Agent Administratif Polyvalent
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Vos missions en quelques mots
Accueil physique et téléphonique
Gestion de l'agence Postale Communale
Réfèrent(e) association
Accueil physique et téléphonique du public
- Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
- Orienter vers les services et personnes compétents
- Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Aider à rédiger des documents administratifs
- Accueillir le public avec amabilité
- S’exprimer clairement et reformuler les demandes
- Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Réagir avec pertinence aux situations d’urgence
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
- Adapter son intervention aux différents publics
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Rédaction de courriers
- Gestion du courrier entrant et sortant de la collectivité
- Préparer et mettre en forme les actes administratifs du Maire
Gestion et affichage des informations :
- Diffuser des informations ou des documents par voie d’affichage ou au sein des services
- Présenter des documents d’information et de communication
- Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
APC
- Affranchissement
- Vente de timbres, d’enveloppes
- Dépôts des objets y compris recommandés
- Retrait des lettres et des colis
- Services financiers : retrait d’espèces sur compte courant postal et sur post épargne ou livret d’épargne
- Transmission au bureau centre pour traitement direct selon les règles en vigueur des demandes de services liées au CCP
- Versement d’espèce sur compte
• Référente des associations
- Location de salle : instruction et suivi des demandes
- Sénior : réception et gestion des évènements organisés
Référente des associations
- Location de salle : instruction et suivi des demandes
- Gestion du calendrier associatif
Profil recherché
SAVOIR-FAIRE :
- Identifier les besoins du public et formuler une réponse adaptée.
- Renseigner avec précision et courtoisie.
- Gérer simultanément plusieurs sollicitations (téléphone, public, courriels).
- Classer, enregistrer et transmettre les informations de manière fiable.
- Savoir planifier son travail et gérer les priorités
- Qualités rédactionnelles requises
- Fonctionnement du standard téléphonique, d’internet
- Technique d'accueil, de communication et de régulation
- Technique de médiation et de négociation
- Technique de recherche d’information
- Technique de gestion de planning
- Technique de classement
SAVOIRS SOCIOPROFESSIONNELS – GENERAUX :
- Connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale.
- Notions de base en secrétariat et bureautique.
- Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, messagerie, logiciels métiers.
- Bonne expression orale et écrite
SAVOIR ÊTRE :
- Avoir le sens du service public (déontologie et discrétion)
- Patience, calme et maîtrise de soi face au public.
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
- Esprit d’équipe, polyvalence, rigueur et ponctualité
- Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d’écoute et de compréhension
- Autonomie
- Être force de proposition
- Polyvalence et capacité d'adaptation pour assurer les remplacements
- Réactivité