Gestionnaire de scolarité

L’École Nationale Supérieure d’Architecture de Montpellier fait partie du réseau des 21 écoles publiques d’architecture, sous cotutelle des ministères de la culture et de l’enseignement supérieur et de la recherche.

Elle a pour vocation de préparer au diplôme d’Etat d’architecte. L’ENSAM s’étend sur 8 000 m², possède deux amphithéâtres (220 et 110 personnes), des salles de cours, des ateliers, une médiathèque, un atelier maquettes, un atelier numérique ainsi des espaces de travail ouvert pour les étudiants, un jardin, des terrasses et des patios.

L’école accueille environ 850 étudiantes et étudiants, compte une cinquantaine d’enseignants titulaires, environ une centaine d'agents contractuels et intervenants extérieurs. Elle entretient des rapports très étroits avec la 21 éme ENSA située sur l’ile de La Réunion .

Parallèlement à ses missions d’enseignement de cycle initial, l’ENSAM a mis en place des formations complémentaires ouvertes à l’extérieur et aux anciens étudiants.

C’est également un lieu de vie très animé avec une politique culturelle qui a pour objectif de sensibiliser un plus large public à l’architecture, l’urbanisme, et le cadre de vie.

Depuis le 1er janvier 2025, elle est établissement composante de l'EPE Université Montpellier Paul Valéry, pour une phase expérimentale de 3 ans.

La Direction adjointe, composée de 29 personnes, regroupe deux pôles : le pôle Développement, diffusion et valorisation, et le pôle Études, recherche et professionnalisation.

Le/la gestionnaire de scolarité est affectée au sein du pôle Études, recherche et professionnalisation, et plus précisément du service des Études et de la Scolarité.

Placé(e) sous l’autorité hiérarchique de la cheffe du service des Études et de la Scolarité, il/elle contribue au fonctionnement administratif de l’ensemble du pôle Études, recherche et professionnalisation.

Liaisons hiérarchiques :

N+1 La Cheffe du service des Études et de la Scolarité

N+2 Directrice adjointe

Liaisons fonctionnelles :

L'ensemble des étudiants en licence, les enseignants chercheurs, le personnel administratif et les intervenants extérieurs.

Le/la gestionnaire de scolarité participe à la vie administrative de l'ensemble du Pôle études, recherche et professionalisation. Il/elle est chargé(e) de l’organisation, de la gestion et du suivi de l’ensemble des activités liées à la scolarité des étudiants inscrits en cycle Licence (L1, L2 et L3).

Activités principales :

- Organisation et suivi de la scolarité des étudiants inscrits en 1ère, 2ème et 3ème années du cycle Licence

- Inscriptions pédagogiques sur Oasispro des étudiants en formation initiale en Licence (L1, L2, L3)

- Organisation des jurys semestriels et finaux pour l'ensemble de la Licence

- Coordination des modalités d'évaluation et sessions de rattrapage pour l'ensemble des étudiants de Licence

- Edition des attestations (relevés de notes...)

- Vérification et édition des diplômes du cycle Licence et relations avec le Rectorat

- Information, aide et conseil aux étudiants

- Assurer le suivi des emplois du temps semestriels

- Assurer une veille sur les étudiants en difficultés

- Co-Gestion des fournitures pédagogiques avec la chargée du cycle Master (sous réserve d'évolution)

- Transmission et mise à jour des informations relatives à la scolarité sur le site de l'ENSAM

- Organisation du jury de soutenance du rapport d'études S6

- Collaboration avec la chargée des Master pour les diplômes et les certifications de langue

- Suivi de la convention de partenariat avec l'Opéra de Montpellier et accompagnement des étudiants lors des spectacles (sous réserve d'évolution)

Mobilisation exceptionnelle sur certains samedis : Participation au salon de l'étudiant, Journée Portes Ouvertes, Cérémonie de remise des diplômes, journée de sélection des candidats à Parcoursup.

Connaissances nécessaires à l'excercice des fonctions professionnelles :

- Connaissance des procédures et règles de fonctionnement d'un établissement d'enseignement supérieur

- Maîtrise de l'environnement bureautique ou des outils informatiques appliqués à la gestion de la scolarité (logiciel OasisPro, Parcoursup...)

- Connaissance de l'offre de formation de l'établissement

- Connaissance les textes juridiques liés au fonctionnement des ENSA

- Connaissance du déroulement des études d'architecture

- Connaissance des règles de la commande publique

Savoir faire :

- Maîtriser les délais et les calendriers, planifier et organiser son travail

- Recueillir les attentes, analyser les demandes, orienter

- Maîtriser la communication orale

- Savoir rédiger (notes de service et courriers administratifs)

- Rendre compte à sa hiérarchie

Savoir être :

- Faire preuve d'initiative, d'anticipation et être force de propositions

- Faire preuve de rigueur et d'organisation

- Être autonome

- Avoir le sens des relations humaines, aptitudes au travail en équipe

- Capacités d'adaptation

- Capacités à dialoguer et à travailler avec les usagers (contacts quotidiens avec les enseignants et les étudiants) et les partenaires professionnels internes et externes au service ou à l'administration

Tous les postes du ministère de la Culture et de ses établissements sont ouverts aux personnes reconnues comme travailleur handicapé.

Les candidatures seront examinées collégialement. Les personnes présélectionnées seront invitées à un ou plusieurs entretiens. Conformément aux recommandations de la CNIL et aux dispositions du code du travail des mises en situation ou des tests d'évaluation contribueront à l'appréciation de la capacité à occuper l'emploi.

Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le ministère de la Culture s'engage à promouvoir l'égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans ses activités de recrutement. Une cellule d'écoute est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l'objet d'une rupture d'égalité de traitement.