Agent d'accueil et de l'administration générale

L’agent d’accueil exerce des fonctions administratives polyvalentes concourant au bon fonctionnement des services municipaux et à la continuité du service public local. Placé.e sous l'autorité de la Secrétaire générale et du Maire, il.elle assure l'accueil et l'information des usagers, la gestion de procédures administratives relevant notamment de l'état civil, des titres sécurisés et des actes administratifs. Elle participe également à l'organisation, au suivi et à la conservation des documents administratifs de la collectivité.
Relevant du cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux (catégorie C), elle met en œuvre des tâches d'exécution administrative nécessitant rigueur, discrétion, sens de l'organisation et qualité d'accueil du public. Par sa polyvalence, elle constitue un interlocuteur privilégié des administrés et contribue à la qualité du service rendu à la population.
Cette fonction implique le respect des obligations de neutralité, de discrétion professionnelle et de confidentialité inhérentes à l'exercice des missions de service public.

ACCUEIL DU PUBLIC ET SECRÉTARIAT
Accueil physique et téléphonique :
- accueillir, renseigner et orienter les administrés,
- assurer la réception et le traitement des appels téléphoniques,
- identifier et gérer les demandes usagers,
- transmettre les messages à la directrice des services et aux services concernés.
Gestion administrative courante :
- rédaction et mise en forme de courriers administratifs simples,
- gestion des courriels génériques de la collectivité,
- aide à la préparation administratives des cérémonies
- Affichage
- Communication par mailing

GESTION DE LA POPULATION
- suivre les arrivées et départs des Peltrois,
- recenser les jeunes de 16 ans pour la JAPD,
- recevoir les demandes d’inscription et radiation des listes électorales,
- Inscriptions scolaires

DISPOSITIF DE RECUEIL DES TITRES SÉCURISÉS (CNI et Passeports)
- accueillir les usagers souhaitant effectuer une demande de carte nationale d'identité ou de passeport,
- vérifier la complétude du dossier et enregistrer les demandes dans les applications dédiées,
- recueillir les données biométriques,
- assurer le suivi des dossiers,
- remettre les titres sécurisés aux usagers,
- appliquer les consignes de sécurité et de confidentialité.

LOCATION DES SALLES
- recueillir les demandes de location,
- gérer le planning de réservation
- préparer les devis et facturation

CLASSEMENT ET ARCHIVAGE
- organiser et tenir le classement des dossiers administratifs,
- réaliser l'archivage physique et numérique des documents,
- assurer le respect des procédures de conservation des archives,
- faciliter la recherche et la consultation des documents archivés.