TACHES

Votre poste est transversal et s'articule autour de cinq grands domaines d'activité :

Gestion administrative et comptable

Vous contribuez à la bonne gestion administrative et financière de l’activité, en lien avec la direction et les éventuels prestataires externes. À ce titre, vous êtes notamment chargée de :

• Émettre, enregistrer et suivre les factures clients et fournisseurs, ainsi que les règlements, notes de frais et relances associées ;
• Préparer, classer et archiver les pièces comptables et administratives, en veillant à la fiabilité et à la bonne tenue des dossiers ;
• Mettre à jour les attestations, assurances et documents administratifs de l’entreprise;
• Préparer et transmettre les éléments nécessaires au cabinet comptable et aux interlocuteurs concernés.

Gestion administrative des ressources humaines

Vous appuyez la direction dans le suivi administratif du personnel, dans le respect des obligations sociales et de la confidentialité des données. À ce titre, vous intervenez notamment sur :

• Le suivi des congés, absences, arrêts maladie et récupérations ;
• La tenue, la mise à jour et l’archivage conforme (RGPD) des dossiers individuels du personnel ;
• L’organisation et le suivi des visites médicales, formations et autres obligations réglementaires ;
• Le suivi des assurances, mutuelle et démarches administratives liées à la vie du personnel.

Appui à la prospection colmerciale et aux réponses aux appels d'offres

Vous apportez un appui structurant au développement de l’activité, en particulier pour la préparation des candidatures et le suivi administratif des affaires. À ce titre, vous contribuez à :

• Rassembler, vérifier et mettre en forme les pièces administratives des réponses aux appels d’offres et consultations, dans le respect des échéances et procédures de dépôt ;
• Appuyer la formalisation administrative des offres, contrats et dossiers de candidature, et assurer leur suivi jusqu’à la clôture des dossiers (avenants, échéanciers) ;
• Mettre à jour les bases de données de références (par pays, thématique, client, année) ainsi que les CV, fiches de références et supports de présentation de l’entreprise.

Appui logistique aux missions et à la vie de l'entreprise

Vous assurez la préparation et le suivi logistique des déplacements professionnels, réunions et événements internes. À ce titre, vous pouvez être amenée à :

• Appuyer l’organisation des déplacements en mission : billets, hébergements, assurances, visas et formalités administratives ;
• Coordonner l’organisation de réunions, formations, ateliers ou séminaires ;
• Gérer les fournitures, abonnements et relations avec les prestataires externes, et apporter un soutien administratif ponctuel aux équipes.

Soutien transversal à la direction et aux équipes

Vous intervenez en appui direct à la direction et facilitez la coordination entre les différents sujets internes. À ce titre, vous pouvez notamment :

• Rédiger ou mettre en forme des courriers, attestations, notes et documents administratifs ;
• Améliorer les outils de suivi administratif et les procédures internes ;
• Assurer une interface efficace avec les prestataires, partenaires et interlocuteurs externes, notamment sur le suivi administratif des contrats de prestation de services.

PROFIL

Formation et expérience

Exigé :

• Formation Bac +3 minimum dans l’assistanat d’entreprise, la gestion administrative ou domaine équivalent (DUT GEA, licence pro..).
• Expérience de 5 ans minimum sur un poste similaire, au sein d’une PME, d’une société de conseil ou d’une structure évoluant dans un environnement exigeant et multi-activités, en appui à des équipes projets ou à la direction.

Souhaité :

• Expérience acquise dans un bureau d’études en contexte international.

Compétences techniques et savoirs faire

Exigé :

• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs
• Bonnes connaissances en suivi comptable et budgétaire
• Bonnes connaissances en procédures de marchés publics
• Connaissances en gestion administrative et ressources humaines

Souhaité :

• Aisance avec les outils d’IA bureautique
• Pratique de l’outil comptable Pennylane
• Expérience des marchés publics en contexte de coopération internationale

Langues

Exigé :

• Français : excellente maîtrise écrite et orale indispensable
• Anglais : niveau professionnel C1/C2 requis, à l'écrit comme à l'oral car vous serez amené(e) à interagir sur certains sujets avec des interlocuteurs internationaux.

Qualités attendues

• Organisation et rigueur
• Autonomie et réactivité
• Discrétion et fiabilité
• Sens des priorités et capacité à coordonner plusieurs sujets simultanés
• Goût pour les environnements exigeants, dynamiques et multiculturels

Conditions

• Localisation : Montpellier
• CDI temps plein (35h hebdomadaires)
• Statut : Agent de maîtrise. Possibilité d’évolution vers un poste de cadre
• Horaires : Du lundi au vendredi 9h-12h30 / 13h30 – 17h Aménageables
• Télétravail : Négociable jusqu’à 60 / 80 %
• Package salarial ( Fixe, intéressement, indemnité télétravail) : 37-43 k€ bruts annuels selon profil
• Avantages : Prévoyance, mutuelle, épargne salariale

Poste à pourvoir dès que possible.

Process de recrutement

Avec le cabinet

• Entretien téléphonique de présélection
• Entretien approfondi (présentiel ou distanciel)
• Prise de référence

Avec l'entreprise

• Entretien et mise en situation avec la direction
• Rencontre avec l’équipe

Pour postuler

Transmettez votre CV, une lettre de motivation et les coordonnées permettant la prise de référence.