Responsable du pôle affaires scolaires
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Vos missions en quelques mots
• Gestion et suivi des affaires scolaires
• Accueil physique et téléphonique du public
• Suivi et gestion des inscriptions scolaires
• Gestion des dossiers « famille » et suivi des enfants : PAI, enfant en situation de handicap, …
• Assurer la facturation mensuelle des prestations
• Gestion des inscriptions au transport scolaire et suivi du bon déroulement des circuits
• Suivi des budgets et des commandes des services : écoles, affaires scolaires, RASED
• Gestion des courriers
• Assurer les tâches administratives du service
• Seconder la directrice de l’Éducation dans ses missions
ACTIVITÉS ET TÂCHES DU POSTE
Affaires scolaires
• Management fonctionnel et hiérarchique des ATSEM
• Accueil des familles et accompagnement dans leur démarche
• Assurer l’inscription scolaire des enfants et son suivi
• Informer les familles sur les différents services proposés : accueil périscolaire, restauration, EMS, …
• Saisir sur ONDE (base élèves Éducation Nationale) toute nouvelle inscription – informer les écoles
• Préparation puis facturation des prestations repas, périscolaires, EMS, sport vacances
• Gestion des comptes « famille » avec le logiciel CONCERTO
Transports scolaires
• Suivi des demandes d’inscription via le logiciel de la CALI
• Encaissement des frais de gestion transports des familles
• Édition des cartes de bus
• Édition des listes de pointage à partir du logiciel
• Suivi des dossiers
• Gestion de régie
Autres
• Secrétariat
• Classement
• Convention d’utilisation des écoles et prêt de matériel
• Engagement et suivi des dépenses de fonctionnement et d’investissement des écoles (bons de commande, etc.)
• Préparation administrative des comités, commissions du service et participation ponctuelle
• Saisir les dysfonctionnements et demandes d’intervention des établissements scolaires sur le tableau intranet (travaux) et en assurer le suivi
• Être source de proposition visant l’amélioration du service
• Participer à la liaison avec les partenaires dont les écoles, la CALI, API, …
Profil recherché
Formations et qualifications nécessaires : Formation administrative ou expérience significative sur un poste similaire
Formations supplémentaires utiles : formation à l’encadrement d’équipe, formation dans le domaine des affaires scolaires
Savoir-faire
• Organiser et prioriser l’activité d’un service
• Organiser et gérer les campagnes d’inscription scolaire
• Instruire et contrôler les dossiers familles
• Gérer les situations complexes avec les familles et savoir relayer au supérieur hiérarchique
• Définir et/ou recueillir les besoins en matériel des affaires scolaires et passer commande
• Assurer la facturation
• Manager l’équipe des ATSEM : emploi du temps, planning, formation, remplacement, recrutement, prévenir et gérer les conflits, conduire les entretiens professionnels
• Élaborer le règlement intérieur et veiller à son application
• Tenir à jour les documents imposés par la réglementation
• Réaliser le suivi administratif
• Développer le travail transversal des équipes de terrain
Savoirs
• Connaissance des dispositifs éducatifs territoriaux
• Connaissance des partenaires institutionnels
• Connaissances en gestion administrative
• Maîtrise de l’outil informatique (logiciels Word et Excel)
• Environnement territorial, acteurs institutionnels, sociaux, culturels et associatifs locaux
• Notions du statut de la fonction publique territoriale (FPT)
• Rédaction de tous types de documents
• Élaboration et suivi d’un budget
• Mise en place des outils de suivi (type tableau de bord, …)
• Organisation du travail et gestion du temps
Savoir-être
• Sens du service public et de l’intérêt général
• Qualités relationnelles et sens de l’écoute
• Rigueur et organisation
• Réactivité et capacité d’adaptation
• Autonomie et sens des responsabilités
• Aptitude au management
• Sens du travail d’équipe
• Capacité à prendre des décisions et à rendre compte