Secrétaire Général de Mairie

Les Communes de Bois-Jean et de Lépine recherchent leur futur(e) secrétaire de mairie. Véritable collaborateur du maire et de ses adjoints, vous êtes au service de la population. Doté(e) d'une forte polyvalence, vous devez être en capacité d’accompagner les élus sur les différents sujets qui concernent la vie de la Commune (conseil municipaux, état civil, élections, urbanisme etc.) et la gestion des services (finances, ressources humaines, commande publique).
Vous êtes le garant du respect de la réglementation et assurez un rôle de conseils auprès des élus, dans tous les domaines.

1. Gestion administrative de la Commune
- Assurer le secrétariat général
- Rédiger des courriers, arrêtés
- Préparer et suivre les conseils municipaux et les commissions dans le respect de la réglementation (convocations, ordres du jour, délibérations, procès-verbaux)

2. Etat-civil, gestion du cimetière et services à la population :
- Assurer les permanences physiques et téléphoniques
- Assurer la gestion des actes d’état-civil
- Préparer et organiser les Pacs, les cérémonies de mariage et baptêmes républicains
- Assurer la tenue des registres d’état-civil
- Assurer la gestion du cimetière (suivi des concessions, réalisation des actes)

3. Élections
- Assurer la gestion des listes électorales
- Préparer les élections et organiser les bureaux de vote

4. Urbanisme
- Accueillir et orienter les pétitionnaires dans leurs démarches
- Assurer le suivi des demandes en lien avec le service instructeur de la Communauté de Communes des 7 Vallées

5. Finances / comptabilité - Commande publique / achats
- Participer à la préparation budgétaire
- Assurer le suivi de l’exécution budgétaire
- Mandater les factures et réaliser les titres de recettes
- Réaliser les CFU
- Réaliser et suivre les demandes de subventions
- Rationaliser les achats et définir correctement les besoins
- Respecter les règles de mise en concurrence : réaliser des devis ou appels d’offres

6. Ressources humaines
- Assurer la gestion administrative du personnel du recrutement au départ de l’agent
- Établir la paie du personnel
- Réaliser le paiement des indemnités des élus
- Réaliser les déclarations de cotisations sociales
- Réaliser le Rapport Social Unique

7. Appui au Maire et aux élus
- Conseiller et assister le Maire dans ses fonctions
- Aider à la préparation des projets communaux et à la recherche de subventions
- Assurer le lien avec les services de l’État, intercommunalité et partenaires

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Rédacteur

1. Compétences souhaitées
- Très bonne connaissance des collectivités et des partenaires
- Maitrise des outils bureautiques et des logiciels métiers (NFI apprécié)
- Connaissances en droit public (statut, commande publique, finances, urbanisme)
- Connaissances en droit civil
- Connaissances en gestion budgétaire

2. Profil recherché
- Sens du service public
- Rigueur, réactivité et organisation, respect des délais
- Qualités rédactionnelles
- Qualités relationnelles et discrétion professionnelle
- Autonomie mais capable de rendre compte

3. Conditions d'exercice
- Travail en bureau, contact direct avec le public
- Disponibilité ponctuelle en soirée pour les conseils municipaux

Merci d'envoyer la Lettre de Motivation manuscrite et le CV à l'attention de
Monsieur le Maire de Bois-Jean
33 rue de la Mairie
62170 BOIS-JEAN