Adjoint(e) à la cheffe du département des relations avec les élus et le SGG

La division des cabinets (DDC) apporte un appui aux cabinets ministériels relevant des ministères sociaux et aux structures qui leur sont rattachées.
Ses principales missions sont :
- assurer le soutien de cabinets ministériels et développer la mutualisation des moyens mis à leur disposition,
- assurer la gestion des ressources humaines de proximité, gestion du parc informatique et téléphonique, gestion et répartition des moyens logistiques,
- assurer l’ enregistrement, l’ analyse et l’ orientation des courriers adressés aux cabinets des ministres,
- assurer la gestion des courriers des élus et des particuliers ainsi que le traitement des questions écrites parlementaires,
- présenter les projets de textes à la signature des ministres et assurer le suivi de la procédure de contreseing des textes législatifs et réglementaires,
- instruire les dossiers de propositions de distinctions honorifiques,
- intervenir à la demande des membres du Gouvernement relevant des ministères sociaux pour rechercher des solutions appropriées à des situations sociales précaires.

Description du département ou de la mission :

Le département chargé des relations avec les élus et le secrétariat général du Gouvernement (DREG) a 3 missions essentielles :

- il assure la prise en charge via l'application « Pégase » des courriers que les députés, sénateurs et les élus locaux adressent aux ministres chargés de la santé, des solidarités, de l'autonomie, du travail et de l'emploi ;
- il assure le traitement des questions écrites via l'application « Réponses » ;
- il assure la réception de la production normative des ministères via l'application « Solon ». Il s'agit des décrets, des arrêtés, des décisions, des circulaires et des avis ; il gère la procédure de contreseing des textes législatifs et réglementaires jusqu'à leur publication au Journal officiel.

Encadrement (oui ou non) : Oui, 1 agent de catégorie A, 12 agents de catégorie B, 1 agent de catégorie C

Placé(e) sous l'autorité de la cheffe du département des relations avec les élus et le Secrétariat général du Gouvernement l'adjoint(e) est en charge des activités suivantes :

Activités principales :
- participe à l'encadrement de l'équipe dans le processus de traitement des courriers parlementaires, des questions écrites et des textes réglementaires soumis au contreseing des ministres, dans le respect des délais et des procédures et assure l'intérim de la cheffe de département, en cas d'absence de celle-ci ;
- participe à la définition des objectifs du département et à la mise en place d'indicateurs de suivi de l'activité du département ;
- contribue à la coordination des activités du département et à la circulation de l'information ;
- veille à la fluidité de la circulation des courriers ;
- veille au bon déroulement des processus de renseignement des bases communes de suivi des courriers ;
- veille sur l'ensemble des projets de réponse soumis à la signature du ministre ou de son délégataire ;
- coordonne la remontée des informations chiffrées pour la confection des tableaux de bord ;
- participe à la tenue des entretiens professionnels de l'équipe.

Activités complémentaires : peut être chargé(e) par la responsable du département de toutes les missions transversales en lien avec le champ d'activité du département : rédaction de projets de réponse à la demande des cabinets.

Partenaires institutionnels :
- réseau de référents au sein de chaque direction et service de l'administration des ministères
sociaux (DAC, agences sanitaires, délégations interministérielles...) ;
- les services territoriaux ;
- réseau interministériel des bureaux de cabinets ;
- les services du Premier ministre et notamment le SGG.

Spécificités du poste / Contraintes :
- être en capacité de faire face à des périodes de fortes activités liées à un flux important de courriers et des questions écrites ;
- contraintes en termes de respect des délais de procédure ;
- contraintes horaires liées à l’amplitude de la journée de travail.
Offres d'action sociale : crèche sur le site, centre de loisirs, restaurant administratif, cafétéria, associations sportives et culturelles, bibliothèque, mutuelle référencée, prise en charge partielle des frais de transport et participation à la complémentaire santé.

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles
solutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en œuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,
conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous
le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus
(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)

Connaissances :

- Techniques et pratiques du management (M)
- Organisation des ministères sociaux et de l'environnement institutionnel (M)
- Connaissance du fonctionnement parlementaire et administratif (M)
- Fonctionnalités des applications "métiers" (M)

Savoir-être : Indiquez au moyen de * en fonction des attentes

- Aptitudes relationnelles et au travail en équipe*
- Réactivité*
- Etre rigoureux et méthodique*
- Etre curieux et ouvert à l’actualité gouvernementale
- Etre autonome et savoir rendre compte*
- Discrétion et sens du service public*

Savoir-faire : 

- Manager une équipe - M
- Lire, analyser et synthétiser les situations exposées dans les courriers - M
- S'organiser et gérer les priorités - M
- Communiquer et rédiger avec aisance - E
- Animer et développer un réseau professionnel - M
- Utiliser les outils informatiques et bureautiques - M
- Mettre en œuvre une règle, une procédure, un protocole - M
- Travailler dans des délais contraints / dans l'urgence - M

Formations prévues dans le cadre de l’adaptation au poste de travail : 

1 Formation PEGASE, outil dédié au traitement des courriers
2 Formation REPONSES, outil dédié au traitement des questions écrites
3
Autres formations utiles au poste
1
2
3

Contacts :
Merci d'adresser votre candidature avec votre CV et une lettre de motivation à :
- Madame Nadia SEDRAOUI, responsable du département chargé des relations avec les élus et le SGG
nadia.sedraoui@ddc.social.gouv.fr