Adjoint au chef du bureau des intendances

Missions du service.

Au sein de la DFAS, le service des patrimoines est chargé :
1/ d'élaborer et mettre en œuvre la politique de fonctionnement courant (gestion des équipements et des besoins en prestations diverses) et d'en assurer la gestion budgétaire ;
2/ de piloter la politique immobilière des ministères, d'en assurer la gestion budgétaire, et, pour ce qui concerne l'administration centrale, de conduire les opérations d'implantation, de travaux et de maintenance ;
3/ de conduire la politique documentaire et d'organiser la politique d'archivage ;
4/ de gérer les intendances, l'accueil et la sécurité des sites centraux ainsi que de participer à la maîtrise des risques opérationnels sous l'autorité du haut fonctionnaire de défense et de sécurité.
Il remplit ses missions dans le cadre d 'objectifs de qualité, de service et d'efficience économique, et également de responsabilités sociale et environnementale.

Le service est composé de 8 bureaux.
La cheffe de service est assistée de 3 adjoints, chacun responsable de pôle :
- Fonctionnement courant constitué de 3 bureaux : budget des services, prestations des services et intendances. L'adjoint est par ailleurs haut fonctionnaire à la sécurité routière et référent ministériel des mobilités.
- Politique immobilière constitué de 2 bureaux : stratégie immobilière et travaux et exploitation.
- Gestion des connaissances et des synthèses constitué de 2 bureaux : politique documentaire et archives
Le bureau de l'accueil et de la sécurité lui est directement rattaché.

Le bureau des intendances est chargé de porter une offre de service diversifiée comprenant la politique audiovisuelle du ministère, des intendances de site, un atelier d'impression, la gestion d'un parc auto et une politique de mobilité, une prestation de courrier, pour le compte de l’administration centrale et des cabinets ministériels.
Les prestations recouvertes sont très diverses et recoupent: la politique audio-visuelle, la gestion audiovisuelle des événements ; la politique courrier et transport de plis et de colis - secteur en pleine transformation et sur lequel la dématérialisation permettrait de réels gains d'efficience ; les impressions (ateliers de reprographie, prestations externalisées et conventions ministérielles spécifiques) ; transport des personnes et mobilités (gestion de la flotte automobile -acquisition, affectation, entretien, assurances, navettes inter-sites, taxis, vélos de service, exercice de la tutelle sur les opérateurs en matière de mobilité) ; la gestion de l'intendance de site.
Le bureau s’articule autour de 5 sections et comprend 27 agents.

L' adjoint(e) au chef de bureau pilote, avec le chef de bureau, les sections et les chargées de mission dans leurs activités et la gestion des ressources humaines. Ce co-pilotage comprend à la fois des activités partagées avec le chef de bureau et des activités propres, dont les périmètres seront évolutifs, parmi les activités suivantes :
- participer pleinement au management d'un bureau diversifié tant dans son activité que dans les profils des agents, et multi-sites ;
- organiser en lien avec les chefs de section, ou coordonner avec d’autres bureaux prescripteurs, les réponses
aux demandes des utilisateurs de notre offre de service ;
- superviser et participer à la rédaction des cahiers des charges et à l’analyse des offres des marchés du bureau en lien avec la SDADD ;
- contribuer au contrôle et à l'exécution des actes budgétaires du bureau ;
- superviser l’élaboration du budget du bureau et à son suivi en lien avec le pôle gestion et BBS ;
- superviser la synthèse des travaux du bureau (bilans annuels, réunions annuelles avec les prestataires, fiches de suivi d’exécution, plans de prévention, enquêtes administratives, statistiques, etc.).

Il (elle)
- participe avec les autres bureaux à la définition de l’offre de service ;
- représente le bureau lors de réunions institutionnelles ou de réunions sur des thématiques spécifiques (organisation logistique, achats, budget) ;
- répond aux DAC et aux cabinets ministériels en cas de sollicitations ;
- accompagne le changement dans une logique d'anticipation de l'évolution du service.

Télétravail ponctuel possible mais présence requise sur les lieux et au sein des équipes au gré des événements.

: Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles
solutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,
conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous
le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus
(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)

Connaissances :

Management d'équipe E
Conduite de projet M
Processus budgétaire et comptable M
Procédure des marchés publics et achats M
Maitrise des outils informatiques M
Connaissance des domaines d'intervention A

Savoir-être : Indiquez au moyen de * en fonction des attentes

Capacité d'adaptation *
Initiative*
Autonomie*
Rigueur*
Accompagnement du changement*
Diplomatie et compétences relationnelles ***

Savoir-faire :

Animer une équipe E
Expression écrite E
Expression orale E
Négocier avec des prestataires E
Dialoguer avec des structures de l'administration E

Formations prévues dans le cadre de l’adaptation au poste de travail :

Si recrutement externe : formation d'intégration.
Toute formation jugée utile à la prise de poste.

Contact 1 :
Nom Prénom : RAMANADANE Sundar
Fonction : Adjoint à la cheffe de service des patrimoines - Responsable du Pôle fonctionnement courant 
Mail: sundar.ramanadane@sg.social.gouv.fr

 
Contact 2 :
Nom Prénom : L'HOMEL Stéphane
Fonction : Chef de bureau des intendances
Mail : stephane.lhomel@sg.social.gouv.fr