Secrétaire administratif

Le tribunal judiciaire de Pontoise se compose de plusieurs sites dont le siège est situé à Pontoise ainsi que des chambres détachées (tribunaux de proximités) localisées à Gonesse, Montmorency et Sannois. La juridiction compte environ 400 agents (magistrats, fonctionnaires et contractuels) travaillant au sein des différents pôles pénal, civil, de proximité et support.

Le tribunal judiciaire de Pontoise est une juridiction de droit commun de première instance en matière civile, pénale et commerciale compétente pour les litiges n’ayant pas été attribués à une autre juridiction. Il s’agit d’un tribunal de premier groupe de la région parisienne connaissant une forte activité.

Le secrétaire administratif assiste le directeur / responsable de service et participe à la bonne gestion du service ou du secrétariat. Il assure des tâches administratives d’application, de rédaction, de comptabilité, de contrôle d’analyse et peut se voir confier des attributions relatives à la gestion administrative, financière et des ressources humaines. Il peut être affecté au sein d’un/des service(s) support(s) présenté(s) ci-dessous (services financiers, immobilier, archives, cellule de gestion…).

1-1 Gestion et suivi budgétaire et comptable
- Préparer les engagements comptables
- Saisir les commandes et suivre leur exécution
- Réceptionner et saisir les factures, vérifier le service fait
- Traiter les mandats et les titres de perception, assurer leur suivi auprès du comptable
- Renseigner les services gestionnaires et les fournisseurs
- Mettre à jour des documents de suivi périodique et des bilans d’activité

1.2 Gestion du service centralisateur des frais de justice
- Réceptionner les mémoires de frais dans Chorus formulaire, les contrôler au vu des pièces justificatives numérisées via le portail Chorus
- Certifier les mémoires ou les transmettre aux magistrats pour taxation
- Gérer les engagements juridiques hors marché
- Créer et modifier les tiers dans Chorus
- Gérer le suivi du stock et créer des tableaux
- Gérer les recours

1-3 Gestion de la cellule budgétaire
- Préparer les demandes d’achat et les enregistrer dans Chorus formulaire
- Gérer les constatations de service fait
- Suivre la consommation et l’exécution de la dépense
- Participer à l’élaboration des demandes budgétaires

1-4 Gestion immobilière :
- Effectuer un contrôle visuel régulier du bâtiment
- Programmer et suivre les interventions
- Assister aux réunions de suivi et élaborer les comptes rendus
- Participer aux visites contradictoires et renseigner les fiches de contrôle    qualité
- Saisir et suivre les demandes d'intervention sur l'applicatif AMBAZ
- Participer à l’analyse des offres dans le cadre de MAPA locaux

1-5 Gestion des archives
- Enregistrer le courrier, en assurer le suivi
- Gestion du planning de service
- Préparation du budget en relation avec la cellule de gestion
- Préparer les bordereaux de versements et/ou de destruction des archives à la demande du chef de service
- Assurer la préparation des transferts des archives aux Archives Départementales
- Gestion du planning d’accueil des mairies et généalogistes
- Collecter des éléments statistiques et renseigner des tableaux de bord
- Assurer un suivi des marchés tri des archives (ARCHIVECO) et               d’externalisation des archives (SGA)

1-6 Secrétariat de direction
- Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs
- Gérer les agendas
- Préparer et participer à des réunions
- Élaborer des documents administratifs, rédiger de notes, courriers et         courriels
- Procéder au classement et à l’archivage des documents et des dossiers

 Description du poste (suite)

Gérer une régie

- Encaisser et comptabiliser les recettes au profit de l’Etat

- Gérer l’avance de fonds publics

- Réaliser l’encaissement et l’emploi des fonds privés

- Vérifier les pièces de dépense (frais de justice) et les payer

- Tenir la comptabilité des opérations de recettes et de dépenses

Le régisseur peut être amené à se déplacer auprès de services de la Direction départementale des finances publiques.

Et toutes tâches confiées, à titre ponctuel et exceptionnel par son supérieur hiérarchique pour garantir la continuité du service public.

Connaissances
Connaissance de l'organisation judiciaire
Connaissance des circuits administratifs
Connaissance de la gestion immobilière et des marchés publics
Statut général de la fonction publique et des statuts particuliers
Outils bureautiques

Savoir-être
Avoir le sens de l'organisation
Etre autonome
Faire preuve de discrétion
Avoir le sens des relations humaines
Savoir anticiper
Etre réactif et savoir prendre des initiatives
Travailler en équipe
Savoir rendre compte

Savoir-faire
Organiser sa charge de travail et prioriser
Maîtriser les rédactions particulières à l'emploi
Maîtriser de l'outil informatique
Maîtriser des techniques de classement et d’archivage
Appliquer les textes législatifs et règlementaires              Connaissance de l'applicatif métier Ambaz

Organisation du travail : Travail en équipe
 

Restauration : Collective sur site
 

Accessibilité en transport / Parking : Transports en commun (gare à proximité) et parkings sur site accessibles à tous les personnels

Poste vacant : 2

Poste susceptible d'être vacant : 3

Groupe IFSE : 3

Durée d’affectation attendue sur le poste : 3 ans

Entretien requis : Prendre impérativement attache avec les contacts mentionnés