Chef d'unité de suivi financier des opérations H/F

Les activités du service

Le Département des affaires immobilières (DAI) est chargé de la gestion et du développement de la capacité opérationnelle du parc immobilier des établissement pénitentiaires et SPIP du ressort de la Direction interrégionale de Paris (Région Ile de France) et des équipements de sécurité installés sur ces sites.

Le service a pour mission de :

-          Mettre en œuvre au niveau régional la politique définie par le Ministère.

-          Concevoir et mettre en œuvre les plans d’actions régionaux en matière immobilière et constituer le portefeuille d’opérations à mener sur l’exercice.

-           Assurer les suivis techniques, administratifs et comptables des principales opérations de travaux sur les 8 SPIP et les 18 établissements pénitentiaires.

-          Apporter son assistance technique aux établissements et aux SPIP.

Composition et effectifs du service

20 agents : 1 chef de département, 1 adjoint, 8 agents USFO, 5 agents UO, 5 agents UEGP

Votre hiérarchie

 Le chef de département des affaires immobilières, son adjoint et le chef d’unité de suivi financier des opérations

Vos interlocuteurs métiers

Entreprises, maîtres d’œuvre, DPFAC (Département de la performance financière, des achats et de la conformité), DDFIP

Groupe IFSE : 3

Vos activités principales

L’Unité de Suivi Financier des Opérations est chargée, en lien avec les chargés d’opérations, du lancement des consultations et du suivi administratif et financier de l’ensemble des procédures de travaux et de prestations intellectuelles de la DISP.

L’USFO entretient des liens avec son bureau de tutelle à la Direction de l’administration pénitentiaire, la Délégation Interrégionale du Secrétariat Général Paris IDF (DIR SG PARIS IDF) ; les différents interlocuteurs opérationnels

Le chef d’unité est chargé d’assurer le suivi administratif et financier des opérations lancées par le département. Il est également en charge du lancement et du suivi des procédures de marchés. Enfin, il assure au quotidien la gestion du service, la validation des formations des agents de son unité et le management de proximité. Ses missions s’articulent autour des items décrits ci-dessous :

Gestion des marchés :

-          La rédaction des pièces administratives constitutives des dossiers de consultation

-          Le lancement des procédures et leur suivi administratif jusqu’à l’attribution du marché (ouverture des plis, rédaction des courriers, formalités préalables à la signature du marché, notification, rédaction de l’avis d’attribution…)

-          Le suivi administratif dans le cadre de l’exécution des procédures (rédaction des OS, avenants, affermissement de tranche…)

-          Enregistrement des marchés dans les logiciels de marchés publics (Appach et Place)

-          Enregistrement des marchés dans le logiciel comptable Ediflex

-          Vérifie l’adéquation entre les marchés traités et le code de la commande public

Suivi administratif et financier :

-          La rédaction des états d’acompte dans le cadre des contrats.

-          Téléchargement et traitement des factures via la plateforme chorus.

-          Traitement des situations comptables Ediflex

-          Transmission des dossiers de paiement au CGF en version dématérialisés.

-          Traitement des rejets.

-          Le suivi des paiements effectués et la mise à jour des tableaux de suivi quotidien et hebdomadaire.  

-          Le suivi administratif dans le cadre de l’exécution des procédures (rédaction des OS, avenants, affermissement de tranche…).

-          Vérification et validation des dossiers traités par les agents

-          Suivi et pilotage de la consommation quotidienne AE et CP

-          Gestion budgétaire

-          Retraitement comptable via chorus (REJB, SF, etc…)

-          Mise à jour du tableau de suivi de consommation et compte rendu hebdomadaire

Connaissances
Connaissance du logiciel Chorus souhaitée
Connaissance des règles de comptabilité publique
Connaissance des procédures d’achats publics

Savoir-faire
Bonnes capacités rédactionnelles

Savoir-être
Bonnes capacité relationnelles
Goût du travail en équipe

Offres de formation associées à votre prise de poste

-          Commandes publiques

-          Autres sur demande

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules…)      

-          Ordinateur portable

-          Véhicule pour toutes missions pour le département

Organisation de travail : 7h16/jour

Restauration : restaurant administratif à proximité et salle de pause à disposition des agents

Accessibilité en transport / Parking : transport en commun - arrêt du TVM devant le parc Médicis /Parking gratuit