Assistant.e de Direction

COMPETENCES REQUISES ET/OU A DEVELOPPER :

 Savoirs — connaissances théoriques, générales ou spécialisées : 

·        Connaissance de l'environnement d'un établissement public de santé et du droit hospitalier (notions)

·        Connaissance de l'établissement, de son organisation et de son évolution

·        Règles de rédaction administrative et de mise en forme des écrits

·        Techniques de classement et d'archivage (papier et électronique)

Savoir-faire — pratiques, outils, méthodes et techniques : 

·        Qualités rédactionnelles : rédiger, rendre compte, mettre en forme, transmettre une information

·        Prendre des notes rapidement et établir des comptes rendus

·        Planifier et prioriser les tâches, en collaboration avec les autres agents du service

·        Définir et utiliser un plan de classement, d'archivage et de gestion documentaire

·        Identifier les informations communicables dans le respect du secret professionnel

·        Gérer plusieurs dossiers en parallèle et tenir des échéanciers

·        Maîtrise des outils bureautiques et applicatifs métier : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, M-EVA, DVP, Agiletime

Savoir être — qualités personnelles et relationnelles : 

·        Discrétion, confidentialité, loyauté et respect du secret professionnel

·        Rigueur, méthode et sens de l'organisation

·        Dynamisme, anticipation et sens de l'initiative

·        Capacité à distinguer l'urgent de ce qui peut être reporté

·        Capacité à connaître les dossiers en cours et à anticiper le déroulement des opérations du service

·        Qualités relationnelles et sens du travail en équipe

·        Disponibilité en fonction des échéances et des instances

·        Capacité d'adaptation et de gestion des imprévus

LIENS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELS :

Hiérarchiques :

-       Directeur adjoint en charge de la DPTS

Fonctionnels :

-     Responsable du service administratif de la DPTS

-     Ingénieur responsable des services techniques.

-     Ingénieur en charge du SDIA

-     Agents d’encadrement des services techniques et agents du bureau d‘études.

-     Direction générale et autres Directions du CHGR.

-     Services des soins, administratifs et logistiques du CHGR.

-     Entreprises, fournisseurs et Maître d’œuvre du CHGR.

Avec les autres personnels administratifs :

-       Collaboration au sein de la DPTS entre les 4 agents administratifs et l’Acheteur/se

EXIGENCES DU POSTE :

 -       Niveau minimum souhaité : Bac Pro ou Général en secrétariat

-       Maîtrise des outils bureautiques : tableur, traitement de texte, messagerie.

-       Expérience en secrétariat de direction appréciée

-       Expérience en structure sanitaire et/ou médico-sociale appréciée

3.    CARACTERISTIQUES D’EXERCICE DU POSTE

 -      Poste à 100 % ouvert aux agents titulaires - Recrutement contractuels CDD/CDI possible

-       Horaires : 5 jours du lundi au vendredi, de 9h à 17h

-       Poste à pourvoir en CDI ou mutation

-       Poste à pouvoir sur un grade d’adjoint administratif catégorie C

-       Télétravail possible 1/semaine

-       Les tâches administratives sont réparties entre les agents administratifs de la DPTS. En cas de besoin, des tâches simples et courantes — y compris le traitement du courrier — doivent pouvoir être réalisées par tout agent du secrétariat, ce qui implique une certaine polyvalence.

-       L’activité de la DPTS est une activité continue et soutenue durant l’année. Elle comporte des pics d’activité :

·        En fin et en début d’année au moment de la clôture de l’exercice

·        En juillet du fait de l’interruption des chantiers en août

 -       La présence minimale d’un agent administratif chaque jour est exigée.