillons à la demande de la force de vente

  • Approvisionner le siège à la demande des différents services

  • Préparer et envoyer les échantillons nécessaires aux appels d’offres

  • Répondre aux besoins de dépannage des crèches

  • Réaliser des inventaires réguliers et signaler les besoins de réapprovisionnement.

     

• GESTION ADMINISTRATIVE DES MATERNITES

  • Assurer le traitement administratif des demandes et commandes liées aux maternités

  • Enregistrer et suivre les demandes des maternités dans les outils et systèmes appropriés

  • Vérifier la conformité des informations administratives, commerciales et logistiques

  • Répondre aux sollicitations des interlocuteurs des maternités

  • Coordonner les échanges entre les maternités, les équipes commerciales, la logistique, la comptabilité et les autres services concernés

     

• GESTION DE LA FACTURATION 

  • Création et gestion administrative des fournisseurs 

  • Recueillir les informations et documents nécessaires à la création d’un fournisseur

  • Assurer le suivi des demandes de création ou de modification jusqu’à leur validation

  • Gestion des bons de commande dans le cadre de la facturation

  • Créer les bons de commande dans les outils internes concernés

  • Assurer le suivi du circuit de validation des bons de commande

   

Profil recherché :

• Bac + 2 à dominante commerciale et administrative 

• 2 ans minimum dans une fonction similaire

• Maîtrise de Word et Excel 

• Maîtrise des appels d’offres

• Personnalité dynamique, rigoureuse, autonome, et motivée