Assistante de gestion fonds européens et conventions H/F

Le groupement d?intérêt public formation continue et insertion professionnelle est un organisme de formation professionnelle. Il répond
aux besoins des entreprises, particuliers, organismes de formation en termes de formation, d?accompagnement et de conseil.
Le GIP FCIP de l?académie de Poitiers est structuré en 4 familles d?activités :
- Professionnalisation des acteurs de la formation
- Validation des Acquis de l'Expérience (VAE)
- Bilans de compétence
- Apprentissage (CFA Académique).

Relations hiérarchiques
Sous l’autorité du Directeur et de la Responsable du Pôle Projets et partenariats du GIP-FCIP.
 

Relations opérationnelles
Travail en collaboration avec les membres de la cellule inter-académique et en lien avec les autres personnels du GIP FCIP.

Travail     en     lien     avec    les     coordonnateurs pédagogiques des dispositifs

Les enjeux du poste : Assurer la gestion administrative, financière et le suivi réglementaire des dossiers européens (FSE/FSE+) portés par le GIP FCIP pour les 3 académies de la région académique, garantir un contrôle et un suivi rigoureux des bénéficiaires et des pièces justificatives des projets et gestion administrative et financière de conventions avec le Rectorat.

Mission 1 :

• Gestion des bénéficiaires, suivi des pièces justificatives et conventions de tiers (FSE / FSE+)
  Saisir et suivre les indicateurs sous Excel (tableau de suivi des bénéficiaires) et dans le système d'information Ma Démarche FSE+.
  Assurer la collecte, la vérification méthodique et le suivi de toutes les pièces justificatives d'exécution (justificatifs de réalisation, personnels CDD et mis à disposition - MAD, dépenses de tiers, communication).
  Préparer et suivre les conventions de mise à disposition des personnels ainsi que les conventions partenariales.
  Procéder à l'archivage centralisé et rigoureux des dossiers uniques pour garantir une parfaite traçabilité lors des contrôles;

Mission 2 :

• Suivi des projets européens (FSE / FSE+) en lien avec la gestionnaire en poste
  Préparation et suivi des conventionnements avec les partenaires
  Saisir les indicateurs sous Excel (tableau de suivi des bénéficiaires) et dans le système d'information "Ma Démarche FSE+"
  Suivi des dépenses de tiers : préparation des conventions de mise à disposition des personnels, récolte et suivi des pièces justificatives et suivi des dépenses
  Archivage des pièces justificatives
  Veiller à la mise en place des outils de communications communications (flyers, affiches, site internet, réseaux sociaux.
  Participer à la réalisation des bilans d'exécution et leur saisie dans Ma Démarche FSE en appui à l'équipe.
  Participer aux réunions de régulation.
  Dans le cadre des différents contrôles effectués sur le GIP-FCIP de Poitiers par la DREETS, la CICC, la DRFIP ou tout organisme externe mandaté, participer à l'élaboration des réponses (recherche d'informations, de pièces, préconisations), participation à la mise en œuvre des suites de ces contrôles.

Mission 3 :

• Gestion administrative et financière de dispositifs
  Etablir les bons de commande (Engagements Juridiques), les ordres de mission et les conventions afférents aux différentes actions.
  Contrôler le service fait (émargements, attestations, livrables), régler les factures auprès des fournisseurs, rembourser les frais de déplacement (Services Faits et Demandes de Paiement).
  Assurer le suivi financier des enveloppes, préparer les bilans financiers des dispositifs et émettre les titres de recettes.

Mission 4 :

• Contribuer à la démarche de l'amélioration continue de la structure
  Participer à l'élaboration, l'actualisation et la diffusion des différents supports dans le cadre de ses missions : guide de procédures, modèles de documents...
  Alimenter la gestion documentaire
  Utiliser les documents codifiés mis à disposition par la structure
  Participer aux réunions et audits qualités
  Participer à la mise en œuvre de la RGPD et veiller à son respect dans le cadre de ses missions

• Outils bureautiques Excel, Word, Powerpoint, Adobe PDF
  
  Logiciel comptable AGE12
  
  Outils collaboratifs (documents partagés, visio conférence)
  
  Messagerie électronique
  
  

• Veiller à l’éligibilité des dépenses et à la consommation des enveloppes
  
  Respecter les délais et échéances dans la gestion des fonds FSE (saisie des participants, bilans, échantillonnage, évaluation, demandes complémentaires…) 
  Respecter les échéances données par l’Agent Comptable pour la gestion des ordonnancements (recettes, dépenses …)
  
  Respecter    les    échéances    de    paiement    des    factures fournisseurs ou des conventions
  
  

• Capacité à travailler en équipe Grande rigueur

  Discrétion

  Capacité d’organisation et autonomie Hiérarchisation des urgences et des échéances Capacité à s’adapter aux procédures imposées Capacité à s’adapter aux logiciels informatiques

  Capacité à travailler avec différents partenaires

  Capacité à alerter sa hiérarchie en cas de difficulté ou de dysfonctionnement