Gestionnaire administratif.ve du Service d'Aide à la Vie Etudiante

L’Université Paris Nanterre est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation et les
activités de recherche couvrent le large éventail des sciences humaines et sociales, des lettres et
des langues, des sciences juridiques, économiques et de gestion, de la technologie, de la culture
et des arts, des sciences de l’information et de la communication, et des activités physiques et
sportives. L’établissement assure aussi pleinement sa responsabilité sociale, et plus précisément
dans les domaines de la transition énergétique, de la lutte contre les précarités, de la
transformation de l’organisation du travail et de la transformation numérique. Enfin, le déploiement
des relations partenariales, territoriales, nationales et internationales, concerne tous ses champs
d’activité.
L’établissement est doté d’un budget de 240M€ et de 2 400 personnels enseignants, administratifs
et techniques. Il accueille chaque année 35 000 étudiants et délivre près de 300 diplômes.
L’établissement est implanté dans le département des Hauts de Seine, sur les sites de Nanterre,
Ville d’Avray, Saint Cloud et sur le parvis de la Défense au Pôle Universitaire Léonard de Vinci
(PULV).

La ou le gestionnaire administratif.ve est intégré.e au nouveau pôle Saive (Service d’Aide à la Vie
étudiante) qui est rattaché au service commun Accompagnement Parcours Insertion (API).
Le pôle Saive est particulièrement chargé d’accueillir les étudiantes et étudiants afin de les informer
sur les aides à la vie étudiante et les accompagner, le cas échéant leur en accorder sous conditions
et les orienter au sein de l’université ou vers d’autres structures.
Le service API est composé de 5 autres pôles : le Service Universitaire d'Information et
d’Orientation (SUIO), le Bureau d’Aide à l’Insertion Professionnelle (BAIP), le Service Handicaps
et Accessibilité, (SHA), le pôle Entrepreneuriat, l’Observatoire de la Vie Etudiante (OVE).

Missions :
Sous la responsabilité de la responsable du pôle Saive
● Assurer une mission de service public : accueillir, informer et conseiller les étudiants.es dès leur
entrée à l’université et tout au long de leur parcours universitaire.

● Participer à la mise en œuvre des actions du pôle Saive pour accompagner les étudiants ayant
une difficulté et faciliter leur réussite dans les études.

● Prendre en charge l’organisation des commissions d’exonération des droits d’inscription, des
commissions de remboursement des droits d’inscription et des commissions d’aides sociales.

● Appuyer les différentes activités administratives du pôle auquel il.elle est rattaché.e.
Activités principales :
➔ Accueil et information du public : (physique, téléphonique), orientation vers d’autres
interlocuteurs, réponses aux mails. L’accueil et l’information s’entend de manière étendue
aux aides et services liés à la vie étudiante proposés par l’université.

➔ Gestion
◆
administrative de deux commissions d’aides étudiantes :
La commission d’exonération des droits d’inscription : réception des dossiers de
demande, vérification des pièces constitutives du dossier, préparation des
commissions, participation aux séances, envoi des notifications de décision aux
demandeurs et relation avec les étudiants.
◆ La commission d’aide sociale pour les étudiants : réception des dossiers de
demande, vérification des pièces constitutives du dossier, préparation des
commissions, participation aux séances, envoi des notifications de décision et
relation avec les étudiants.
➔ Entretien d’un lien étroit avec le service social du CROUS.
➔ Suivi budgétaire et financier (en lien avec la responsable du pôle Saive et la Direction
Financière et le Service Comptabilité).
➔ Participation à la rédaction du bilan annuel des commissions et de tout autre bilan
pouvant être lié à son activité ou l’activité du pôle (nombre de mails reçus sur la liste
générique, d’étudiants rencontrés, participation aux futurs ateliers et autres besoins).
➔ Assistance administrative : secrétariat, gestion du courrier, classement, archivage divers,
suivi budgétaire et statistiques, suivi des activités, etc
➔ Soutien logistique lors des évènements organisés par le Saive.
Le pôle étant nouvellement créé, les actions vont se développer et une polyvalence et
adaptation sont nécessaires.

Connaissances requises :
∙ Connaissance de l’environnement universitaire
∙ Connaissance en gestion administrative
∙ Connaissance des techniques d’accueil physique et téléphonique
Compétences opérationnelles :
∙ Maîtrise des outils de bureautiques et numériques (Excel, Word, Google Drive)
∙ Maîtrise des méthodes de classement
∙ Excellente communication écrite et orale
∙ Savoir rendre compte
Qualités requises :
∙ Organisation et rigueur
∙ Autonomie et adaptation
∙ Sens du relationnel
∙ Travail en équipe
∙ Réactivité