Agent administratif 80%

Poste Proposé :

Agent admistratif à temps partiel 80% au sein du laboratoire

du Centre Hospitalier William Morey à Chalon-sur-Saône dans le cadre d'un remplacement.

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Missions générales :

• Traiter et coordonner les opérations et les informations médico-administratives du patient ainsi que les données administratives du laboratoire.
• Assurer une activité de secrétariat.

Activités principales :

• Activités spécifiques de laboratoire : 
  • Accueillir les patients (externes ou consultations externes), des agents des services de soins, des coursiers et des visiteurs (fournisseurs, techniciens SAV…).
  • Planifier les rendez-vous pour les prélèvements à réaliser au laboratoire, renseigner sur les conditions de réalisation de ces prélèvements.
  • Réceptionner les échantillons de biologie médicale, des produits biologiques à visée thérapeutique et les documents associés.
  • Contrôler et enregistrer la conformité des prélèvements et prescriptions.
  • Enregistrer les examens de laboratoire dans le SIL.
  • Editer des compte-rendus des examens validés et interprétés.
  • Transmettre des compte-rendus après interprétation.
  • Communiquer certains résultats d’examens interprétés (uniquement ceux autorisés par les biologistes).
  • Site Chalon : conditionner les prélèvements à envoyer en sous-traitance.

• Activités de secrétariat : 
  • Assurer l’accueil téléphonique (filtrer et orienter les appels).
  • Aider à la production de statistiques pour le laboratoire sous la responsabilité du biologiste responsable informatique.
  • Classer et archiver les dossiers, les résultats sous-traités et documents administratifs.
  • Gérer les courriers divers.
  • Gérer les stocks des fournitures de bureau et informatiques.
  • Site Montceau : assurer la facturation.

• Activités occasionnelles ou transversales :
  • Participer à la rédaction de la documentation interne.
  • Participer à la mise à jour des prescriptions et du manuel de prélèvement.
  • Etre en lien avec le bureau des entrées (ex : identitovigilance).
  • S’impliquer dans la démarche qualité.
  • Enregistrer tous dysfonctionnements et réclamations.
  • Participer à la formation du nouveau personnel.
  • Accompagner et encadrer des stagiaires.
  • Participer aux réunions, revue de direction et groupes de travail internes ou institutionnelles.
  • Participer aux formations continues internes et externes.

L’agent administratif peut évoluer vers ces missions complémentaires :

• Référent de secteur
• Référent informatique
• Référent qualité
• Auditeur interne

QUALIFICATIONS, COMPETENCES ET SAVOIRS REQUIS :

• Titulaire d'un baccalauréat SMS, ST2S ou formation diplômante en secrétariat médical.
• Capacité à prendre connaissance des procédures et modes de fonctionnement du laboratoire avec les obligations réglementaires (Normes) et modalités d’autorisation à prendre des postes.
• Capacité d’analyse et de priorisation des tâches.
• Capacité à maîtriser les outils informatiques.
• Capacité d’organisation.
• Transmission synthétique et précises des informations.
• Connaissance du vocabulaire médical.
• Connaissance des techniques de communication et d’accueil téléphonique.
• Connaissance des droits des patients.
• Capacité d’adaptation aux situations d’urgences et changements organisationnels.
• Savoir travailler en équipe.
• Capacité de pédagogie.
• Rigueur dans la réalisation des tâches.

Règles d'hygiène et sécurité :

Respecter les règles d’hygiène et de sécurité pour la manipulation de produits potentiellement dangereux, manipulation d’agents infectieux et/ou de liquides biologiques potentiellement contaminés :

• Utilisation des EPI (Equipement de Protection Individuelle) fournis : blouse, pantalon, gants, lunettes, masques.
• Lavage des mains selon les protocoles institutionnels.
• Connaitre les conduites à tenir en cas d’AES.
• Connaître les conduites à tenir en cas d’incident impactant le personnel.

Devoirs et obligations :

• Obligation de respecter les règles du secret professionnel, de déontologie et d’éthique : aucune information acquise dans le cadre de sa pratique professionnelle ne doit être divulguée.
• Interdiction de consulter des dossiers médicaux qui ne sont pas en lien avec la pratique professionnelle.
• Obligation de consacrer l’intégralité de son activité aux tâches confiées.
• Obligation d’indépendance et de désintéressement (impartialité, absence de conflit d’intérêt ...).
• Obligation du respect des patients et de tout interlocuteur : rester courtois et impartial en toute circonstance (respect de la vie privée, dignité, non-discrimination...).
• Respect des règles de sécurité informatique et confidentialité édictés par la DSI (RGPD).