Adjoint(e) au Secrétaire Général

Mission principale : 

Placé(e) sous l'autorité hiérarchique du secrétaire général de l'ERT, L'adjoint(e) est chargé(e) de la gestion matérielle de l’E.RT, à ce titre il/elle a la responsabilité de la gestion de la petite maintenance, de l’entretien et de la restauration de l’ERT. Il/Elle est responsable hiérarchique des agents du pôle entretien, petite maintenance et restauration. Il/Elle établit les conventions avec les différents prestataires de service de l’ERT. Il/Elle est responsable budgétaire de l’ERT. Elle assure la responsabilité hiérarchique des agents du pôle budgétaire (hors scolarité).

Activités du poste :

Gestion des conventions avec les prestataires de l’ERT

Elabore en lien avec l’avocat les prestations spécifiques et la mise en forme des conventions ; et suit leur mise en œuvre et leur bon déroulement.

Encadrement hiérarchique des personnels affectés au pôle budgétaire 

• Suivi strict du calendrier de prise en charge des opérations par l’agent comptable
• Assure le contrôle et le suivi des opérations budgétaires dans ELAP ;
• Elabore les fiches de poste, organise le service et l’équilibre des tâches entre les personnels
• Assure le suivi régulier du recouvrement des titres (hors scolarité) dont elle est responsable sur les deux budgets 
• Anime l’équipe budgétaire et s’assure de la bonne application des instructions internes et réglementaires.
• Assure la rédaction du compte financier budgétaire dans son exécution
• Met en place une organisation permettant une réduction du nombre d’opérations, le respect des délais de paiement des fournisseurs et la dématérialisation des opérations.
• Gestion des actifs dans EGIMMO (logiciel comptable).

Encadrement hiérarchique des agents techniques et de service : 

• Planning des agents et des chefs de service techniques de l’ERT.
•             Evaluation annuelle du personnel et suivi de la formation
•             Validation des plannings de travail et du contenu du poste
•             Evalue et propose les besoins en formation
• Met en place un planning annuel des astreintes techniques hors sécurité) identique à celui du personnel informatique ; identifier le personnel technique logé. 
• Met en place une médecine du travail et s’assure de la réunion des conditions matérielles nécessaire au respect des normes d’hygiène

·         Suivi de la restauration et de la cafétéria: 

•           Contrôle du prestataire chargé de la restauration et de la cafétéria (exécution du contrat)
•           Règle les dysfonctionnements de 2^ème niveau

             Assure la responsabilité des achats pour l’ERT :

• Met en place la procédure dématérialisée des achats (Duc démat.)
• Assure les études approfondies permettant des gains substantiels en charge de fonctionnement et met en œuvre les directives AEFE en matière d’achat.
• Est l’interlocuteur(ice) des personnels enseignants ou directeurs d’école pour la définition des besoins en matière de dépenses d’enseignement et de voyages/sorties.       
• Elaboration du planning hebdomadaire des travaux et petits entretiens à réaliser et suivi   
• Met en place la procédure dématérialisée pour la maintenance (application informatique existante)