Assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e)
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Vos missions en quelques mots
Sous l’autorité de la Direction générale des services, l’agent polyvalent(e) exerce des missions administratives et comptables, parmi lesquelles :
- le secrétariat et l’assistance administrative du Maire et de la DGS ;
- la préparation et le suivi du conseil municipal et des commissions ;
- le suivi administratif des dossiers confiés ;
- la gestion des archives communales ;
- la gestion comptable.
MISSIONS PRINCIPALES
1.1 Secrétariat et assistance administrative du Maire et de la DGS
• gérer l’agenda du Maire et le calendrier des réunions municipales ;
• gérer et suivre des courriers et courriels adressés par les administrés, partenaires institutionnels, associations (…) sous l’autorité du Maire et de la DGS ;
• préparer les dossiers et documents nécessaires aux réunions et suivre les échéances.
1.2 Préparation et suivi du Conseil municipal et des commissions
• recenser auprès des différents services les dossiers devant être inscrits à l’ordre du jour et suivre les échéances de transmission ;
• préparer et envoyer les convocations et documents de séance dans le respect du calendrier arrêté ;
• assurer l’organisation matérielle des séances ;
• assurer le suivi administratif des délibérations dont la tenue des registres ;
• apporter un appui administratif à l’ensemble des commissions municipales : convocations, dossiers de séance...
1.3 Suivi administratif des dossiers
• Tenue du registre des arrêtés (suivi minimum tous les 3 mois) ;
• assurer, à la demande du Maire ou de la DGS, le suivi administratif des dossiers ;
• apporter un soutien dans la préparation et/ou le suivi des demandes de subventions en lien avec la DGS ;
• constituer et mettre à jour les dossiers confiés, collecter les informations utiles auprès des services.
1.4 Gestion des archives communales
• assurer le versement annuel des archives ;
• mettre à jour l’inventaire ;
• assurer le suivi des archives temporaires ;
• préparer les bordereaux d’élimination et en assurer le suivi.
MISSIONS COMPLEMENTAIRES
Gestion comptable
• recueillir et traiter les demandes de fournitures des écoles et assurer le suivi des commandes ;
• valider les demandes d’achat, notifier les devis aux fournisseurs ;
• assurer l’engagement comptable des dépenses et des recettes ;
• contrôler la conformité des pièces justificatives avant émission de titres ou de mandats ;
• préparer et titrer les recettes, y compris compte d’attente (P503) ;
• préparer et mandater les dépenses, y compris liste des dépenses à régulariser ;
• tenir et mettre à jour les régies d’avances et/ou de recettes avec reconstitution des régies d’avances ;
• rédiger les certificats administratifs ;
• préparer les dossiers de demandes de subventions aux associations ;
• assurer la gestion et le suivi des tableaux de consommation et bilans financiers.
Profil recherché
PROFIL RECHERCHÉ / FORMATION
• Expérience indispensable (3 ans minimum) sur des fonctions similaires ;
• Bonnes connaissances de l’environnement territorial.
COMPÉTENCES ATTENDUES
• connaissance de l’environnement institutionnel et des processus décisionnels des collectivités locales ;
• connaissance des missions des administrations et des partenaires publics ;
• connaissance des règles de la comptabilité publique (M57) ;
• maîtriser les outils bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook) ;
• maîtriser les logiciels de gestion comptable (JVS) ;
• maîtriser applications métiers de la SPL XDémat ou plateformes similaires.
COMPETENCES TECHNIQUES / SAVOIR-FAIRE
• qualités rédactionnelles et orthographiques ;
• rechercher, recueillir et synthétiser une information ;
• rendre compte de manière claire, structurée et synthétique ;
• réactivité et capacité à gérer les priorités, les urgences et anticiper.
COMPETENCES COMPORTEMENTALES / SAVOIR ETRE
Le poste requiert :
• qualités relationnelles ;
• rigueur et méthode ;
• sens de l’organisation ;
• disponibilité ;
• ponctualité ;
• polyvalence ;
• respect du devoir de réserve et discrétion professionnelle ;
• sens du travail en équipe ;
• sens du service public.
RELATIONS FONCTIONNELLES
Relations internes
• autorité territoriale et élus ;
• direction générale ;
• ensemble des agents de la collectivité.
Relations externes
• directeurs d’écoles ;
• fournisseurs et associations ;
• trésorerie ;
• organismes subventionneurs ;
• services de l’Etat.
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Assistant(e) de direction générale
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