Assistant(e) de direction au secrétariat général

Rejoignez l’académie de Strasbourg, le premier employeur du territoire, engagé pour…

• une école qui transmet les savoirs, développe les compétences et forme les citoyens de demain
• une école qui accompagne et fait grandir ses personnels
• une école ouverte sur le monde, au cœur de l’Europe
• une école qui permet à toutes et tous de réussir, dans tous les territoires
• une école qui construit l’avenir avec les familles et ses partenaires

L’Académie de Strasbourg : européenne, ouverte et innovante 

Placé(e) sous l’autorité du secrétaire général de l’académie, vous apportez un appui à l’organisation quotidienne du travail du secrétaire général et de ses adjoints, selon la répartition des missions au sein de l’équipe. Vous contribuez à la fiabilité du suivi des dossiers et à la qualité des relations avec les interlocuteurs du secrétariat général.

Vos principales missions:

Organiser les agendas et préparer les rendez vous

• Gérer les agendas, programmer les rendez-vous et articuler les disponibilités des différents interlocuteurs en tenant compte des priorités communiquées.
• Anticiper les échéances, préparer les dossiers nécessaires aux entretiens et déplacements et signaler les points appelant une attention particulière.
• Organiser les déplacements et en assurer le suivi administratif avec les services compétents.

Préparer et suivre les réunions

• Planifier les réunions, transmettre les invitations et assurer la logistique : salles, visioconférences, documents et accueil des participants.
• Rassembler les contributions des services, vérifier la complétude des dossiers et transmettre les documents dans les délais attendus.
• Assurer, à la demande, des relevés de décisions et le suivi des suites à donner au moyen de tableaux de suivi et de relances adaptées.

Traiter les courriers et faciliter la circulation de l’information

• Suivre les boîtes de messagerie et le courrier selon les consignes données ; identifier les urgences, orienter les demandes et en suivre le traitement.
• Rédiger des courriels et courriers courants ; mettre en forme et relire notes, documents et supports de présentation.
• Préparer et suivre les circuits de visa et de signature ; assurer la diffusion des documents validés et leur traçabilité.

Assurer un accueil de qualité et la continuité du secrétariat

• Accueillir et renseigner les interlocuteurs, physiquement et par téléphone, avec courtoisie et discernement ; recueillir les informations utiles et orienter vers le bon interlocuteur.
• Travailler en coordination avec les autres membres du secrétariat et le cabinet ; partager les informations nécessaires à la continuité du service et assurer les relais prévus en cas d’absence.
• Actualiser les annuaires, listes de diffusion et outils partagés ; organiser le classement et l’archivage des dossiers papier et numériques dans le respect de leur confidentialité.

Le poste implique des échanges fréquents avec des interlocuteurs variés et le traitement d’informations confidentielles. L’organisation du travail tient compte des contraintes d’agenda de l’équipe de direction et de la continuité du secrétariat, dans le respect du cadre applicable au temps de travail. La répartition des activités est précisée lors de la prise de fonctions.

Connaissances et compétences professionnelles

• Maîtriser les outils bureautiques : traitement de texte, tableur, présentation, messagerie, agendas partagés et visioconférence ; s’approprier les applications métier.
• Disposer de bonnes qualités rédactionnelles, d’une orthographe sûre et d’une maîtrise des usages de la correspondance administrative.
• Savoir organiser simultanément plusieurs activités, anticiper les besoins et respecter les échéances ; repérer une urgence et alerter à bon escient.
• Savoir rechercher, vérifier, synthétiser et transmettre une information ; tenir des outils de suivi fiables et rendre compte de l’avancement des demandes.
• Connaître ou acquérir rapidement l’organisation des services académiques et les principaux circuits de décision et de validation.

Qualités attendues

• rigueur, fiabilité et sens de l’organisation ;
• discrétion et respect strict de la confidentialité ;
• réactivité et capacité d’adaptation ;
• autonomie dans le cadre des consignes ;
• esprit d’équipe, sens du service public et qualités relationnelles.
• la diplomatie et la maîtrise de soi sont essentielles dans les échanges, y compris lors de situations sensibles.

Une expérience en assistanat de direction ou en secrétariat auprès d’un responsable est souhaitée. La connaissance de l’Éducation nationale et de l’environnement académique constitue un atout.