Assistant(e) Administratif(ve) F/H

L'entreprise

Le Groupe Ontolia regroupe 6 sociétés, dont Kosmos, NFrance, LMS Factory et une filiale à l’international. Implanté à Nantes (siège social), Toulouse,  Paris et Montréal, nous comptons plus de 140 collaborateurs, et réalisons un CA consolidé de 15 M€. Leader dans notre secteur d’activité et acteur incontournable de la EdTech, nous travaillons à développer des solutions innovantes adaptées pour l'enseignement et la formation.

Description du poste

Vous aimez que les choses tournent rond, vous appréciez la variété et le contact humain ? 

Rejoignez la Direction Financière du Groupe Ontolia Rattaché(e) à Pierrick, notre Directeur Administratif et Financier, vous serez son appui au quotidien sur l'ensemble des sujets administratifs et financiers : de la relation avec nos clients à celle avec nos fournisseurs, en passant par le bon fonctionnement de nos sites. Un poste polyvalent, en lien avec toutes nos équipes, où vos initiatives seront attendues et votre impact visible au quotidien.

Pourquoi nous rejoindre ?

Un quotidien varié : devis, facturation, achats, relations avec nos partenaires… aucune journée ne ressemble à la précédente

Une position centrale : vous êtes en lien avec l'ensemble des collaborateurs et de nombreux partenaires extérieurs

De l'autonomie et de la place pour vos idées : vous êtes force de proposition pour faire évoluer nos process, en intégrant à votre quotidien notre outil d'IA Claude

En appui de la Direction Financière, vous intervenez sur :

-Le cycle de vente : établissement des devis, enregistrement des commandes et facturation, notamment pour nos boutiques de vente en ligne, ainsi que le support clients associé

-Le suivi des contrats clients : renouvellement des contrats d'abonnement et participation au recouvrement des impayés

-Les achats et la relation fournisseurs : pilotage de nos prestataires et fournisseurs (maintenance, propreté, cafétéria, syndics, mobilier, fournitures, matériel, sécurité, travaux, flotte automobile, agence de voyages, …)

-La gestion des ressources : suivi des stocks, des fournitures et des inventaires, pour que tout soit disponible, en quantité suffisante et de bonne qualité

-Le bon fonctionnement de nos sites : organisation et bon état des locaux, espaces de travail adaptés pour chacun, accueil des visiteurs, prestataires et livraisons

-L'amélioration continue : vous proposez et mettez en place des process qui simplifient le quotidien

Profil recherché

Vous justifiez de plus de 3 ans d'expérience sur un poste similaire (assistanat administratif et financier, assistanat de direction, gestion administrative)

Vous maîtrisez le cycle de facturation d'un client

Vous êtes à l'aise dans la communication écrite et orale

Multitâches, vous êtes habitué(e) à gérer des sujets variés

Vous savez gérer les imprévus et respecter les priorités

Vous êtes rigoureux(se), organisé(e), proactif(ve) et vous aimez insuffler un état d'esprit positif

Vous savez utiliser la Gsuite, Excel, Yooz et idéalement notre ERP Groupe SX

Process de recrutement :

Étape 1 : entretien visio avec notre équipe RH (45 min)

Étape 2 : questionnaire AssessFirst

Étape 3 : entretien avec notre DAF (1h)

Étape 4 : test technique et mise en situation (30 min)

Les avantages :

Intéressement

Prime de vacances

Tickets restaurant (Edenred+)

Mutuelle

Chèques cadeaux

Ce poste nécessite une présence sur site à temps plein.

Avantages

• Intéressement 
• Prime de vacances
• Tickets restaurant (Edenred+)
• Mutuelle pris en charge à 60%
• Chèques cadeaux

Réf: 7bedd85f-3200-4180-aa33-635c8e3efd8a